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Der Softwareanbieter HRworks spricht
von einer Ersparnis von 50 Prozent,
Lexware sogar von bis zu 75 Prozent.
Grundsätzlich lassen sich bei den Syste
men das traditionelle Lizenzsystem, bei
dem der Kunde die Software und deren
Nutzungsrechte erwirbt, und die web
basierte „Software as a Service“-(Saas)-
Methode unterscheiden. Hier bleibt die
Software bei einem externen IT-Dienst
leister und kann vom Kunden via Cloud
genutzt werden. Saas-Lösungen bieten
beispielsweise SP Data, HRworks und
Viatos an. Ein Beispiel für ein Desktop-
Tool ist die Software von Lexware. Nur
drei Schritte seien bei diesem System
bis zur fertigen Reisekostenabrechnung
nötig, wirbt das Unternehmen, das zur
Haufe Gruppe gehört. Das Modell ist
für unterschiedlich große Firmen und
Nutzerkreise konzipiert, es stehen drei
verschiedene Softwarevarianten zur Ver
fügung. Flexible Abrechnungsmodelle je
nach Firmengröße lassen sich auch bei
ICS buchen – von der simplen Bereitstel
lung der Software bis zum Outsourcing.
Outsourcinglösungen bieten auch Veda
und die VRG HR. „Dadurch entlasten
wir Kunden von administrativen Aufga
ben, im Unternehmen verbleibt nur das
Wesentliche: die Reiseplanung, -geneh
migung und –durchführung“, erklärt
Florian Maximilian Lauck, Leiter Pro
duktmanagement bei VRG HR.
Kleine, aber feine Extras
Eine „All inclusive“-Softwarelösung gibt
es bei E-Gecko von CSS. Hier ist von der
Buchung und Erfassung der Reise über
die Abrechnung bis zur Verbuchung der
Reisekosten alles in einem System inte
griert – ohne Schnittstellen. Alle Daten
müssen dadurch nur einmal eingegeben
werden. Laut CSS gibt es vergleichbare
Lösungen für mittelständische Unter
nehmen auf dem Markt nicht. Mit ei
ner „End-to-End-Lösung“ wirbt auch
Concur. Reisekostenabrechnung und
Reisebuchung würden bei Concur über
die Cloud in einem System gehandhabt,
sagt das Unternehmen, daneben gebe
es weitere Funktionen wie Reiseantrag,
Genehmigung, Reiseplanung, Reporting
Praktisch für Vielreisende: In man
chen Softwaremodellen können die Nut
zer bereits angelegte Reisen und Zielorte
übernehmen. Diesen Service bietet zum
Beispiel die Software von Lexware und
von Topix. Bei der Topix-Lösung können
die Nutzer zudem Zwischenziele ange
ben, auch länderübergreifend. Dadurch
lassen sich Reisen in verschiedene Län
der und mit verschiedenen Auslandspau
schalen in einer Abrechnung erfassen.
Weitere Angaben, etwa zu steuerfreien
Verpflegungszuschüssen, werden direkt
an die Finanzbuchhaltung übermittelt
und in die Lohnsteuerbescheinigungen
übernommen. Gerade bei Auslandsrei
sen sei es wichtig, dass es in der Soft
ware eine umfassende Länderabbildung
gibt, meint die SP Data GmbH – und bie
tet deshalb in ihrem Modell mehr als 40
Länder und Sprachen an, inklusive Exo
ten wie China, Russland oder Japan. Fast
schon Standard sind bei den Softwarelö
sungen Datenimporte und -exporte von
und zu anderen Systemen. Dazu gehört
die Integration der Buchungen von Ge
schäftskreditkarten in die Reisekosten
abrechnungsprogramme.
JELKA LOUISE BEULE
ist freie Journalistin
in Freiburg.
05/15 personalmagazin
