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12|2015
Für die Bewertung der Priorität einzelner Prü-
fungsthemen werden die Kriterien:
• K-1: Zeitabstand zur letzten Prüfung
• K-2: organisatorische und personelle Verände-
rungen
• K-3: Ergebnis der letzten Prüfung
• K-4: Hinweise/Beschwerden
• K-5:AuswirkungenaufdieUnternehmenszieler-
reichung
herangezogen, die jeweils vier verschiedene Aus-
prägungen annehmen können. Diese Kriterien er-
heben keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder
Allgemeingültigkeit, sondern sind vielmehr mit
den unternehmensspezifischen Gegebenheiten in
Einklang zu bringen. Als Beispiel zeigt Tabelle 3
mögliche Ausprägungen und die zugehörigen
Punktwerte für das Kriterium „Ergebnis der letz-
ten Prüfung“.
Die einzelnen Kriterien müssen im Hinblick auf
ihren Risikobeitrag nicht gleich gewichtet sein.
Vielmehr ist in der Praxis eine Abstimmung mit
der Geschäftsführung in Bezug auf die geeignete
Gewichtung vorzunehmen.
Priorisierung der Prüfungsthemen
Letztlich ergibt sich das Maß für die Priorität des
jeweiligen Prüfungsthemas aus der Summe der ge-
wichteten, risikoorientierten Kriterien je Prüffeld:
P
j
=
Ʃ
i
b
i,j
x g
i
,
P
j
:
Priorität des Prüffelds j,
b
i,j
:
Bewertung des Prüffelds j hinsichtlich
des Kriteriums i,
g
i
:
Gewichtung des Kriteriums i.
Die beispielhafte Berechnung der Priorität eines
Prüffelds kann Tabelle 4 entnommenwerden.
Prüffelder
Prüfgegenstände
Vermietung (von der
Kündigung zur Neu-
vermietung)
• Vermietungsaktivitäten, Nachvermietung
• Analyse und Strategieentwicklung zur Vermeidung bzw. Behebung von
Leerstand
• Zusammenarbeit mit externen Maklern
• Bonitäts-, Identitätsprüfung, Datenschutz
• Belegungsbindung
• Abschluss von Mietverträgen
• Mietvertragsverwaltung (Aktenführung/Ablage)
• Stammdatenerfassung, -pflege
• Kautionsverwaltung
• Inventarverwaltung (bei möblierten Einheiten)
• Übergabeprotokolle
• Beschwerdemanagement
• Beendigung von Mietverträgen
• Führung bzw. Betreuung vermietungsnaher Einrichtungen (Waschhäuser etc.)
Mietenbuchhaltung
und Mahn- und Kla-
gewesen (MuK)
• Prozess Mieterwechsel
• Maßnahmen zur Vermeidung von Mietrückständen
• Mietminderungen, Mietkürzungen
• Ausbuchungen, Wertberichtigungen
• Analyse Mahnkennziffern bzw. -sperren
• Analyse Forderungsentwicklung, offene Posten
• außergerichtliche Maßnahmen
• Forderungsbeitreibung intern/extern
• gerichtliche Maßnahmen (Vollstreckung Vermögen, Räumung)
Betriebskostenab-
rechnung
• Vereinbarung von Betriebskosten (BK)
• Ermittlung und Erfassung einzelner Kosten
• Erhebung Abrechnungsstände, Fristeneinhaltung, Vollständigkeit
• Kostenzuordnung und -verteilung, Festlegung und Änderung des
Umlageschlüssels
• Form und Inhalt der Abrechnung
• Umlage erhöhter oder neu eingeführter BK
• Verfahren bei nichtfristgerechter Abrechnung
• Verzicht auf Umlagen bei umlagefähigen BK
• Anzahl der Einsprüche (berechtigte, Fehlerquote, Stand Abarbeitung)
• Gegenüberstellung Erträge aus BK-/HK-Abrechnungen Plan/Ist
• Plan/Ist-Vergleich umlegbare Kosten und nicht umlegbare Kosten
Mietpreis
gestaltung/-
anpassungen
• Strategie Mietpreisfindung, Mietpreisbildung, (Index)-Mieterhöhungen
• Festlegung der Miete bei Neuvermietung
• Mieterhöhung bei bestehenden Mietverhältnisssen
• Nicht ausgeschöpftes Erhöhungspotenzial
• Mietverzichte
• Wirtschaftlichkeitsberechnungen
Grundstücks- und
Liegenschaftsver-
waltung
• Verwaltung aller eigenen Grundstücke
• Verwaltung grundstücksgleicher Rechte (z. B. Erbbaurecht)
• Pachtangelegenheiten (Abschluss von Pachtverträgen, Pachtsicherheiten,
Forderungsmanagement, Nebenkostenabrechnung, Beendigung von
Pachtverhältnissen)
TAB. 2: UNTERTEILUNG DER PRÜFGEBIETE IN PRÜFFELDER UND
PRÜFGEGENSTÄNDE (BEISPIEL)
Bewertungs-
skala
Kriterium
Ergebnis der letzten
Prüfung
1
Absolut präzise Einhaltung
der gesetzlichen und internen
Vorgaben, keinerlei Anmer-
kungen oder Beanstandungen
2
Keine wesentlichen
Beanstandungen
3
Beanstandungen in wesentli-
chen Fragen, Abweichen von
Vorgaben
4
Grobe Verletzung von gesetz-
lichen oder internen Vorgaben
oder noch nie geprüft
TAB. 3: BEWERTUNGSSKALA EINES
KRITERIUMS (BEISPIEL)
Prüffeld:
Vermietung (von der Kündigung zur Neuvermietung)
Kriterium
Bewertung des
Prüffelds (b
i
,
j
)
Gewichtung
(g
i
)
Beitrag des
Kriteriums
Zeitabstand zur letzten Prüfung
2
0,15
0,30
Organisatorische und personelle
Veränderungen
1
0,10
0,10
Ergebnis der letzten Prüfung
4
0,25
1,00
Hinweise/Beschwerden
3
0,15
0,45
Auswirkungen auf die
Unternehmenszielerreichung
4
0,35
1,40
Priorität (P
j
)
3,25
TAB. 4: BERECHNUNG DER PRIORITÄT EINES PRÜFFELDS (BEISPIEL)
