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In den meisten Unternehmen gilt: Wer seinen
Beitrag zum Unternehmenserfolg mit belast-
baren Zahlen und Fakten belegen kann, ist
beim Top-Management hoch angesehen.
Über den Einkauf erzielte Einsparungen und
die Vermeidung von Kosten sind häufig in der
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) nicht er-
kennbar. Das liegt daran, dass oft
weder eine
Definition der Einkaufserfolgsmessung
erfolgt, noch ein systematischer Prozess
zum Tracking des Einkaufserfolgs defi-
niert ist.
Wie Sie die erzielten Einkaufserfolge
in verschiedenen Härtegraden bestmöglich
planen und nachverfolgen sowie Einkaufser-
folge systematisch messen, zeigen wir Ihnen
in diesem Artikel.
Systematisches Tracking
des Einkaufserfolgs
Um den Einkaufserfolg zu jedem Zeitpunkt dar-
stellen zu können, ist ein konstantes Tracking
jeder Einkaufsinitiative an festgelegten Meilen-
steinen erforderlich. Das Tracking des Ein-
kaufserfolgs setzt sich dabei aus zwei Bestand-
teilen zusammen: Planung der Einkaufsinitia-
tiven und Nachverfolgen des Erfolgs.
I. Planung der Einkaufsinitiativen
(„Einkaufskalender“)
Um eine optimale Durchführung aller in einem
Geschäftsjahr geplanten Einkaufsinitiativen zu
gewährleisten, erfolgt zu Beginn einer Periode,
bspw. eines Geschäftsjahres, eine konkrete
Planung (->„Einkaufskalender“). In diesem Zu-
sammenhang sollten Sie für jede Einkaufsinitia-
tive einen Projektplan erstellen. Der Projektplan
beinhaltet die jeweiligen Meilensteine des da-
zugehörigen Umsetzungswegs, das betrachtete
Einkaufsvolumen sowie die Verantwortlichkei-
ten. Die Grundlage für den Projektplan und die
Planung der Einkaufsinitiativen bilden vier ver-
schiedene Umsetzungswege zur Erzielung von
Einsparungen im Einkauf: Der strategische Ein-
kaufsprozess in vollem Umfang (strategic sour-
cing), der strategische Prozess im reduzierten
Umfang (rapid sourcing), die Nachverhandlung
sowie die partnerschaftliche Kostenoptimie-
rung (PKO).
II. Nachverfolgen des Einkaufserfolgs
Für eine konsequente Nachverfolgung des Ein-
kaufserfolgs ist eine systematische Messung
notwendig.
Der Prozess der Einkaufser-
folgsmessung bildet die Grundlage für das
Tracking
und ermöglicht zudem eine eindeuti-
ge Zuordnung der einzelnen Meilensteine der
vier Umsetzungswege. Der Erfolgsmessung
liegen verschiedene Härtegrade zugrunde. Da-
durch entsteht eine „Pipeline“, die aus fünf
Härtegraden des Einkaufserfolges bzw. sechs
Schritten besteht:
1. Festlegung der Baseline:
Zu Beginn einer Einkaufsinitiative wird zunächst
die Baseline (Messlatte, gegen die der Ein-
kaufserfolg gemessen wird) definiert.
2. Entwicklung von Ideen für den
Einkaufserfolg (1. Härtegrad):
Im ersten Härtegrad werden zunächst Überle-
gungen für mögliche Kostenreduzierungen und
Kostenvermeidungen erfasst. Dabei werden
Einsparziele nicht quantifiziert, sondern Ideen
qualitativer Art gesammelt. Die Entwicklung
von Ideen für den Einkaufserfolg berücksichtigt
dabei alle Einkaufshebel, die sukzessive abge-
arbeitet werden.
3. Abschätzung Einkaufserfolg
(2. Härtegrad):
Das Ziel dieses Härtegrades ist die bestmögli-
che Einschätzung der Höhe des Einkaufser-
folgs. Die Schätzung erfolgt dabei z. B. auf
Basis von Einkaufsmarktanalysen, definierten
Einkaufsstrategien und aktuellen Kosten-
strukturen oder Erfahrungen aus der Vergan-
genheit.
4. Vertraglich vereinbarter Einkaufserfolg
(3. Härtegrad):
Sobald die Preise mit dem ausgewählten Liefe-
ranten final ausgehandelt sind und der Vertrag
fixiert ist, wird der Einkaufserfolg quantifiziert.
Der Einkaufserfolg ergibt sich dabei aus der
Differenz von Baseline-Preis und verhandeltem
Preis bzw. verhandelten Konditionen.
5. Realisierter Einkaufserfolg
(4. Härtegrad):
Dieser Härtegrad betrachtet alle tatsächlichen
Bestellungen auf Basis abgeschlossener Ver-
träge, die zum neuen Preis bzw. den neuen
Konditionen eingekauft wurden.
6. Budgetierter Einkaufserfolg
(5. Härtegrad):
Hier werden alle um die Budgets gekürzten
realisierten Einkaufserfolge und Kostenvermei-
dungen aufgezeigt. Der budgetierte Einkaufs-
erfolg ist nachhaltig, da die Abteilungen das
Geld nicht mehr ausgeben können.
Einkaufserfolgstracking und
-messung
von Bernhard Höveler und Gereon Küpper
CM September / Oktober 2016
