Manche Verwaltungsprogramme erlauben es, den Auftragnehmer dem
verwalteten Objekt zuzuordnen. Diese werden in Folge als „Vorzugs-
lieferant“ für das jeweilige Objekt für Beauftragungen vorgeschlagen
bzw. sind leicht als diese im System erkennbar. Wenn die Auftragneh-
mer zugeordnet werden, bei denen entsprechende GGA bestehen, ist
die versehentliche Beauftragung eines anderen Unternehmens nahezu
ausgeschlossen.
Wenn Sie diese Zuordnung mit Ihrem Verwaltungsprogramm nicht durch-
führen können, dann bleibt alternativ die Nutzung des Objektsteckbriefs,
in dem die zu beauftragenden Nachunternehmer gelistet sind.
Abschließend möchten wir nicht vergessen darauf hinzuweisen, dass auch
die Organisation des Notdienstes berücksichtigt werden muss. Sei es,
dass Sie einen eigenen Notdienst unterhalten oder diesen auf den Aus-
hang der zuständigen Notdienstunternehmen im Objekt beschränken.
3. Ansprüche durchsetzen
Sollte ein Gewährleistungsmangel festgestellt werden, stellt sich natür-
lich die Frage, ob und wie der Gewährleistungsanspruch durchgesetzt
werden kann oder soll. Dabei sind sich die beteiligten Parteien nicht
immer einig. Inwieweit es bei Meinungsverschiedenheiten sinnvoll ist,
langwierige, zeit- und kostenintensive Rechtsverfahren zu betreiben,
sollte der WEG oder dem Eigentümer zur Entscheidung vorgetragen
werden. Die Hinzuziehung juristischer Entscheidungshilfen wird in den
meisten Fällen unabdingbar sein.
In jedem Fall haben Sie Ihre Arbeit zuverlässig erledigt und müssen
jetzt nur noch dafür Sorge tragen, dass Unternehmen, die sich we-
nig kooperativ zeigen und durch Schlechtleistung glänzen, künftig nicht
mehr beauftragt werden. Um dies zu gewährleisten, müssen die oben
angesprochenen Listen und Übersichten entsprechend angepasst wer-
den, sodass eine erneute Beauftragung dieser Unternehmen nicht mehr
erfolgt.
Wenn die angesprochenen Punkte im Verwalteralltag umgesetzt und
deren konsequente Anwendung durch das Personal stets überwacht
wird, dann sollte die eingangs geschilderte Belegprüfung problemlos zu
Ende geführt werden können.
tungsprogramms zur Erfassung und Verfolgung von GGA geeignet sind.
Sollte dies nicht der Fall sein, bleibt regelmäßig nur der Einsatz von
Kommunikationssoftware oder Tabellenkalkulationen.
Die Erfassung
aller
erteilten Aufträge in derartigen Listen ist sicherlich
kaum leistbar. Mindestanforderung ist jedoch, dass ausnahmslos alle
Aufträge schriftlich
vergeben werden. Fehlt Ihrem Verwaltungspro-
gramm auch diese Funktionalität oder setzen Sie in diesem Bereich
Mailprogramme ein, dann ist die systematische Speicherung und Ver-
gabe von eindeutigen
Betreffzeilen
von zentraler Bedeutung (Objekt-
nummer/Gewerk/Datum …). Dies ermöglicht dann die Aufstellung von
Regeln, die Ihre Mails automatisch in die Zielordner verschieben oder
kopieren.
2. Ansprüche überwachen
Dieser Teil ist aus unserer Sicht der schwierigste Teil der GGA – Über-
wachung. Vollständig und wirtschaftlich sinnvoll kann diese Aufgabe
nach unserer Auffassung nur mit Hilfe einer geeigneten Software er-
ledigt werden. Aber genau hier stoßen die uns bekannten Programme
regelmäßig an ihre Grenzen. Wie einfach wäre es doch, wenn unsere
Software bei der Vergabe eines Auftrags überprüft, ob für das betrof-
fene Objekt und das beauftragte Gewerk ein GGA vermerkt ist. Da dies
regelmäßig nicht der Fall sein wird, hilft nur eines: Kontinuierlich die al-
ternativen GGA-Listen/Verzeichnisse durchzuschauen bzw. bei Verdacht
die erteilten Aufträge des fraglichen Zeitraums zu überprüfen. Die oben
geforderte Systematik bei Datei- bzw. Betreff-Namensvergabe erleich-
tert und beschleunigt die Suche dann erheblich.
Die Abnahme zum Gewährleistungsende ist dagegen leichter umsetz-
bar. Als Anhalt sollte dabei folgende Regel gelten:
Für größere Gemeinschaften bzw. bei vertraglichen Regelungen, die Ih-
nen breitere Handlungsspielräume bei der Auftragsvergabe einräumen,
sollte dagegen festgelegt werden, ab welchem Auftragswert eine sol-
che Abnahme einzuplanen ist.
Das Wiedervorlagedatum sollte in jedem Fall
frühzeitig
angesetzt wer-
den. Der Termin sollte es zulassen, dass notwendige Abstimmungen mit
dem Eigentümer bzw. eine entsprechende Beschlussfassung noch recht-
zeitig für die regelmäßige Eigentümerversammlung eingeplant werden
kann. Dabei gehen wir selbstverständlich davon aus, dass für diese Ab-
nahmen regelmäßig externes Fachpersonal hinzugezogen wird.
Ansprüche nicht gefährden
Im Verwalteralltag, der auch für erfahrene und langjährige Verwalter
immer wieder Überraschungen birgt, ist es schnell passiert, dass bei der
Beauftragung einer Reparatur noch bestehende GGA übersehen wer-
den. Die Vergabe an den „falschen“ Handwerker bedeutet regelmäßig
den Verlust der GGA und muss daher unbedingt vermieden werden.
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Sie sollten in jedem Fall sicherstellen, dass der Zugriff für alle Mitar-
beiter möglich ist und dass mögliche Terminerinnerungen nicht nur
bei einem Mitarbeiter/einer Mitarbeiterin ankommen.
PRAXISTIPP: ZUGRIFFSMÖGLICHKEIT
Jörg Wirtz ist
Geschäftsführer
der InRaCon
GmbH und
berät speziell
Immobilienver-
waltungen bei
der Optimie-
rung ihrer Prozesse und bei der
Zertifizierungsvorbereitung (u. a.
ISO 9001, GEFMA 700ff., TÜV-ge-
prüfte Immobilienverwaltung).
DER AUTOR
Immer dann, wenn
zur Erteilung eines Auftrags die Zustimmung der Eigentümerver-
sammlung erforderlich ist,
überwachungspflichtige Anlagen eingebaut oder instandgesetzt
werden,
sie eine Gewährleistungsbürgschaft verlangen,
sollten Sie eine Abnahme zum Gewährleistungsende einplanen.
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PRAXISTIPPS: ABNAHME ZUM GEWÄHRLEISTUNGSENDE
