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PORTFOLIOMANAGEMENT/WERTERMITTLUNG
René Wallat, Berlin
Wenn man jetzt die Chance hat, sich
ein umfassend auf das Unternehmen
angepasstes System zu erarbeiten, dann
sollte man gleich viele bisher manuell
durchgeführten Schritte automatisieren.
Man könnte meinen, dass man z.B. für
Tätigkeiten, die nur einmal im Jahr durch-
zuführen sind, darauf verzichten kann.
Gerade hier zeigt sich aber, dass trotz
Schulungen und Dokumentation nach
zwölf Monaten durch den Anwender eine
ungewohnte Tätigkeit am Portfolioma-
nagement-System, wie ein manueller Da-
tenimport mit Prüfschritten, nicht mehr
einfach nachvollziehbar ist.
Und ein PM-System benötigt viele
Daten aus den internenDatenbanken und
von externen Datenlieferanten. Viele Un-
ternehmen sind auf die regelmäßige Zulie-
ferung von Daten durch externe Property
Manager angewiesen, die wegen der im-
mer kürzer werdenden Vertragslaufzeiten
auch häufiger wechseln. Nur wenn man
es schafft, dafür moderne internetfähige
Schnittstellen (API) bereitgestellt zu be-
kommen, kann hier ein hoher stabiler Au-
tomatisierungsgrad beim Import erreicht
werden. Zukünftig sollte diese Anforde-
rung bei der Auswahl eines Property Ma-
nagers eine wichtige Rolle spielen und in
den Verträgen verankert werden. Bei den
Inhalten und Formaten, die über solche
Schnittstellen ausgetauscht werden, kann
man sich z.B. an die gif-Richtlinie zum
Immobilien-Daten-Austausch (gif-IDA)
halten.
NEBEN DEN STRUKTURIERTEN PORTFOLIO
MANAGEMENT-DATEN
fallen noch eine
Menge entscheidungsrelevanter Informa-
tionen an: Dokumente, E-Mails, Termine,
Kontakte, Aktivitäten, Kommentare. Diese
Informationen sind zur Nachvollziehbar-
keit der getroffenen Entscheidungen im
Portfoliomanagement über den gesamten
Lebenszyklus mit aufzuheben, nicht nur
aus Compliance-Gründen, sondern auch
für künftige Analysen. Darauf sind eigene
Software-Kategorien spezialisiert: Doku-
menten-Management-Systeme (DMS),
Enterprise-Content-Management (ECM),
Customer-Relationship-Management
(CRM) oder das Vertragsmanagement.
Die meisten Portfoliomanagement-Syste-
me bieten in diesen Bereichen höchstens
eingeschränkte Funktionalität. Meist sind
in den Unternehmen auch schon entspre-
chende Lösungen vorhanden oder als
Baustein in das ERP-System integriert.
Entscheidend für eine wirkliche Unter-
stützung ist die Integration dieser Lö-
sungen mit dem Portfoliomanagement.
So ist für ein vertriebslastiges Portfolioma-
nagement eine Anbindung an ein aktuelles
CRM mit seinen Kundeninformationen,
Dokumenten und Status-Informationen
eine sehr hilfreiche Ergänzung. Oder für
Asset Manager das Sammeln und Sichern
von Informationen im DMS/ECM bei ei-
ner Anpassung der Vermietungsplanung.
Auch ein immobilienwirtschaftliches
Reporting ist ausreichend imPortfolioma-
nagement-Systemvorzusehen. Für indivi-
duelle Analysen ist es wichtig, dass sämt-
liche Daten in einer dafür zugänglichen
Datenbank abgelegt werden, um mit den
mächtigen sich schnell entwickelnden Vi-
sualisierungs-Software-Suiten wieMicro-
soft Power BI, Tableau oder QlikView da-
rauf zugreifen zu können.
Big Data spielt bei Immobilienunter-
nehmen aktuell kaum eine Rolle. Dies
kann sich aber mit dem Internet ofThings
(IoT) innerhalb der Immobilie, den Kli-
ma-, Verkehrs- und Stadtraum-Daten
außerhalb des Gebäudes sowie durch das
Building Information Modeling (BIM)
beim Erstellen und Betreiben einer Im-
mobilie in den nächsten Jahren schnell
ändern. Die Anforderungen, die dann auf
vorausschauende Portfoliomanagement-
Systeme zukommen, bieten viel Raum für
Innovationen und Wettbewerb.
ZWISCHEN BESTÄNDIGKEIT UND FORT-
SCHRITT
Wer eine neue IT einführt, würde
gerne die nächsten Jahre in Ruhe damit
arbeiten können. Nun unterliegt aber Soft-
ware genauso wie die Immobilien einem
Lebenszyklus und benötigt permanente
Aufmerksamkeit undWeiterentwicklung.
Entweder ermöglicht es das Portfolioma-
nagement-System, dass zumindest der
privilegierte Anwender (Power User) die
Inhalte und Prozesse einfach selber anpas-
sen kann (Self Service), oder die IT-Abtei-
lung hält die Schwelle für eine kontinu-
ierliche Weiterentwicklung entsprechend
den Anwenderbedürfnissen sehr niedrig.
Das liegt aber selten im Fokus einer IT-
Abteilung mit ihren begrenzten Budgets
und Ressourcen sowie ihrer Ausrichtung
auf die Stabilität.
So entfernen sich Anforderung und
Realität voneinander. Durch die entste-
hende Lücke behilft sich der Anwender
dann mit der gewohnten Handarbeit in
MS Excel.
Das richtige Portfoliomanagement-
SystemvompassendenAnbieter zu finden
ist nicht ganz einfach. Aber wennman sich
dieMühemacht, kann ein vorausschauen-
des Portfoliomanagement den Erfolg eines
Unternehmens stützen und die Risiken
minimieren.
Auch bei Portfolioma-
nagement-Systemen
gibt es „Prêt-à-porter“-
und „Haute Couture“-
Lösungen.
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AUTOR
René Wallat
beschäftigt sich
seit vielen Jahren mit Real-
Estate-Informationstechnolo-
gien. Zuletzt war er Director
bei Deloitte. Aktuell gründet
er mit NOOXL ein Start-up in
diesem Bereich.
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