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RECHT
setzt. Hier erleichtert die Digitalisierung
und Einstellung der prüfungsrelevanten
Unterlagen in einen elektronischen Da-
tenraum nicht nur die Zugriffsmöglich-
keit auf die Dokumente. Vielmehr können
diese auch mittels spezieller Legal-Tech-
Anwendung automatisiert ausgelesen,
verglichen und bewertet werden, was eine
erhebliche Zeit- und Kostenersparnis mit
sich bringt.
D
ieZukunftderImmobilienverwaltung
ist digital. Ob Transaktions-, Asset,
Property oder Facility Management:
Digitale Transformationsprozesse ziehen
sich durch alle Bereiche der Immobilien-
verwaltung. So sind etwa im Bereich der
Kundenkommunikation schon heute viele
Softwarelösungen auf dem Markt, welche
die Wohnungswirtschaft bei Verwaltung
und Vermietung von Immobilien unter-
stützen und komplexe Arbeitsprozesse
vereinfachen. Mit ihrer Hilfe können Ei-
gentümer und Mieter beispielsweise mit-
tels dynamischer Onlineformulare direkt
und in kürzester Zeit mit demzuständigen
Sachbearbeiter Kontakt aufnehmen und
über individuell eingerichtete Online-
Kundenportale wichtige Serviceangebote
Minimieren Sie das Risiko!
Der Einsatz digitaler Technologien birgt rechtliche Risiken. Die muss man auch in der
Immobilienverwaltung kennen. So sollten Verträge gestaltet sein. Welche datenschutz-
rechtlichen Vorgaben es bei Einbindung von Drittdienstleistern gibt.
des Immobilienverwalters abrufen. Ver-
träge, Abrechnungen und andere Daten
können dem Kunden zudem in einer
elektronischen Dokumentenablage je-
derzeit abrufbereit zur Verfügung gestellt
werden. Dies umfasst insbesondere auch
nebenkostenrelevante Informationen,
die in Zeiten von „Smart Home“ dank
intelligenter Messsysteme (so genanntes
„Smart Metering“) in Echtzeit erfasst und
bereitgestellt werden können. Die Kunden
erhalten hierdurch einen Überblick über
ihren aktuellen Verbrauch an Gas, Wasser
und Strom – und somit Unterstützung bei
der Optimierung des eigenen Energiever-
brauchs.
ELEKTRONISCHE DATENRÄUME UND LEGAL-
TECH-ANWENDUNGEN
Daneben spielt für
das Immobilienunternehmen selbst auch
die digitale Verwaltung von Dokumenten
eine wichtige Rolle. Denn mit der Digi-
talisierung von Verträgen, Gesellschafts
unterlagen, Grundbuchauszügen, öffent-
lich-rechtlichen Bescheiden, Finanzie-
rungsunterlagen, technischen Gutachten
und anderen grundstücksbezogenen Do-
kumentenwird ein standortunabhängiges,
optimiertes, effizientes und reibungsloses
Arbeiten gewährleistet. Überfüllte, un
übersichtliche, örtlich gebundene und
verstaubte Aktenschränke werden da-
durch überflüssig. Abgesehen von den of-
fensichtlichen Vorteilen im Tagesgeschäft
des Immobilienverwalters werden solche
Systeme mittlerweile auch mit Blick auf
Veräußerungen und die damit einherge-
henden Due-Diligence-Prozesse einge-
»
»
Digitalisierung der Immobilien-
verwaltung
– Die Digitalisierung
findet Einzug in immer größere
Bereiche der klassischen Immobili-
enverwaltung. Aktenschränke und
Papierordner werden überflüssig.
»
Elektronische Dokumentenver-
waltung
– Digitale Datenräume
ermöglichen den standortunabhän-
gigen Zugriff auf objektbezogene
Unterlagen, innovative Legal-Tech-
Anwendungen die automatisierte
Darstellung von deren Inhalten.
»
Einbindung externer Dienstleister
– Die Digitalisierung erfolgt zumeist
mit Hilfe technischer Dienstleister,
die Zugriff auf vertrauliche Daten und
Unterlagen haben.
SUMMARY
„Durchdachte Vertrags-
gestaltung heißt, die
Risiken, die sich aus der
Einbindung externer
Dienstleister ergeben, zu
berücksichtigen.“
Dr. Viola Bensinger,
Partner bei
Greenberg Traurig, Berlin
