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personalmagazin 05/15
SPEZIAL
_PERSONALMESSEN
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F
lugticket, Hotelrechnung, Park
quittung, Taxibeleg: Der Papier
krieg nach Dienstreisen ist
unbeliebt. Um den Prozess zu
vereinfachen, gibt es zahlreiche Soft
ware-Tools, die mit deutlichen Zeit- und
Kostenersparnissen werben, ohne dass
dabei Transparenz und Genauigkeit bei
der Erfassung der Daten verloren gehen
soll. Dank Smartphone ist es teilweise
inzwischen auch möglich, alles direkt
vom Reiseort aus an die heimische Fir
ma zu übermitteln und sogar die Belege
digital von unterwegs mit zu versenden.
In Zeiten von „Coffee to go“ solle auch
die Reisekostenabrechnung simpel und
komfortabel sein, meint das Unterneh
men Oracle, das hierfür die Software
„Oracle Expenses“ anbietet. Belege „on
the go“ mit dem Mobiltelefon erfassen
und die Zuordnung über Spracheinga
be erledigen: „Einfacher geht es nicht“,
meint Dirk Thomas Wagner, ERP Cloud
D/CH und Fusion Applications Cluster
Leader D/CH bei Oracle. Quittungen
oder Spesenrechnungen können bei dem
System direkt mit dem Smartphone ab
Von
Jelka Louisa Beule
fotografiert oder gescannt werden. Ähn
liches bieten inzwischen einige Anbieter
an, zum Beispiel CSS, SP Data oder Con
cur. Noch in der Probephase befindet sich
das mobile Konzept bei der Datev eG –
sollte sich das Konzept etablieren, will es
Datev demnächst an den Markt bringen.
Die Grenzen der digitalen Belege
Inwiefern es überhaupt sinnvoll ist, die
Belege digital über Handy zu erfassen
und direkt von unterwegs aus an den
Arbeitgeber zu schicken – oder ob es
damit sogar rechtliche Schwierigkeiten
geben könnte –, darüber gehen die Mei
nungen der Softwareanbieter auseinan
der. Viele Kunden fänden eine Vor-Ort-
Erfassung der Belege via Smartphone
zwar zunächst sehr attraktiv, berichtet
die SP Data GmbH aus Herford. Doch
dann merkten sie, dass damit häufig
hohe Kosten verbunden seien, weil die
zu übermittelnden Daten sehr groß
sind. Das ist besonders bei Reisen ins
Ausland durch die Roaming-Gebühren
ein Problem. Deshalb kann bei der von
SP Data angebotenen Software zwar
der Abrechnungsantrag via App oder
im Browser vom Handy aus übermittelt
werden. Die Belege werden jedoch –
ganz klassisch – per Post an die Perso
nalabteilung geschickt. Auch bei der ICS
Adminservice GmbH, Dienstleister für
Reisekostenabrechnungen, müssen die
Belege im Original versendet werden.
Andere Softwareentwickler scheinen
mit der digitalen Übertragung von Be
legen keine Probleme zu haben. Zum
Beispiel die Firma Concur. Mit der mo
bilen Concur-App bietet das Unterneh
men den Nutzern ein System an, mit
dem die Arbeitnehmer Rechnungen und
Quittungen mit dem Smartphone abfoto
grafieren können. Über das Hochladen
in das Reisekostensystem können sie
in die Endabrechnung mit einfließen.
Zudem hat Concur auch verschiedene
Kooperationen, die die Belegerfassung
erleichtern sollen. Das jüngste Beispiel
ist Mytaxi: Die Kooperation ermöglicht,
dass Reisende ihr Taxi direkt über die
App buchen, während die Abrechnung
automatisch in der Reisekostenabrech
nungssoftware von Concur gebucht wird.
Technisch sei es kein Problem, fotogra
fierte oder eingescannte Belege digital
mit dem Smartphone zu übermitteln
und in der Reisekostenabrechnung zu
berücksichtigen, sagt die Firma Hansa
log. Allerdings sei diese Vorgehenswei
se nicht unbedingt zielführend, denn
die Belege sollten zum einen für eine
generelle sachgemäße Prüfung, nach
derzeitiger Rechtslage aber auch zwin
gen für die Betriebsprüfung, im original
vorliegen. Nach Einschätzung von Han
salog könnte es aber für die Zukunft
ausreichen, alle Belege gebündelt in
einem Dokument zu scannen und zur
Reisekostenabrechnung, sprich der Rei
se, revisionssicher hinzu zu fügen. Die
Vorgehensweise sollte jedoch mit dem
zuständigen Betriebsstätten-Finanzamt
abgestimmt werden, da es hierzu noch
keine Grundsatzentscheidung gibt.
Kosten- und Zeitersparnis wirkt immer
Durch den Einsatz von Reisekosten
abrechnungssoftware können Unter
nehmen Zeit und damit Geld sparen.
Abrechnung to go
ÜBERSICHT.
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