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ORGANISATION
01 / 12 personalmagazin
OUTSOURCING
Bereits im Grußwort unterstrich der
Group Executive Vice President Human
Resources die Wichtigkeit des Projekts
innerhalb der Organisation und betonte
ganz klar die hohen Erwartungen und
Anforderungen an das Team, die enorme
Komplexität und den engen Zeitrahmen
des Projekts.
Nach der Vorstellung der Ziele, Mei-
lensteine, Zeitpläne und neuen HR-
Systeme durch die Projektleitung
nutzte der Outsourcing-Provider den
Workshop, um bei den Teilnehmern
Vertrauen in eine effiziente Abwicklung
der Payroll und HR-Administration zu
erwecken und Fragen zu beantworten.
Zusammen mit dem Provider wurden
als Vorbereitung die existierenden Pro-
zesse beider Organisationen verglichen
und unter Berücksichtigung vieler Best
Practice-Beispiele als grafischer Pro-
zessablauf dargestellt. In Diskussionen
mit den HR-Ländervertretern wurde ge-
klärt, wo größere lokale Abweichungen
liegen und ob beziehungsweise mit
welchem Aufwand diese Prozesse in
allen Ländern inhaltlich und rechtlich
umsetzbar sind.
Ein Ziel – verschiedene Systeme
Am Beispiel des Einstellungsprozesses
wird die Herausforderung eines glo-
balen Standards bereits deutlich: Wer
schickt den Arbeitsvertrag an den
Kandidaten? Wer sammelt die Unter-
schriften darauf ein und darf man diese
elektronisch hinterlegen? Wie formu-
lieren wir die technische Schnittstelle
zum Bewerbermanagementsystem? In
welchen Ländern wird ein polizeiliches
Führungszeugnis benötigt? Wer verhan-
delt die Konditionen? Wann wird der
Betriebsrat eingebunden? Aber in den
USA gibt es weder Arbeitsvertrag noch
Betriebsrat. Und in Indien werden Kan-
didatendaten erst ins HR-System einge-
geben, wenn der Kandidat seinen ersten
Arbeitstag hat. Wie erhalten Mitarbeiter
ihre Gehaltsabrechnung, wenn sie kei-
nen Zugang zum Intranet haben? Diese
und viele andere Punkte wurden einge-
hend besprochen, immer mit dem Blick
darauf, einen gangbaren Kompromiss
für alle Länder zu finden. Die Zielstel-
lung war klar: HR-Prozesse standardisie-
ren und globalisieren. In der späteren
Lokalisierungsphase würde es in jedem
Land die Möglichkeit der minimalen An-
passung geben, um den jeweiligen recht-
lichen und systemischen Gegebenheiten
zu entsprechen.
Sämtliche HR-Prozesse zur Personal-
administrationwurden in demWorkshop
durchgesprochen und weitestgehend ab-
gestimmt. Der Provider passte sie gemäß
den Ergebnissen an. Die HR-Vertreter
wurden zuverlässige „Change Agents“,
die auf Länderebene maßgeblich zum
Erfolg des Projekts beitragen.
Der Prozess geht weiter
Zur Festlegung der effizienten Zusam-
menarbeit zwischen Atos und dem
Provider entwickelte das Projektteam
zwischenzeitlich sogenannte „Master-
Prozesse“, die den generellen Ablauf
der Service-Leistungen im Zuge des
Outsourcings darstellen. Im nächsten
Schritt wurden alle Prozesse für die Pay-
roll entwickelt und auf ähnliche Weise
global diskutiert. Da die Payroll naturge-
mäß noch landesspezifischer ist als die
HR-Administration, sind die Prozesse
in diesem Fall generisch gehalten und
werden dann je nach landesspezifischen
Gegebenheiten weiter detailliert.
Der Grundstein für ein erfolgreiches
HR-Outsourcing in mehreren Wellen
und die daraus resultierende Kosten-
einsparung ist gelegt: Mittlerweile exi-
stieren über 50 global standardisierte
HR-Prozesse, die mit einem internatio-
nalen Team innerhalb kürzester Zeit ent-
wickelt wurden – in 40 Tagen eben.
Senior HR Consultant,
HR Blue AG
Katharina Heidrich
Ehemaliger Global
Head of HR Siemens IT
Solutions and Services
Lutz Bauer
Wichtige Themen im HR-Bereich, für die
im Atos-Projekt einheitliche Standards
gefunden wurden:
●
Gehaltsabrechnungen
●
HR-Datenanfrage
●
Neueinstellungen: Ausschreibung
●
Neueinstellungen: Angebotsannahme
●
Neueinstellungen: Einführung und
erster Tag
●
Neueinstellungen: Änderungen bei
Einstellungsbedingungen
●
Neueinstellungen: Übernahme nach
Probezeit
●
Medizinische und Background-Checks
●
Änderungen der persönlichen Daten
der Mitarbeiter
●
Änderungen der Voraussetzungen
oder Bedingungen
●
Flexible Arbeitszeiten
●
Transfer
●
Arbeitszeugnisse
●
Jubiläumsgeldrückstellungen
●
Kostenstellenwechsel
●
HR-Reporting
●
Kündigung: arbeitgeberseitig
●
Kündigung: arbeitnehmerseitig
●
Beendigung wegen tödlichen
Arbeitsunfalls
●
Beendigung bei Erreichen des
Rentenalters
●
Urlaub/Freistellung:
Schwangerschaft und Adoption
●
Urlaub/Freistellung:
Vaterschafts- und Elternzeit
●
Urlaub/Freistellung:
Militär-/Zivildienst
●
Rückkehr ins Arbeitsverhältnis
●
Urlaub/Freistellung:
Arbeitsunfähigkeit
Standardisierungen im
HR-Bereich
ÜBERBLICK