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spezial bAV 04/15
SPEZIAL BAV
_VERWALTUNG
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an
Entscheidung zu einer betrieblichen
Altersversorgung ist der Antrag des
Versicherers und die unterschriebene
Entgeltumwandlungsvereinbarung, die
den Arbeitsvertrag wirksam abändert,
zu den Akten zu nehmen und der Lohn-
buchhaltung zeitnah mitzuteilen.
Die gute Einbeziehung der Lohn-
buchhaltung ist nach der Einrichtung
einer betrieblichen Altersversorgung
der Schlüssel für Nachhaltigkeit und
Einfachheit. Denn dort laufen die mei-
sten Veränderung zeitnah auf. Ein be-
sonderes Augenmerk muss auf folgende
Veränderungen gelegt werden:
• Ausscheiden von Mitarbeitern,
• Neueintritt von Mitarbeitern,
• Herausfallen von Mitarbeitern aus der
Lohnfortzahlung,
• Wiederaufnahme der Lohnzahlung,
• Wünsche nach Veränderung der Ent-
geltumwandlung, zum Beispiel beim
Übergang von Voll- auf Teilzeit.
Eine reibungslose Verwaltung der bAV
hängt davon ab, dass der Arbeitgeber,
am besten die Lohnbuchhaltung, jede
Veränderung, die die bAV betrifft, so-
fort an den Versicherer/bAV-Betreuer
weiterkommuniziert. Je schneller, umso
besser. Dann können zum Beispiel beim
Ausscheiden noch die nötigen Unter-
schriften eingeholt werden, während
der Arbeitnehmer noch im Betrieb ist.
Erfahrungsgemäß ist diese Kommunika-
tion die Schwachstelle, die immer wie-
der zu unnötigem Aufwand führt.
Veränderungen müssen regelmäßig
dokumentiert werden
Jede Veränderung wird vom Versicherer
regelmäßig durch einen Nachtrag doku-
mentiert. Dieser sollte zeitnah dem Ar-
beitnehmer weitergereicht werden, da-
mit eventuelle Missverständnisse sofort
aufgeklärt werden können. Veränderun-
gen in der Höhe der Entgeltumwandlung
sollten in einer neuerlichen Entgeltum-
wandlungsvereinbarung schriftlich do-
kumentiert werden.
Bei ausscheidenden Arbeitnehmern,
die eine beitragsorientierte Leistungs-
zusage haben, ist es wichtig für den
Arbeitgeber, dass die versicherungs-
vertragliche Lösung, die die Höhe der
Anwartschaft auf den Wert des Versi-
cherungsvertrags begrenzt, rechtssicher
in Gang kommt und gleichzeitig der Ar-
beitnehmer für den weiteren Fortgang
sensibilisiert wird. Das ist im Interesse
des Arbeitgebers, der sich dadurch wei-
testgehend entlasten kann.
Bewährt hat sich eine Formel in dem
Standard-Kündigungsbestätigungsschrei-
ben des Arbeitgebers, das ohnehin an den
Arbeitnehmer versandt wird: „Soweit Sie
eine betriebliche Altersversorgung über
eine Direktversicherung von der Firma
zugesagt bekommen haben, wird das
Unternehmen die versicherungsvertrag-
liche Lösung gemäß § 2 Abs. 2 Sätze 2
ff. BetrAVG nutzen. Sie haben das Recht,
die Versicherung als Versicherungsneh-
mer nach dem Ausscheiden mit eigenen
Beiträgen fortzuführen. Damit Sie selbst
Versicherungsnehmer werden können,
weisen wir Sie darauf hin, dass die Unter-
lagen des Versicherers zeitnah zu unter-
schreiben sind.“
Wenn die entsprechenden Unterlagen
des Versicheres eintreffen, kann dann
baldmöglichst noch die nötige Unter-
schrift des Arbeitnehmers eingeholt
werden, ohne dass Sonderaufwände
entstehen. Bei neu eintretenden Mitar-
beitern sollte auch gleich der Umgang
mit bereits vorhandenen Versorgungen
geklärt und über das im Unternehmen
installierte Konzept der betrieblichen Al-
tersversorgung informiert werden.
Für den Arbeitgeber ist bei schon be-
stehenden Direktversicherungs-, Pensi-
onskassen- und Pensionsfondsverträgen
die Weitergabe des Übertragungswerts
die arbeitsrechtlich „einfachste“ Varian-
te. Damit das gut funktioniert, müssen
der abgebende und der aufnehmende
Versicherer möglichst zeitnah infor-
miert werden. Soll die Zusage mit dem
Altvertrag übernommen werden, ist die
Altzusage zu prüfen. Bei pauschal ver-
steuerten Direktversicherungen nach §
40b EStG a.F. ist immer auch eine Be-
scheinigung des alten Arbeitgebers, dass
es sich um eine Altzusage handelt, die
pauschal versteuert wurde, ins Lohnkon-
to zu nehmen.
Fazit: Der anfängliche Aufwand für
die Arbeitgeber zahlt sich aus
Arbeitgeber haben es – begleitet durch
einen guten Berater – im Wesentlichen
selbst in der Hand, ihre betriebliche
Altersversorgung attraktiv und gleich-
zeitig in der Verwaltung einfach zu ge-
stalten. Der anfängliche Aufwand, die
Prozesse einmal gut mit der Lohnbuch-
haltung und dem Versicherer abzuspre-
chen, zahlt sich in kurzer Zeit aus und
sorgt für eine für alle Seiten gute und
einfach handhabbare Lösung zur be-
trieblichen Altersversorgung.
DR. HENRIETTE MEISSNER
ist Geschäftsführerin der
Stuttgarter Vorsorge-Manage-
ment GmbH.
Die Verjährungsfristen in der bAV betragen 30 Jahre nach Eintritt des Versorgungs-
falls. Dem sollte durch eine entsprechende Archivierung Rechnung getragen werden.
Verjährungsfristen in der bAV
TIPP
Die Verjährungsfrist ist klar geregelt in § 18a Satz 1 BetrAVG. Doch nichts ist ärgerli-
cher, als im Nachhinein zahlen zu müssen, weil entsprechende Dokumente nicht mehr
vorhanden sind. Tragen Sie deshalb dafür Sorge, dass alle mit dem Angebot und der
Vereinbarung einer bAV im Zusammenhang stehenden Dokumente auch bereits ausge-
schiedener Mitarbeiter bis zum Eintritt der Verjährung sicher aufbewahrt werden.
