Selbst „youtube“ können Sie für Ihre Zwecke nutzen. So ist uns eine
Verwaltung bekannt, die ihren Auszubildenden den Auftrag gegeben
hat, ein Video über das Unternehmen, die Arbeits- und Ausbildungs-
plätze und die Anforderungen der Jobs zu drehen. Das sehr gelungene
Werk ist für jeden zugänglich und die Aussagen aus den Mündern der
Auszubildenden klingen für Außenstehende sehr authentisch.
Mitarbeiter gewinnen
Ab und an macht es Sinn, einfach einmal quer zu denken. Versuchen wir
doch einfach, Personal aus anderen Branchen zu rekrutieren. Beispiel-
haft fällt mir hier das Hotel- und Gaststättengewerbe ein. Eine Branche,
die nicht unbedingt durch seine exorbitanten Gehälter bekannt ist. Im
Gegenteil, wer dort einige Zeit gearbeitet hat, ist neben einer über-
schaubaren Entlohnung an unregelmäßige Arbeitszeiten gewöhnt und
hat sich vor allem den „Servicegedanken“ zu eigen gemacht. Gerade
das kann für einen Immobilienverwalter von Bedeutung sein. Es ist re-
gelmäßig wesentlich einfacher, erforderliches Fachwissen zu vermitteln
als die genannte Schlüsselqualifikation des Servicegedankens.
Wir selbst konnten sehr gute Erfahrungen mit „Wiedereinsteigerinnen“
machen, die nach der Kinderpause nach neuen Herausforderungen su-
chen. Diesen Bewerberinnen eine Chance zu geben, kann sich durchaus
lohnen. Zum einen dürfte die gewonnene Lebenserfahrung von großer
Bedeutung sein. Zum anderen sollte jemand, der einen Mehrpersonen-
haushalt erfolgreich organisiert, auch im Arbeitsleben segens- und er-
folgreich tätig werden können.
Innendarstellung
Welchen optischen Eindruck macht eigentlich Ihre Verwaltung auf einen
unvoreingenommenen Dritten? Papierberge, nicht zeitgemäße Arbeits-
mittel, drangvolle Enge in dunklen Büros wirken wenig attraktiv. Schau-
en Sie einmal selbstkritisch auf Ihr Büro oder lassen Sie sich von Vertre-
tern der Generationen X, Y oder Z einfach ein Feedback geben. Wie wird
Ihre Verwaltung durch die Augen einer Generation wahrgenommen, die
mit Globalisierung und Digitalisierung groß geworden ist?
Mitarbeiter einarbeiten
Eine grundlegende Voraussetzung für eine längerfristige Bindung an Ihr
Unternehmen ist eine systematische Einarbeitung. Erfahrungsgemäß
kommt diese häufig viel zu kurz. Kein Kollege hat ausreichend Zeit oder
glaubt zumindest keine Zeit zu haben. Der oder die Neue fühlt sich
alleine gelassen, ist unsicher und muss selber Lösungen in unbekannter
Umgebung suchen. Daraus ergibt sich eine zumindest gefühlte Überfor-
derung und Frustration. Die Bereitschaft, die gerade erst angetretene
Stelle wieder zu wechseln, ist umso eher gegeben, je kürzer das An-
stellungsverhältnis ist.
Jede Einarbeitung kostet Zeit, die regelmäßig auch sinnvoll investiert ist.
Sie können diese mithilfe zeitgemäßer Mittel deutlich effizienter gestal-
ten. Möglichst alle Verwaltungstätigkeiten, die mithilfe der EDV durchge-
führt werden, können durch kurze Videos/Tutorials dokumentiert wer-
den. Die Erstellung ist denkbar einfach, die notwendigen Programme
sind kostenlos oder die besseren gegen geringe Kosten verfügbar. Wenn
beispielsweise die Bearbeitung einer Schadensmeldung erklärt worden
ist und diese Erklärung zusätzlich in einem Videoclip dargestellt ist, kön-
nen alle Einzeltätigkeiten nachvollzogen und unmittelbar selbst ange-
wendet werden. Der Clip wird einfach gestoppt, die gezeigte Tätigkeit
selbst durchgeführt und anschließend das Video wieder gestartet. Damit
lassen sich Aufwände und Dauer der Einarbeitung deutlich verkürzen und
gleichzeitig die Qualität erheblich verbessern.
Mitarbeiter binden
Wenn diese erste kritische Phase überwunden und Ihr Team schlagkräf-
tig verstärkt wurde, sollten weitere Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung
selbstverständlich sein. Zunächst gilt es, Über- als auch Unterforderung
zu vermeiden. Diese Aufgabe kann man am besten meistern, indem
man die Systematik der Effizienzmessung (siehe Artikel „Messen – zäh-
len – wiegen“ in Der Verwalter-Brief April 2018, Seite 6) anwendet. So
können Aufgabenpakete geschnürt werden, die der Leistungsfähigkeit
des einzelnen Mitarbeiters angepasst sind. Ob er mit dem übertragenen
Arbeitspaket wirklich ausgelastet, über- oder unterfordert ist, lässt sich
am ehesten durch regelmäßige Personalgespräche feststellen. Nur so
lässt sich der Tatsache Rechnung tragen, dass jedes Individuum un-
terschiedlich leistungsfähig ist. In jedem Stall gibt es Rennpferde und
Ackergäule. Dem kann zusätzlich durch leistungsbezogene Lohnanteile
entsprochen werden. Auch die unterschiedliche Motivation jedes Ein-
zelnen (eher ausgewogene Work-Life-Balance oder eher Leistungsori-
entierung) kann so berücksichtigt werden.
Weiterhin können die Möglichkeiten, die sich durch Digitalisierungs-
maßnahmen ergeben, zur Flexibilisierung der Arbeitsgestaltung genutzt
werden. Zunächst ist es jetzt deutlich leichter möglich, Heimarbeit zu
realisieren.
Für Anforderungen, die sich
durch
datenschutzrechtliche
Bestimmungen ergeben, exis-
tieren bereits technische Lösun-
gen auf der Ebene der Betriebs-
systeme. Auf diese Art können
Familie und Arbeit deutlich bes-
ser aufeinander abgestimmt
und vereinbart werden und
die Erwartungen der jüngsten
Generation Z am ehesten ent-
sprochen.
Nur wenn wir neue Wege ge-
hen, können wir neue Lösun-
gen finden.
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Sind Sie in den sozialen Medien aktiv oder haben Sie jemanden in
der Verwaltung, der diese Aufgabe übernehmen könnte? Im Hinblick
auf die Außenwirkung Ihrer Verwaltung wäre es durchaus empfeh-
lenswert, hier ein Mindestmaß an Energie zu investieren.
HINWEIS: SOZIALE MEDIEN?!
Ihr potenzielles Personal wird vermutlich überwiegend im lokalen
Umfeld rekrutiert werden müssen. Allein aus diesem Grund sollten
Sie hier engagiert und bekannt sein. Teilnahme an Jobbörsen, Mög-
lichkeiten zu Probearbeiten oder Praktika, Vorstellung des Jobs an
Schulen sollten deshalb in Ihre Strategie mit einbezogen werden.
HINWEIS: LOKALES UMFELD BEACHTEN
So sinnvoll und effizient solche Tutorials auch sind, sie ersetzen nicht
die Zeit, die Sie sich für Ihre Mitarbeiter nehmen, um vor allem die
Einarbeitung mit regelmäßigen Gesprächen zu begleiten und sich
ihrer Sorgen und Nöte sowie ihren Erwartungen zu widmen.
HINWEIS: PERSÖNLICHER KONTAKT ALS WICHTIGER FAKTOR
Die Messung von Arbeitszeiten tritt dabei in den Hintergrund, we-
sentlich ist die Abarbeitung der definierten Arbeitspakete.
HINWEIS: WAS ZÄHLT SIND DIE ERGEBNISSE
Jörg Wirtz
berät speziell
Immobilien-
verwaltungen
bei der Opti-
mierung ihrer
Prozesse und
bei der Zerti-
fizierungsvorbereitung (u. a. ISO
9001, GEFMA 700ff., TÜV-geprüfte
Immobilienverwaltung). Buchau-
tor u. a. „Prozessoptimierung für
Immobilienverwaltungen“ (Haufe).
DER AUTOR
