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2.2016
weiter aufzuheben, denn amEnde benöti-
gen wir für unsere Entscheidungsfindung
lediglich die Daten oder Informationen
und nicht die Dokumente an sich.
Die Zahl der Anbieter digitaler Platformen
hat sich in den letzten Jahren deutlich er-
höht. Gleichzeitig ist jedoch auch die Ver-
wirrung der Marktteilnehmer gestiegen.
Jede Software, die die Möglichkeit bietet,
Dokumente zentral abzulegen, auf die
von verschiedenen Arbeitsplätzen oder
via Web-Browser oder App zugegriffen
werden kann, wird heute als Datenraum-
lösung angeboten. Früher klar abgrenz-
bare Typenwie ERP-, Online-Datenraum-
oder Dokumentenmanagement-Systeme
haben sich hinsichtlich des Funktions-
umfangs stark angenähert. Die Frage, für
welchen Zweck eine Datenraumlösung
ursprünglich konzipiert wurde, ist jedoch
nicht unerheblich. Sie sollte bei der Aus-
wahl bedacht werden.
EINE ERSTE MARKTÜBERSICHT
der meist-
genutzten Datenraumplattformen für
die deutsche Immobilienwirtschaft hat
2014 die REAG Real Estate Advisory
Group veröffentlicht. Die dargestellten
Plattformen (siehe Seite 62/63) werden
in den meisten Fällen sowohl für Immo-
bilientransaktionen als auch für deren
Bestandsmanagement eingesetzt. Aktuell
arbeitet man bei der REAG an der Neuauf-
lage der Studie mit einer aktuellen Anbie-
terübersicht für das Jahr 2016. Die ersten
Ergebnisse sind, dass an den Systemen,
die heute bereits erfolgreich im Einsatz
sind, in den letzten Jahren Anpassungen
hinsichtlich einer besseren Integration in
das Betsandsmanagement vorgenommen
wurden. Einzelne, neu in die Marktü-
bersicht aufgenommene, Anbieter - wie
etwa Evana - haben merkliche Schritte in
Richtung automatisierter Datenextrak-
tion und Integration in die bestehenden
Management-Informationssysteme und
Controlling-Tools unternommen.
stenzen, aber auch unnötige Redundanzen
führen zu erhöhtem Prüfaufwand, lang-
wierigen Transaktionsprozessen sowie
aufwändigen Regelungen in den Kauf-
verträgen. Um das Thema einordnen zu
können, ist es sehr wichtig, eine Sache zu
verstehen: Zwischen Daten und Doku-
menten ist eine strikte Grenze zu ziehen.
SUMMARY
»
Digitale Datenräume
sind bei großen Immobilientransaktionen heute eine unabdingbare Grundlage der Due Diligence.
»
Sie haben strategisch betrachtet einen
erheblichen Einfluss
auf den Transaktionsprozess, die Verhandlungsposition des Verkäufers und
letztendlich den Kaufpreis.
»
Digitale Dokumenten- und Datenraumsysteme bieten
viele Vorteile
hinsichtlich Handlungssicherheit und Effizienz.
»
Die Digitalisierung
ist jedoch keine reine IT-Aufgabe.
»
Es geht dabei um fach- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit,
neue Mög-
lichkeiten für das Business Controlling, Fachwissen, Verständnis für die Branche und die Nutzer sowie um das Denken in Prozessen und Workflows.
»
Wer in der Transaktionspraxis von einem
Datenraumspricht, versteht darunter häu-
fig einenmeist webbasiertenAblageort für
Dokumente. Man müsste daher korrekter
Weise zurzeit eher noch von einemDoku-
mentenraum sprechen. Das allerdings ist
in der Branche unüblich.
DIE REINEN DATEN ENTSTEHEN VOR ALLEM
in der Finanzbuchhaltung und dem Con-
trolling. Dort werden durch Erfassung
von Zahlen aus Dokumenten (etwa Rech-
nungen und Marktberichten) Rohdaten
und daraus aussagekräftige Kennzahlen
generiert. Daten werden in Zukunft vor-
nehmlich automatisiert durchMessungen
und Meldungen von Menschen, Maschi-
nen und Apparaten generiert werden. Sie
können aus Papierdokumenten durch
manuelle Eingabe oder bei digitalen Do-
kumenten durch automatisierte OCR-
Erfassung gewonnen werden.
In Deutschland ist im vertraglichen
Bereich aufgrund des Schriftformerfor-
dernisses noch kein Ende der Papierdo-
kumentation in Sicht. Das Gleiche gilt für
notarielle Urkunden oder Bürgschaftsur-
kunden. Und Immobilienprojekte wurden
auch erst seit der Jahrtausendwende ver-
mehrt digital geplant und ihre Projektdo-
kumentation digital erzeugt. Heute ist dies
die Regel. Die Übergabedokumentation
eines Bauprojekts wird immer noch häufig
zusätzlich parallel in Papierform erstellt.
Dokumente als Träger vonDaten wer-
den jedoch immer mehr von der direkten
digitalen Speicherung der Informationen
abgelöst. Denn für Informationszwecke
reicht in der Regel bereits heute vielfach
der Blick auf ein digitales Medium. Mehr
und mehr ist dies ein mobiles Endgerät.
Auch die Eingabe von Daten in ein Abla-
ge- oder Management-System erfolgt im-
mer häufiger durch einen PC oder über
ein mobiles Endgerät. In Zukunft wird es
daher vermehrt darum gehen, die Diskre-
panz zwischen Daten und Dokumenten
Korrekt müsste der Datenraum
zurzeit noch Dokumentenraum
heißen. Ein wirklicher Daten-
raum benötigte eine Weiterent-
wicklung der Plattformen.
