09/17 personalmagazin
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an
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Es gibt neue Ideen, neue Zielgruppen
sollen erschlossen werden. Dazu muss
sich einiges ändern – und das manch-
mal sehr schnell. Um zügig agieren zu
können, braucht die Geschäftsführung
den Überblick über Organisationsstruk-
turen, verfügbare Kompetenzen und die
künftige Personalsituation im Betrieb.
Nur so kann sie eine zukunftsfähige
Strategie entwickeln.
Die Krux mit den Daten
Die drei vorgestellten Geschäftssituati-
onen sind grundverschieden – jedoch
mit einer gemeinsamen Anforderung:
Die Entscheidungsträger müssen um-
fassend darüber informiert sein, wie
die Personalsituation jetzt und in der
Zukunft aussieht. Das ist das A und O
für strategische Ressourcenplanung,
Recruiting von Fachkräften und gezielte
Personalentwicklung – auch in kleinen
und mittleren Unternehmen.
Wie zwiespältig die Situation in der
Praxis von kleinen und mittleren Unter-
nehmen ist, zeigt die Agenda-Studie: So
verfügen zwar rund zwei Drittel der Be-
fragten bereits über HR-Software für die
Personalarbeit. In den meisten Fällen (74
Prozent) nutzen sie jedoch sogenannte
„Insellösungen“, die auf jeweils unter-
schiedliche Datensätze zugreifen. Umfas-
send digitalisiert ist das Personalwesen
nur bei einem Bruchteil der Betriebe.
Der Einsatz von Hybridlösungen
führt dazu, dass dieselben Mitarbeiter
informationen mehrfach in verschie-
denen Programmen gepflegt werden
müssen. Zudem nehmen Auswertungen
und Statistiken zur Personalsituation
viel Zeit in Anspruch, wenn die benötig
ten Informationen an verschiedenen Or-
ten gespeichert sind. Schattenakten und
Excellisten tun ihr Übriges, um die Situ-
ation noch unübersichtlicher zu machen.
Dezentrale Datenhaltung ist häufig
der Grund, weshalb die HR-Abteilungen
in kleinen und mittleren Unterneh-
men zu viel Zeit für Standardprozesse
verschwenden. Den größten Aufwand
verursachen gemäß den Aussagen der
Umfrageteilnehmer die Zeiterfassung,
das Erstellen von Auswertungen und
Statistiken sowie die Pflege der Perso-
nalakten. Rund 40 Prozent der Personal-
abteilungen haben deshalb schlichtweg
nicht die Zeit, sich mit strategischen HR-
Themen auseinanderzusetzen.
Kompetenzen erkennen und managen
Die passenden Mitarbeiter zu finden,
fällt kleinen und mittleren Unternehmen
immer schwerer. Längst genügt es nicht
mehr, eine Stellenanzeige in der Lokal-
zeitung zu schalten oder im eigenen
Netzwerk zu rekrutieren. Dabei könnte
der akute Bedarf an spezifischen Skills
oft sogar hausintern gedeckt werden.
Doch um bereits vorhandene Potenziale
auszuschöpfen, müssen alle Personal-
informationen an einem zentralen Ort
gespeichert sein. Hat beispielsweise ein
Teammitglied mehrere Jahre in Frank-
reich gelebt und spricht fließend Franzö-
sisch, kann es den Vertriebsleiter bei der
Auswertung französischer Marktdaten
unterstützen – selbst wenn die Sprach-
kenntnisse nicht Teil seines aktuellen
Stellenprofils sind. Eine Softwareent-
wicklerin mit Know-how im Projektma-
nagement übernimmt möglicherweise
die Projektleitung bei der Implemen-
tierung einer neuen Anwendung, ohne
deswegen in disziplinarische Führung
gehen oder diese anstreben zu müssen.
Auf diese Weise können kleine und
mittlere Unternehmen auf fachliche
Erfordernisse flexibel reagieren, ohne
die benötigten Kenntnisse neu rekrutie-
ren zu müssen. Mittel- bis langfristiger
Bedarf nach bestimmten Kompetenzen
kann unter anderem auch gedeckt wer-
den, indem die Betriebe ihre Mitarbeiter
fortbilden und ihnen so die Möglichkeit
zur Weiterentwicklung geben. Doch , so
die Studienergebnisse, nur jeder fünfte
Betrieb erfasst die Kompetenzen und
Qualifikationen seiner Mitarbeiter sys
tematisch und kann diese direkt aus-
werten. In 63 Prozent der Fälle müssen
Analysen der Personalsituation per Hand
erstellt werden. Die Folge: der Überblick
über die Fähigkeiten der Fachkräfte
fehlt, viele Potenziale bleiben ungenutzt.
Die Führungsebene einbinden
Viele kleine und mittlere Unternehmen
haben die genannten Schwachstellen
bereits erkannt. So will die überwie-
gende Mehrheit der befragten Firmen
mit der Einführung einer HR-Software
künftig eine nachvollziehbare Doku-
mentation (89 Prozent) und zentrale
Folgende Kriterien sollten kleine und mittlere Unternehmen vor der Anschaffung und
Implementierung einer cloudbasierten Lösung prüfen:
• Standort des Rechenzentrums
Im Idealfall befinden sich die Cloud-Server in Deutschland. Hier unterliegen die
Informationen den strengsten Datenschutzregelungen weltweit.
• Ausfallsicherheit des Rechenzentrums
Redundante Daten- und Stromleitungen sichern bei einem Ausfall der Hauptleitung
die kontinuierliche Versorgung der Server. Ein sicheres Rechenzentrum bietet außer-
dem maximalen Brandschutz und optimale Klimatisierung, um den Verlust von Daten
aufgrund technischen Versagens weitestgehend auszuschließen.
• Datensicherheit
Einen verlässlichen Nachweis adäquater Sicherheitsvorkehrungen bieten Zertifikate wie
ISO/IEC 27001 und ISO/IEC 20000 oder die Zertifizierung Eco Datacenter Star Audit.
• Verfahren zur Verschlüsselung der Daten
Der gewählte Cloud-Anbieter sollte ein modernes und anerkanntes Verschlüsselungs
verfahren anwenden – wie AES für symmetrische und RSA für asymmetrische
Verschlüsselungen.
Anforderungen an Lösungen für KMU
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