82
SOFTWAREGUIDE
REAL ESTATE
2018
I
RECHT
rechtlich für die personenbezogenen Da-
ten verantwortlich bleibt, die der Dienst-
leister speichert und verarbeitet. Zudem
werden jedwede Pannen in der Regel auch
auf das Immobilienunternehmen zurück-
fallen, dem damit dann unter Umständen
erhebliche Reputationsschäden drohen.
Gleichzeitig sind spezialisierte IT-
Dienstleister oft jedenfalls in Teilbe-
reichen besser ausgestattet, um aktuelle
Standards zur sicheren Verschlüsselung,
Speicherung und Zugriffssicherung von
Daten zu gewährleisten. Die Einbindung
eines Dienstleisters bietet deshalb häu-
fig auch die Chance, diesen zum Einsatz
genau solcher aktuellen und effektiven
Technologien zu verpflichten, über die
das Immobilienunternehmen oft selbst
nicht verfügt. Beim Vertragsschluss mit
dem Dienstleister ist zwingend auch auf
den Abschluss einer so genannten „Auf-
EINBINDUNG EXTERNER DIENSTLEISTER
Bei
der Umsetzung und Implementierung von
digitalen Immobilienverwaltungssyste-
men vertrauen Immobilienunternehmen
zumeist auf die Unterstützung externer
Dienstleister, da es ihnen häufig an den
personellen und technischen Vorausset-
zungen fehlt. Neben dem Effizienzge-
winn birgt die Einbindung Dritter beim
Umgang mit Daten aber auch erhebliche
Risiken – und zwar sowohl bezüglich
personenbezogener Daten (zum Beispiel
Mieterdaten) als auch anderer Unterneh-
mensdaten. Wer vertrauliche Informatio-
nen Dritten anvertraut, gibt immer auch
ein Stück Kontrolle ab. Um die hiermit
verbundenen Gefahren einzugrenzen,
bedarf es einer gut durchdachten Ver-
tragsgestaltung. Mögliche Szenarien sind
durchzuspielen, um einen umfassenden
Schutz des Immobilienunternehmens zu
gewährleisten.
REGELUNGEN ZUR MINDESTVERFÜGBAR-
KEIT
Einer der wichtigsten vertraglich zu
regelnden Aspekte ist die Verfügbarkeit
von digitalisierten Unterlagen und Soft-
wareanwendungen. Diese kann in der
Praxis durch technische Störungen oder
Wartungsarbeiten erheblich beeinträch-
tigt werden. Insbesondere während der
Abrechnungszeiträume oder im Rahmen
von Due-Diligence-Prozessen kann dies
zu spürbaren wirtschaftlichen Nachteilen
Foto: Maksim Kabakou/shutterstock.com
„Um bei einem IT-Ausfall
abgesichert zu sein,
sollten ausdrückliche
Regelungen zur Mindest-
verfügbarkeit getroffen
werden.“
Carsten Kociok,
Greenberg Traurig, Berlin
führen. Aber auch imBereich der digitalen
Kommunikation entstehen Nachteile,
etwa wenn Online-Anfragen der Kunden
aufgrund eines IT-Ausfalls nicht oder nur
mit erheblicher Verzögerung bearbeitet
werden können.
Um dies zu verhindern, sollten in
der vertraglichen Vereinbarung mit dem
Drittdienstleister ausdrückliche Rege-
lungen zur Mindestverfügbarkeit aufge-
nommen werden. Dies umfasst insbe-
sondere Vorgaben darüber, wann, wie
lange und mit welcher Vorankündigung
Wartungsarbeiten an der IT-Infrastruktur
durchgeführt werden dürfen. Für diese
sollten primär Zeitfenster zur Verfügung
stehen, die außerhalb der regelmäßigen
Arbeitszeiten der Nutzer liegen, das heißt
am Wochenende oder in den Nachtstun-
den. Zudem sollte sichergestellt werden,
dass ein technischer Kundendienst un-
terhalten wird, der rund um die Uhr er-
reichbar ist.
Ferner sollten in die vertragliche
Vereinbarung konkrete Rechtsfolgen für
den Fall aufgenommen werden, dass die
Mindestverfügbarkeitsparameter nicht
eingehalten werden oder es anderweitig
zu Störungen, Datenverlust oder Daten-
missbrauch kommt. Hier sind in der Regel
klare Kündigungsmöglichkeiten, Zurück-
behaltungsrechte, Vertragsstrafen oder
auch Bonus/Malus-Regelungen auf der
Ebene der Vergütung erforderlich. Wich-
tig ist auch, im Vertrag sicherzustellen,
dass das Immobilienunternehmen notfalls
das Dokumentenmanagement wieder an
sich ziehen kann, zumBeispiel umhiermit
einen anderen, hoffentlich zuverlässigeren
Dienstleister zu betrauen.
BEACHTUNG DER DATENSCHUTZRECHT-
LICHEN VORGABEN
Da die digitalisierten
Unterlagen zumeist auch personenbe-
zogene Daten enthalten, müssen bei der
Erhebung, Verarbeitung undNutzung der
Unterlagen schließlich auch die strengen
gesetzlichen Anforderungen des Daten-
schutzes eingehalten werden. Geschieht
dies nicht, drohen dem Immobilienun-
ternehmen hohe Bußgelder undUnterlas-
sungsverfügungender zuständigenDaten-
aufsichtsbehörde. Wichtig ist hierbei, dass
das Immobilienunternehmen nicht nur
