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34
Tagen
10_2015
Gastgeber gehen davon aus, dass die Kommunikation bei einer
Veranstaltung wie von selbst läuft. So wird es als selbstver-
ständlich angesehen, dass alle sich miteinander angeregt un-
terhalten und sowohl der Gastgeber als auch seine Mitarbeiter
die Gäste gut betreuen. Dieser Automatismus tritt jedoch nicht
immer ein, zumal Gastgeber und Gäste oft unterschiedliche
Vorstellungen davon haben, was „gut betreuen“ oder „sich
gut unterhalten“ bedeutet. Es ist daher sinnvoll, den Kommu-
nikationsaspekt schon bei der Planung der Veranstaltung zu
berücksichtigen und folgende Fragen zu beantworten: Was ist
das Ziel Ihrer Veranstaltung? Was erwarten Ihre Gäste?
Ist es Ihr Hauptziel, neue Produkte oder Dienstleistungen zu
präsentieren, dann können Fachvorträge oder Fachgespräche
mit den Gästen als kommunikatives Stilmittel für Sie und Ihre
Mitarbeiter ausreichend sein. Ist es jedoch auch oder haupt-
sächlich Ihr Ziel, den Kontakt oder die Beziehung zu Ihren
Gästen aufzubauen oder zu vertiefen, dann reichen Fachge-
spräche allein nicht aus. Auch die Erwartungen Ihrer Gäste
sind oft nicht nur auf das Fachliche begrenzt. Sie wollen zwar
mit ihrem Kommen Verbundenheit mit Ihnen oder Ihrem Un-
ternehmen signalisieren. Das muss allerdings nicht bedeuten,
Small-Talk-Tipps für
Gastgeber
KOMMUNIKATION FÖRDERN.
Tagungen, Firmenjubiläen, Messeauftritte, Sommerfeste
oder Produktpräsentationen – mit großem Aufwand sorgen die Veranstalter für ein
exzellentes Buffet und ein anspruchsvolles Rahmenprogramm – aber sie vergessen,
die Gäste untereinander ins Gespräch zu bringen. Die meisten bleiben unter sich.
Das muss nicht sein. Ein neues Buch weiß Rat.
dass sie während der Veranstaltung ausführlich mit Ihnen
sprechen wollen. Die Erwartung der Gäste geht darüber hi-
naus, denn sie sind auch daran interessiert, mit weiteren Ihrer
Gäste in Kontakt zu kommen. Dies trifft insbesondere dann
zu, wenn beispielsweise zu Ihrer Veranstaltung Gäste aus ver-
schiedenen Regionen oder Branchen kommen, die sich kaum
persönlich kennen oder nur selten treffen. Bloß nicht alleine
rumstehen! Das ist die Devise fast aller Beteiligten bei vielen
Veranstaltungen. Die meisten Gäste treffen daher mit Kolle-
gen oder Bekannten ein, sitzen nebeneinander oder stehen
zusammen an einem Tisch. Von außen betrachtet entsteht
der Eindruck, dass alle gut miteinander im Gespräch sind.
In Wirklichkeit unterhalten sich aber bereits miteinander be-
kannte Personen und ein Austausch zwischen den verschie-
denen Gruppen findet kaum statt Auch für fremde, neu hin-
zugekommene Gäste kann es schwierig sein, in die Gruppen
hineinzukommen. Das werden Sie als Gastgeber nicht unbe-
dingt bemerken, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter dafür nicht
sensibilisiert sind. Vielfach bedeutet diese Grüppchenbildung
nicht, dass die Beteiligten nicht daran interessiert sind, neue
Personen kennenzulernen. Häufig werden die Gäste jedoch
damit alleingelassen, Kontakt zu ihnen unbekannten Personen
aufzunehmen. Als guter Gastgeber übernehmen Sie diese Auf-
gabe und stellen Verbindungen zwischen den Gästen her.
Ihre Mitarbeiter unterhalten sich prächtig –
allerdings nicht mit Ihren Gästen?
Oft werden die Mitarbeiter des gastgebenden Unternehmens
häufig nicht ausreichend auf ihre Rolle als Co-Gastgeber vor-
bereitet. So kann man häufig beobachten, dass sich Mitarbei-
ter nicht wie Gastgeber, sondern wie Gäste verhalten und froh
sind, wenn sie mit bereits bekannten Personen und Kollegen
zusammenstehen können. Dies hat weniger damit zu tun,
dass Ihre Mitarbeiter keine gesellschaftlichen Umgangsformen
beherrschen, sondern dass die Aufgaben der Gästebetreuung
nicht detailliert verteilt und besprochen wurden. Einer allein
steht auf verlorenem Posten und kann die Situation nicht ret-
ten, wenn nicht alle an einem Strang ziehen und sich ihrer
Aufgaben bewusst sind.
Buch.
Ilona Quick,
Renate Birkenstock, Mit
Small Talk zum Big Talk,
Verlag Business Village
2015, Göttingen 2015,
21,80 Euro.
