tagen 58 tagen 02.26 Foto: Astrolounge / gettyimages.de Tagungsdesigns selbst entwickeln Von Moritz Colmant Ein Methodenset hilft Personaltentwicklungsprofis, erfolgreiche Veranstaltungen selbst zu designen, ohne auf teure externe Anbieter zurückgreifen zu müssen. Innovationsexperten haben dazu auf der Basis neuester wissenschaftlicher Erkenntnisse den „Event Design Sprint“ entwickelt. Acht Personen sitzen im Besprechungsraum eines Mittelständlers und diskutieren seit fast einer Stunde über die Agenda der nächsten Führungskräftetagung. Soll der Geschäftsführer eine längere Keynote halten? Sind Workshops sinnvoll oder reichen Impulsvorträge? Wird eine externe Moderation benötigt? Und passt die Location überhaupt zum geplanten Format der Veranstaltung? Solche Szenen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag. Ob Strategietagung, Onboarding, Leadership-Konferenz oder Learning Day – häufig beginnt die Konzeption mit Programmpunkten, Referierenden oder organisatorischen Fragen. Gleichzeitig werden Veranstaltungen häufig von Projektteams entwickelt, deren eigentliche Kernkompetenz nicht im Eventmanagement liegt. Das Ergebnis sind oft langwierige Abstimmungsprozesse. Unterschiedliche Interessen treffen aufeinander, Entscheidungen werden mehrfach hinterfragt und kurzfristige Änderungen kosten Zeit, Budget und Nerven. Genau hier setzt die Methode „Event Design Sprint“ an. Sie unterstützt Projektteams dabei, Veranstaltungen konsequent und vor allem zügig von den Bedürfnissen der Teilnehmenden her zu entwickeln. Die wissenschaftliche Grundlage des „Event Design Sprints“ entstand im Rahmen eines dreijährigen Forschungsprojekt von Lukas Zenk. Er ist Professor für Innovations- und Netzwerkforschung am Zentrum für Transformative Organization und Leadership der Universität Krems. Zenk ist unter anderem auch Netzwerkpartner der Beratergruppe Neuwaldegg in Wien, den Pionieren der systemischen Organisationsentwicklung. In der Praxis scheitert die Veranstaltungskonzeption selten an fehlenden Ideen. Meist ist das Gegenteil der Fall. Der größte Zeitverlust entsteht nicht während der Organisation einer Veranstaltung – sondern in der Konzeptionsphase. Unterschiedliche Ideen stehen oft gleichberechtigt nebeneinander, Entscheidungen werden mehrfach diskutiert und aus guten Vorschlägen entstehen langwierige Abstimmungsschleifen. Entscheidungen entstehen dabei nicht selten aus persönlichen Präferenzen oder hierarchischen Vorgaben. Das ändert sich durch den Event Design Sprint. Mit Interviews, Beobachtungen und empirischen Analysen wurden neun Kernaktivitäten identifiziert, die den Erfolg einer Veranstaltung maßgeblich beeinflussen. Gleichzeitig wurde erforscht, welche sozialen, räumlichen und technischen Lösungen bei jeder einzelnen der neun Kernaktivitäten am besten geeignet sind, um die gewünschte Wirkung zu erzielen. Die Erkenntnisse aus der wissenschaftlichen Forschung wurden in ein Kartenset übersetzt. Dadurch lässt sich die Methode unmittelbar anwenden. Schritt 1: Kernaktivitäten auswählen Ein Projektteam verständigt sich zunächst auf die zentrale Frage: Welche drei dieser neun Kernaktivitäten sind wohl aus Sicht der Teilnehmenden an unserer Veranstaltung besonders relevant? Die neun Kernaktivitäten sind: 1. Präsentieren: Sich selbst, das eigene Wissen oder eine Organisation vorstellen. 2. Informieren: Man Wissen von anderen Personen erwerben, neues Wissen generieren. 3. Vernetzen: Zugang gewinnen zu anderen Personen oder Organisationen. 4. Vergleichen: Sich selbst oder seine Ideen einer Gruppe von Personen mit ähnlichem Hintergrund offenbaren, ei-
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