personalmagazin 09/17
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SPEZIAL
_ZUKUNFT PERSONAL
CHRISTOPH BULUSCHEK
ist Abteilungsleiter Pro-
duktmarketing bei Agenda
Informationssysteme GmbH
& Co. KG in Rosenheim.
Datenhaltung (87 Prozent) etablieren.
Sogenannte Employee-Self-Service- und
Management-Self-Service-Portale bieten
hier eine echte Arbeitserleichterung.
Denn um lückenlosen Informationsfluss
zu garantieren, sollte die Personalabtei-
lung die Führungsebene in das digitale
Personalmanagement einbinden. Auf
diese Weise stellt sie sicher, dass etwa
handschriftliche Notizen vom Mitarbei-
tergespräch nicht in der Schreibtisch-
schublade des Vorgesetzten, sondern in
der digitalen Personalakte abgelegt wer-
den. Gleichzeitig werden viele Standard-
prozesse, wie zum Beispiel die Urlaubs-
und Krankmeldung, mithilfe digitaler
Tools zwischen Mitarbeiter und Vorge-
setztem abgewickelt. Bei integrierten
Lösungen übernimmt die Software die
Fehlzeiten automatisch in die Lohn- und
Gehaltsabrechnung. Auf diese Weise
vermeiden Unternehmen, dass Ressour-
cen in der Personalabteilung unnötig
gebunden werden.
Beim Einsatz von Cloud-Lösungen für
die Personalarbeit muss zudem die Si-
cherheit der Mitarbeiterdaten stets ge-
währleistet sein. Da solche Informationen
strengen Datenschutzregeln unterlie-
gen, sollten kleine und mittlere Unter-
nehmen die Sicherheitsmaßnahmen der
infrage kommenden Softwareanbieter
im Vorfeld genau prüfen (siehe Kasten
„Auswahlhilfe“).
Neue HR-Software: Warum nicht?
Eine wichtige Voraussetzung für die
gezielte Nutzung digitaler Lösungen
ist, dass alle Anwendungen auf einen
zentralen Datensatz zugreifen. An-
dernfalls fehlt der Überblick über die
Personalsituation, der für die strategi-
sche Planung so wichtig ist. Dennoch
entscheiden sich nur wenige Betriebe
dafür, ihr Personalwesen umfassend
zu digitalisieren. Grund dafür sind laut
Aussage der Studienteilnehmer vor
allem der hohe Einführungsaufwand
und die als zu gering empfundenen Kos
tensenkungspotenziale. Um einen rea-
listischen Kosten-Nutzen-Vergleich zu
ziehen, sollten die Unternehmen jedoch
eine Reihe teilweise schwer quantifi-
zierbarer Faktoren berücksichtigen.
Auch Kostensenkungen verspricht
der Einsatz einer HR-Software, weil der
Arbeitsaufwand für Standardprozesse
und Verwaltung deutlich abnimmt. So
kann der Einführungsaufwand wettge-
macht werden. Hinzu kommt: Der besse-
re Überblick über die Personalsituation
führt zu gezielteren Recruiting- und Per-
sonalentwicklungsmaßnahmen, die Mit-
arbeiterzufriedenheit steigt, während
die Fluktuationsrate sinkt. Das eröffnet
Kostensenkungspotenziale, die mögli-
cherweise bei einer ersten Kalkulation
nicht berücksichtigt wurden.
Drum prüfe, wer sich lange bindet
Die zentrale Frage bei der Professiona-
lisierung des Personalmanagements in
kleinen und mittleren Unternehmen
sollte also nicht sein, ob das Personalwe-
sen überhaupt digitalisiert werden soll-
te, sondern welche Lösung die jeweils
passende ist. Grundsätzlich gilt: Die An-
schaffung einer HR-Software ist eine In-
vestition in die Zukunft, sie begleitet die
Personalarbeit imUnternehmen oft über
Jahrzehnte hinweg. Trotzdem darf die
Kostenfrage nicht außer Acht gelassen
werden. Deshalb sollten Unternehmen
im Vorfeld prüfen, ob alle notwendigen
Funktionen von einer Standardsoftware
abgedeckt werden, die in der Regel we-
sentlich preisgünstiger als eine maßge-
schneiderte Lösung ist.
Wenn „Business as usual“ beim Per-
sonalmanagement keine Option mehr
ist, sollten Betriebe rechtzeitig handeln.
Denn je länger sie die Einführung einer
Software hinauszögern, desto mehr Ar-
beitsaufwand entsteht bei der Daten-
erfassung und -migration. Außerdem
profitieren kleine undmittlere Unterneh-
men davon, wenn sie die Führungsriege
zeitnah entlasten und die strategische
Personalarbeit dorthin verlagern, wo sie
hingehört: in die Personalabteilung.
Zu hoher Einführungsaufwand
Die Grafik zeigt die überwiegend genannten Faktoren, die in kleinen und mittleren
Unternehmen einer Digitalisierung der Personalarbeit entgegenstehen.
QUELLE: AGENDA INFORMATIONSSYSTEME
GRÜNDE GEGEN DIE DIGITALISIERUNG
Trifft voll/
überwiegend zu
N = 158; Angaben in Prozent
Neutral
50
25
25
Zu geringe
Kostensenkungspotenziale
40
27
33
Sicherheits-/
Datenschutzbedenken
17
16
67
Keine qualifizierten
Mitarbeiter
13
21
66
Trifft weniger/
gar nicht zu
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