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ORGANISATION
_DIGITALE PERSONALAKTE
personalmagazin 01/16
das heißt die Cˇ eská Spoˇritelna selbst
oder eine ihrer Töchter, betreffen. Die
automatische Steuerung zur Auswahl
der richtigen Dokumentvorlage je nach
Gesellschaft scheint heute gelungen: So
werden beim Massendruck Logos und
Layout in Bezug zum jeweiligen Unter-
nehmen unter Verwendung des gleichen
Dokumentinhalts ausgewählt.
Die Vorlagen finden sich in einer so-
genannten „Template Library“. Um die
Dokumente mit Daten aus SAP HR zu
befüllen, wurden die dafür benötigten
Felder in einer „Clause Library“ defi-
niert und abgelegt. Beiden Bibliotheken
liegen zahlreiche Bedingungen zugrun-
de, was wann wie sinnvoll und dement-
sprechend bei Aussendungen mit Text
und Daten zu befüllen ist. Das HR-Team
der Cˇ eská Spoˇritelna erstellt über die
automatische Dokumentengenerierung
Massendrucke wie jährliche Gehaltser-
höhungen, aber auch Dokumente wie
neue Dienstverträge bei internemWech-
sel und vieles mehr.
Fazit nach Projektende
Die Mitarbeiter können jetzt gemäß der
rechtlichen Vorgaben jederzeit auf ihre
Personalakten über Self-Service-Portale
zugreifen. Die HR-Kollegen haben die
Möglichkeit, die digitale Akte direkt
aus dem SAP-System aufzurufen und
einfach alle wichtigen Dokumente und
Personaldaten einzusehen. Sie müs-
sen nicht mehr auf Ordner warten oder
diese von einer Abteilung in eine ande-
re bringen. Der Cˇ eská Spoˇritelna war
besonders auch der verbesserte Work-
flow beim Ein- und Austritt eines Mit-
arbeiters sowie beim internen Wechsel
wichtig. So werden jetzt beispielsweise
die Arbeitsverträge automatisch erstellt,
ausgedruckt und sind fertig für die Un-
terschrift.
Bis heute hat die Cˇ eská Spoˇritelna über
17.000 digitale Personalakten im System
angelegt und über 330.000 Dokumente
dort archiviert. „Wir sind mit dem Pro-
jekt Ende 2012 gestartet und im Januar
2014 ging das System produktiv. Die
enge Kooperation mit dem Beraterteam
über die gesamte Projektlaufzeit hin-
weg und die Möglichkeiten, die uns die
Softwarelösungen geboten haben, waren
entscheidend für den Erfolg dieses Groß-
projekts“, schließt Josef Gram.
ALEXANDRA OSMANI
ist in
der Presse- und Öffentlich-
keitsarbeit sowie als freie
IT-Journalistin tätig.
Oft können oder wollen gerade kleinere Unternehmen sich maßgeschneiderte Doku-
mentenmanagementlösungen nicht leisten. Hier bieten sich kostengünstige und
schnell implementierte Standardlösungen an. Was ihr Einsatz bringt, zeigt eine Studie.
Welche Verbesserungen wurden mit der Softwareeinführung tatsächlich erzielt? Und in-
wieweit stimmen diese mit den ursprünglichen Auswahlkriterien überein? Diese Fragen
stellte der Softwareanbieter IQ-Do-Q dem Teil seiner Bestandskunden, die die „IQ-Akte
Personal“ schon über ein Jahr nutzen. Die Teilnahmequote von 48 Prozent lässt keine re-
präsentativen Aussagen für den gesamten Markt zu, ergibt aber einen typischen Quer-
schnitt durch den Anwenderkreis standardisierter Dokumentenmanagementlösungen
vom unteren Mittelstand bis zum Großbetrieb, im Mittel liegt sie bei 1.500 Mitarbeitern.
Als Grund für die Einführung einer digitalen Personalakte wurde von 86 Prozent die
Optimierung der Personalverwaltung genannt, direkt gefolgt von besserer Auskunftsbe-
reitschaft gegenüber Mitarbeitern und Geschäftsleitung (71 Prozent) und Automatisie-
rung von Tagesgeschäft und administrativen Aufgaben (64 Prozent). 57 Prozent hatten
den standortübergreifenden Zugriff auf ihrer Anforderungsliste, während mehr Zeit für
strategische Personalarbeit (35 Prozent) und Optimierung von Personalcontrolling (21
Prozent) eher als wünschenswerte Nebeneffekte gesehen werden. Die Optimierung von
Personalplanung und -entwicklung wurde als Motivationsgrund gar nicht genannt.
Die tatsächlich erzielten Verbesserungen korrelieren gut mit den genannten Motiven:
Nach der Einführung liegen die größten Pluspunkte in den Bereichen Personalver-
waltung, Tagesgeschäft, standortübergreifender Zugriff und Schriftverkehr. Allerdings
werden auch im Personalcontrolling und bei der Personalplanung teilweise deutliche
Verbesserungen genannt, obwohl diese Faktoren als Einführungsmotive uninteressant
waren. 19 Prozent der Befragten haben darüber hinausgehend positive Seiteneffekte
bemerkt, mit denen sie im Vorfeld nicht gerechnet haben – etwa die Kostenersparnis
beim Porto durch Self-Service-Portale oder die Reorganisation der Bestandsakten.
Die Zufriedenheit mit der Bestandsaktendigitalisierung hängt vom eingesetzten Verfah-
ren ab: Nach der Digitalisierung durch Scan-Dienstleister liegt die Zufriedenheit mit 84
Prozent erheblich höher als nach dem Selbstscannen (72 Prozent). Am zufriedensten
äußerten sich die Kunden, die mit einem Scan-Dienstleister und Dokumententrennung
digitalisiert haben: Befragte, die die gesamte Bestandsakte in ein einziges Dokument
oder nach Registern getrennt gescannt haben, sind nur zu 63 Prozent mit dem Ergebnis
zufrieden, während die Zufriedenheit bei Dokumententrennung auf 78 Prozent steigt.
Alle Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern würden im Nachhinein betrachtet
ihre Digitalisierung von einem Scan-Dienstleister durchführen lassen.
(ks)
Nutzen der Digitalisierung
PRAXISBEISPIEL
STUD E
