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2.2016
technische Schnittstellen in die einschlä-
gigen Zielsysteme. Eine Exportfunktion
in eine Tabellenkalkulation ist hier nicht
ausreichend.
Eine weitere Betrachtungsebene ergibt
sich, wenn FM-Leistungen durch externe
Dienstleister erbracht werden und durch
weitere Einheiten wie Asset Manager oder
Property Manager gesteuert werden müs-
sen. Hier stellt sich regelmäßig die Ent-
scheidungsfrage, bei welcher beteiligten
Partei die jeweiligen Daten „zuhause“
sein sollen. Es müssen dann grundlegende
Feststellungen zur Dateneigentümerschaft
und zur Datensicherheit getroffenwerden.
Daraus ergeben sich dann wieder weitere
Anforderungen bezogen auf Datenzugriff,
Systemanbindung und Berechtigungs-
management.
Ein Softwareauswahlprozess betrach-
tet nie alleine die neu einzusetzende
CAFM-Anwendung, sondern startet im-
mer mit der Analyse der Nutzeranforde-
rungen. Dabei muss mit Erfahrung und
Augenmaß die Detaillierungstiefe der
Anforderungsdefinition festgelegt wer-
den. Eine CAFM-Lösungmuss auch in das
vorhandene IT-Umfeld passen. Sowohl
die Anbindung an bestehende Systeme
als auch der Systembetrieb sind wichtige
Aspekte bei der Systemauswahl.
ZUR UNTERSTÜTZUNG
derAnforderungsde-
finition hilft eine Identifikation der betrof-
fenen Geschäftsprozesse (Kernprozesse
und korrespondierende Prozesse) und
der entsprechenden Verbindungspunkte.
Damit werden die relevanten Werteflüsse
und Abhängigkeiten aufgezeigt, und be-
troffene Geschäftsbereiche, Abteilungen
und Zielgruppen können in die Anforde-
rungsdefinitionmit eingebunden werden.
Dadurch wird sichergestellt, dass mit der
Einführung der neuen Anwendung keine
Anforderungen offen bleiben oder Daten
redundant in unterschiedlichen Systemen
geführt werden.
Weiter müssen die geforderten Funk-
tionalitäten aus den betroffenen Bereichen
identifiziert und benannt werden. Dabei
sollten so genau wie möglich die erfor-
derlichen fachlichen Systemfunktionen
benannt und definiert werden. Allge-
meine Aussagen wie der immer wieder
gerne genommene „frei definierbare
Berichtsgenerator“ als Anforderung an
ein Berichtswesen lassen zu viel Inter-
pretationsspielraum zu. Häufig wird auch
eine „einfach zu bedienende Oberflä-
che“ gefordert. Dies liegt aber nun mal
im Auge des Betrachters. Unerwünschte
subjektive Bewertungen sind zumeist eine
unausweichliche Folge unspezifischer De-
finitionen. Nicht zuletzt werden dadurch
benötigte Anforderungen gegebenenfalls
gar nicht erfüllt. Kann keine spezifische
Definition erfolgen, sollte daher besser auf
Allgemeinplätze verzichtet werden.
Für die konkrete Untersuchung und
Bewertung einer CAFM-Software hat sich
bewährt, eine Priorisierung bzw. Gewich-
tung der einzelnen Funktionalitäten vor-
zunehmen. In der Regel besitzen nicht alle
fachlichen Anforderungen den gleichen
Stellenwert bei der nutzenden Organisati-
on. Die Softwareprodukte haben ihrerseits
wiederum auch ihre Stärken und Schwä-
chen in einzelnen Teilfunktionen. Durch
diese unterschiedliche Bewertung der vor-
handenen Systemfunktionen einer Soft-
warelösung wird die Abdeckung der An-
forderungen wesentlich genauer ermittelt.
Neben den fachlich-funktionalen müs-
sen auch die nicht funktionalen Anfor-
derungen an ein CAFM-System definiert
werden. Dabei werden die IT-technischen
Anforderungen an die genutzte Software
festgelegt. Dazu gehören unter anderem
auch jene an die Datensicherheit in Form
von umsetzbaren Berechtigungskonzepten,
verschlüsselter Datenübertragung oder der
Systembetrieb (CloudversusOnsite) ansich.
Um in diesemZusammenhang alle Aspekte
ausreichend zu berücksichtigen, muss un-
bedingt ein Verantwortlicher der Unter-
nehmens-IT mit eingebunden werden.
IM ZUGE
einer Systemauswahl müssen
nicht nur die vermeintlich „wichtigsten“
Kernfunktionen auf ihre Anforderungs-
abdeckung geprüft werden, sondern auch
darüber hinaus weitergehende Aspekte
untersucht werden. Insbesondere die in-
tegrativen Aspekte in vor- und nachgela-
gertenGeschäftsprozessenmüssen ebenso
betrachtet werden wie mögliche Ausbau-
möglichkeiten und ein Einführungsszena-
rio in mehreren Stufen.
SUMMARY
»
Stakeholder
– Zur Einführung der CAFM-Anwendung müssen die betroffenen
Bereiche, Abteilungen identifiziert werden.
»
Funktionsumfang
– Die Anforderungen an die CAFM-
Software müssen konkret definiert sein.
»
Bewertung
– Welche Funktionalitäten sind maßgeblich
wichtig für den Erfolg der Software?
»
Ziele
– Welches Ziel soll mit dem Einsatz der CAFM-Software
erreicht werden?
»
Nichtfunktionales
– Welche technischen Rahmenbedingungen existieren?
«
Andreas Schunter, Solreco
