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ORGANISATION
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SOFTWAREMARKT
Digitales Personalaktenmanagement
auf dem Weg ins papierlose Büro
E
inheitliche Aktenführung und effi-
zientere Arbeitsabläufe innerhalb
der Personalabteilung verspricht
das Aachener Software-Unternehmen
BCT Deutschland mit seinem Dokumen-
tenmanagementsystem (DMS) Elemenz.
Über eine webbasierte Benutzeroberflä-
che können die einzelnen Personalakten
erstellt, verwaltet undmit zugriffsberech-
tigten Mitarbeitern geteilt werden. Das
DMS von BCT ist kompatibel mit den gän-
gigen Microsoft-Office-Programmen und
erlaubt so die Ablage von Textdateien,
Tabellenkalkulationen, PDFs, Bilder und
E-Mail-Korrespondenzen. Über eine intu-
itive Stichwort- und Volltextsuchfunkti-
on kann sowohl gezielt in einer digitalen
Personalakte wie auch im gesamten Sys-
tem nach Inhalten gesucht werden. Der
zeitgleiche Zugriff mehrerer Bearbeiter
auf die gespeicherten Unterlagen ist über
Versionierungen gewährleistet. Zusätz-
lich können Dokumente mit Aufgaben
für bestimmte Mitarbeiter verknüpft
und per E-Mail delegiert oder mit einer
Datierung zur Wiedervorlage versehen
werden. Innerhalb des Administrations-
bereichs von Elemenz können einzelnen
Benutzergruppen oder Mitarbeitern
spezielle Rechte zugewiesen werden.
Romy Farber, Business Manager Elemenz
bei BCT Deutschland, empfiehlt, bei Ein-
führung eines digitalen Aktensystems
zunächst die wichtigsten Unterlagen zu
digitalisieren. Wichtig sei dabei, gleich
zu Beginn eine entsprechende Katego-
risierung der Dokumente vorzunehmen
sowie diese in Haupt- und Unterordnern
zu speichern. Dadurch ergebe sich eine
einheitliche und übersichtliche Struktu-
rierung aller bestehenden und noch zu
erstellenden Personalakten.
