personalmagazin 5/2015 - page 51

05/15 personalmagazin
gestaltet sich auch die Administrati-
on recht aufwendig – wie beispiels-
weise die Verwaltung der Zugänge
für die Mitarbeiter. Auch stellt sich
die Frage, wie mit ausscheidenden
Mitarbeitern umgegangen wird, die
keinen Zugriff mehr auf ihr Portal
haben. Weiter muss Beschäftigten in
der Produktion ohne PC-Arbeitsplatz
ein vertraulicher Zugriff auf ihre HR-
Dokumente ermöglicht werden – zum
Beispiel über ein Kiosk-System auf
dem Firmengelände: Terminals, die
in geschützten Räumlichkeiten zur
Verfügung stehen.
Eine weitere Möglichkeit ist es,
Lohn- und Gehaltsabrechnung elek-
tronisch per E-Mail zu versenden –
idealerweise mit einem Verfahren,
das sicher verschlüsselt und das
für Versender und Empfänger ohne
großen Aufwand und sehr einfach
genutzt werden kann. Bei bekannten
E-Mail-Verschlüsselungstechniken,
wie etwa PGP, müssen Versender wie
Empfänger dazu bilateral Schlüssel
tauschen, um ausgehende Mails zu
verschlüsseln. Die Schlüsselverwal-
tung erfordert einiges IT-Verständ-
nis.
Bei E-Mails auf Sicherheit achten
Secure-Mail-Dienste von Anbietern
wie Deutsche Post, Telekom oder 1
& 1 erfordern hingegen kein indivi-
duelles Schlüsselmanagement. Die
Verfahren arbeiten mit einer Ver-
schlüsselung des Transportwegs
zwischen Versender und Empfänger.
Allerdings sind sie oft nur schwer in
bestehende HR-Systeme zu integrie-
ren, meist werden auch zusätzliche
Hardware-Komponenten und Gate-
ways notwendig. Und sie sind durch
den Benutzer nicht immer leicht zu
bedienen: Versender und Empfän-
ger können nämlich nur in Kontakt
treten, wenn beide am System ange-
meldet sind. Das bedeutet, der Emp-
fänger muss sich eine neue Secure-
Mail-Adresse zulegen und diese auch
durch die Vorlage eines amtlichen
Personalausweises dokumentieren.
Eine Alternative dazu bietet der elek-
tronische Zustelldienst der Schweize-
rischen Post, Inca Mail an. Ein paten-
tiertes Verschlüsselungsverfahren
erlaubt, normale E-Mail-Adressen
zu nutzen, ohne dass zwischen Sen-
der und Empfänger vorher Schlüssel
vereinbart und ausgetauscht werden
müssen. Ein letzter wichtiger Aspekt:
Ein digitaler Versandkanal muss sich
nahtlos in bestehende Geschäftspro-
zesse und Tools integrieren lassen.
Bei der Auswahl des Versanddiens-
tes sollten Sie deshalb darauf achten,
dass der Dienst ohne großen Auf-
wand in die bestehende ERP-Land-
schaft, HR- oder Business-Software
hineinpasst.
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DR. FRANK WERMEYER
ist Director Market De-
velopment Germany für
Inca Mail bei der Swiss
Post Solutions AG.
Reichweite
Anbieter
Mitarbeiter mit PC-
Arbeitsplatz oder über
zusätzliche Lösungen
(etwa Kiosk-Systeme)
zum Beispiel SAP, Anbie­
ter von HR-Software
alle E-Mail Empfänger
zum Beispiel Schweizeri-
sche Post (Inca Mail)
nur Systemteilnehmer
zum Beispiel Deutsche
Telekom (De-Mail)
alle E-Mail Empfänger
zum Beispiel Anbieter
von HR-Software
alle E-Mail Empfänger
kein spezifischer
Anbieter
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