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05/18 personalmagazin
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Genehmigungsprozesse können in
Workflow-Tools abgebildet und mit einer
Automatisierungsplattform verbunden
werden, um technische mit mensch-
lichen Arbeitsabläufen zu verbinden.
Wenn auch sie ganz oder teilweise au-
tomatisiert werden sollen, können Tech-
nologien wie Künstliche Intelligenz (KI)
beziehungsweise Machine Learning hel-
fen. Anstatt darauf zu warten, dass der
zuständige Mitarbeiter dazu kommt, den
Vorgang freizugeben, ermöglicht KI, in-
telligente Entscheidungen auf der Basis
von Daten und Wissen zu treffen, anstatt
auf der Basis von Regeln.
Automatisierungsdesign:
abteilungsübergreifend denken
In manchen Fällen reichen die Automa-
tisierungsmöglichkeiten, die beispiels-
weise das HR-Managementsystem mit-
bringt. Viele Unternehmen, vor allem
größere, benötigen aber mehr Optionen.
Denn Automatisierung zahlt sich vor al-
lem dann aus, wenn sie Daten und Pro-
zesse aus verschiedenen IT-Systemen
verarbeitet, um den Gesamtprozess
möglichst reibungslos, sprich ohne ma-
nuelle Eingriffe, ablaufen zu lassen.
Dafür ist die Zusammenarbeit zwi-
schen HR- und IT-Abteilung gefragt.
Während die HR-Mitarbeiter die Pro-
zesse und die Anwendungen, über die
sie abgewickelt werden, definieren, kann
die IT sie mit der entsprechenden Platt-
form in relativ kurzer Zeit verknüpfen
und den Gesamtablauf entwickeln. Hilf-
reich sind in diesem Zusammenhang Au-
tomatisierungsplattformen, die einfach
zu bedienen sind und keine Program-
mierkenntnisse voraussetzen. Denn da-
mit ist zum einen die Einarbeitungszeit
kurz und zum anderen ist das Unterneh-
men nicht unbedingt auf Mitarbeiter mit
speziellen Vorkenntnissen angewiesen.
Für die Automatisierung von HR-
Prozessen gibt es technisch prinzipiell
keine Grenzen, abgesehen davon, dass
nur elektronische Prozesse automati-
siert werden können. Häufig fehlt aber
eine übergeordnete Instanz, die den
Ablauf definiert. Niemand fühlt sich
verantwortlich, und die Beteiligten wie
beispielsweise HR-Abteilung, Lohnbuch-
haltung und Fachbereiche sprechen gar
nicht über solche Themen oder können
sich nicht auf Datenformate oder Regeln
einigen. Deshalb endet die Automatisie-
rung häufig an Abteilungsgrenzen. Das
Ergebnis sind Automatisierungsinseln,
die das Potenzial von Automatisierung
nicht voll ausschöpfen.
Abhilfe schaffen beispielsweise
Automatisierungsbeauftragte,
die
Gesamtprozesse analysieren und die An-
forderungen der einzelnen Abteilungen
abfragen und zu einem Gesamtbild zu-
sammenfügen. Ein gutes Beispiel dafür
ist der Onboarding-Prozess, in den die
HR-Abteilung mit der Lohnbuchhaltung,
die Fachabteilung und die IT-Abteilung
involviert sind. Jede benötigt Informati-
onen vom neuen Mitarbeiter und muss
Arbeitsmittel bereitstellen. Der neue
Kollege seinerseits muss sich durch ei-
ne Reihe von Formularen kämpfen und
viele Angaben mehrfach machen.
Abgesehen von der Gesamtkoordina-
tion fehlt häufig auch einfach der Wille
zur Veränderung. Viele Menschen glau-
ben, dass sie durch Automatisierung
ihre Jobs vernichten, anstatt Freiräume
für andere Aufgaben zu schaffen und die
Qualität und Geschwindigkeit zu erhö-
hen. Gleichzeitig klagen sie zunehmend
über die Vielzahl an Kommunikations-
kanälen und zeitraubende administra-
tive Aufgaben. Damit wird die Zeit für
Gespräche mit Mitarbeitern und die Ent-
wicklung von Konzepten für die Zukunft
immer knapper. Mit Automatisierung
können Unternehmen hier gegensteu-
ern, indem sie den Mehraufwand ab-
fangen und Raum für inhaltliche Arbeit
schaffen.
Kosten und Nutzen: Wann sich
Prozessautomatisierung lohnt
In der Vergangenheit lohnte sich in der
Regel nur die Automatisierung von Pro-
zessen, die sehr häufig ausgeführt wer-
den oder komplex und zeitraubend sind.
Inzwischen können aber auch selten
ausgeführte Tätigkeiten automatisiert
werden. Dies ist sinnvoll, um Fehler zu
vermeiden. Denn in der Regel machen
Mitarbeiter mehr Fehler, wenn sie etwas
sehr selten tun.
Bei der Entscheidung für die Automa-
tisierung bestimmter Prozesse ist das
Verhältnis von Kosten und Nutzen aus-
schlaggebend. Unter Nutzen fallen der
eingesparte Arbeitsaufwand, die höhere
Geschwindigkeit oder Qualität eines Pro-
zesses. Der Nutzen kann aber auch darin
bestehen, mehr Raum für persönliche In-
teraktionen und Kreativität zu schaffen.
Automatisierte Prozesse wirken sich oft
positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit
aus, da die Personalabteilung wesentlich
schneller auf Anfragen reagieren kann.
Bei den Kosten der Automatisierung
sollte man neben den Lizenz- und Im-
plementierungskosten auch eventuelle
Schulungskosten berücksichtigen. Eine
Automatisierungsplattform, die flexibel
und mit vielen anderen IT-Systemen
integrierbar ist, ist häufig sinnvoller
als ein Tool mit begrenzten Möglich-
keiten. Denn viele Unternehmen wissen
gar nicht, was sie alles automatisieren
könnten, bevor sie sich nicht konkret da-
mit beschäftigt haben. Darüber hinaus
sind solche Plattformen in der Regel
zukunftssicherer, weil sie weitergenutzt
werden können, auch wenn sich die IT-
Systeme des Unternehmens ändern.
© PHOTOGENIKA
STEPHAN ORWAT
ist
Experte für Automation und
Service Orchestration bei CA
Automic.
Automatisierung endet
häufig an Abteilungs-
grenzen. Das Ergebnis
sind Automatisierungs-
inseln, die ihr eigentli-
ches Potenzial nicht voll
ausschöpfen.
