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ORGANISATION
_REISEKOSTENABRECHNUNG
personalmagazin 01/16
W
enn Self-Service-Lösungen
für Reisekostenabrechnungen
richtig integriert sind, können
Unternehmen Prozesskosten sparen,
während Mitarbeiter mehr Freiheiten
erlangen und dadurch zufriedener sind.
Mit angepassten Systemen – optimaler-
weise eine End-to-End-Lösung inklusive
Reisebuchung und Abrechnung – haben
Mitarbeiter innerhalb eines definierten
Rahmens volle Flexibilität und gleichzei-
„Freiheit im definierten Raum“
tig die Kontrolle über all ihre Ausgaben.
Hierbei können die Unternehmenslei-
tung, die Personalverantwortlichen oder
die zuständigen Travel Manager eine
zuvor definierte Reisekostenrichtlinie
hinterlegen, sodass Mitarbeiter nur in-
nerhalb dieses Rahmens buchen können.
Wer Reisen bucht, die außerhalb des vor-
gegebenen Rahmens liegen, oder zusätz-
liche Ausgaben hat, erhält eine Warnung
im System. Falls es zu Verstößen kommt,
W
ir hatten vor vielen Jahren ei-
gentlich angefangen, komple-
xe administrative Tätigkeiten
aus den operativen Funktionen heraus-
zunehmen und dafür Spezialisten ein-
zusetzen, weil diese die Tätigkeiten in
der Hälfte der Zeit erledigen konnten.
Das wurde als Nutzung von Synergien
beschrieben – warum sollte es plötzlich
sinnvoll sein, dies wieder umzukehren?
Das bedeutet, dass vor allem Mitarbei-
ter im Vertrieb und Kundendienst cir-
Reformen und jährliche Anpassungen ge-
geben hat, ist es zum einen schwierig, die
richtigen Daten IT- technisch zu erfassen
und zum anderen ist die fachliche Kom-
plexität so hoch, dass es nicht nur zeitauf-
wendig, sondern vor allem auch riskant
ist, diese Aufgaben auf den Mitarbeiter
abzuwälzen.
Nehmen wir zum Beispiel eine Ho-
telrechnung, die drei verschiedene
Steuersätze ausweist. Um das richtig
einzubuchen, müssten alle Mitarbeiter,
die selbstständig die Reisekostenabrech-
nungen vornehmen sollen, mindestens
„Spezialistenwissen ist nötig“
ca zehn Prozent ihrer wöchentlichen
Arbeitszeit damit verbringen, anstatt
Kundenaufträge zu bearbeiten oder zu
akquirieren.
Es gibt inzwischen sicherlich einige
Prozesse, die sich mit Workflows aus dem
Employer Self Service gut unterstützen
lassen: Urlaubsanträge, fehlende Stem-
pelzeiten, Dienstreiseanträge, Auswer-
tungen und Übersichten. Doch gerade
bei der Reisekostenabrechnung, zu der
es in den letzten fünf Jahren zwei große
JÖRG GERHARDT
ist Business Development
Director bei Concur.
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