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ORGANISATION
_GEHALTSABRECHNUNG
personalmagazin 05/15
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an
J
ede HR-Abteilung steht vor der He-
rausforderung, Lohn- und Gehalts-
abrechnungen sicher, aber ebenso
effizient zu verschicken. Gerade
bei der Zustellung von Lohn- und Ge-
haltsabrechnungen steht die Digitali-
sierung aber noch ganz am Anfang. Oft
noch üblich ist folgender Prozess: Be-
lege werden in einem Abrechnungssy-
stem erzeugt, in eigens dafür gekauften
Druckern oder über einen Druckdienst-
leister produziert und den Mitarbeitern
anschließend über die Hauspost oder in
Form eines Post-Briefs zugestellt – ein
Von
Frank Wermeyer
Verfahren, das extrem zeitaufwendig
ist, viel Geld kostet und zudem lang-
sam ist.
Wie könnte es besser gehen? Es gibt
mehrere Ansätze. Eine Variante nutzt
den (Druck-)Dienstleister. Auf den er-
sten Blick ist das eine elegante Lösung,
denn man ist die Aufgabe los. Allerdings
geht der Versand immer noch seinen
klassischen, kostenintensiven Weg. In-
teressanter könnten hier Anbieter sein,
die nicht nur für den Druck und Versand
zuständig sind, sondern gleich auch die
Abrechnung übernehmen. Dieser An-
satz ist besonders bei mittelständischen
Unternehmen beliebt. Doch kommt auch
hier die Brief-Post zum Zuge: Kaum ein
Dienstleister denkt ans Digitalisieren.
Was bleibt? Zum Beispiel das Mitar-
beiterportal, die Employee Self Services
(ESS). Hier kann der Mitarbeiter meist
gleich auf eine Reihe von Services zugrei-
fen – die Abholung der Lohn- und Gehalts-
abrechnung ist ein Zusatz-Dienst. Alles
an einer Stelle und alles aus einer Hand:
Der Mitarbeiter wird aktiv, so lautet das
Grundprinzip. Wer primär daran interes-
siert ist, Gehaltsabrechnungen effizient
und kostengünstig zu verschicken, muss
bei der Nutzung von Portalen jedoch ei-
nige Herausforderungen meistern: Neben
der kostenintensiven Implementierung
Dokumente sicher versenden
PRAXISTIPP.
Der Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist ein ungeliebtes
Thema. Das muss nicht sein. Neue Möglichkeiten bieten Freiräume für mehr Effizienz.
ÜBERSICHT
Die redaktionelle Übersicht zeigt die wichtigsten Eigenheiten der verschiedenen Versandarten. Dabei wird unterschieden zwischen Portallösun-
gen als Pullsysteme (Abholung durch den Mitarbeiter) und Secure Mail oder E-Maillösungen als Pushsysteme (Zustellung durch den Arbeitgeber).
Lizenz-/ Softwarekosten Implementierungskosten
Versandkosten
Einführungs-Geschwindigkeit Sicherheit/ Datenschutz
Portallösung
(Mitarbeiterportal / ESS
Employee Self Sevice)
in der Regel Lizenzbetrag
pro Mitarbeiter sowie
Jahreswartungspauschale
individuell nach Anbieter
in der Regel Kosten für
externe IT- Beratung
in der Regel keine
abhängig vom Umfang
in der Regel mehrere Monate
lösungsabhängig
Passwort-geschützter
Zugriff auf die Cloud durch
den Mitarbeiter
Secure Mail
offenes System
keine
Implementierung einer Soft-
ware Schnittstelle
circa 0,33 Euro
pro Versand
technischer Rollout in wenigen
Tagen möglich
hohes Sicherheitsniveau
Secure Mail geschlossenes
System
keine
Gateway-Implementierung
aufwendiger Identifikations-
prozess,
Implementierung neuer Do-
mains und Versandadressen
circa 0,33 bis 0,62 Euro
pro Versand
Beschränkung bei
Dokumentengröße
oder -menge
technischer Rollout inklusive
Identifikationsprozess und
Implementierung neuer Do-
mains, Versandadressen
hohes Sicherheitsniveau
E-Mail mit Dokument-
Verschlüsselung
in der Regel Lizenzbetrag
pro Mitarbeiter sowie
Wartungskosten
individuell nach Anbieter
teilweise Kosten für externe
IT- Beratung
in der Regel keine
lösungsabhängig
keine Sicherheit durch lo-
kale Dokumententschlüs-
selung
E-Mail ohne Dokument-
Verschlüsselung
keine
keine
keine
keine
keine Sicherheit; hohes
Risiko
