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personalmagazin 01 / 12
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DIENSTREISEN
ORGANISATION
PROZESSE
Drei Fragen an ...
Frage eins:
Was ist die aktuellste Ent-
wicklung bei Reisekostensoftware?
Antwort:
Voll elektronische Work-
flows. Sogar Belege können per Scan
verarbeitet und der richtigen Reise des
Mitarbeiters hinzugefügt werden. Jeder
beteiligte Mitarbeiter kann die Belege
aufrufen. Die Buchhaltung muss nicht
mehr auf die Originalbelege warten,
sondern kann die Belege einsehen und
schneller auszahlen. Das ist insbeson-
dere von Vorteil, wenn die reisenden
Mitarbeiter nicht an dem Standort
arbeiten, wo die Buchhaltung sitzt.
Frage zwei:
Spielen mobile Anwen-
dungen hier eine Rolle?
Antwort:
Nicht bei der Belegeingabe.
Das will jeder vor einem richtigen Bild-
schirm machen. Für die Information und
für die Genehmigung aber sind mobile
Anwendungen wichtig.
Frage drei:
Werden Employee-Self-
Services vom Anwender akzeptiert?
Antwort:
Ja. Die Abrechnung von Reise-
kosten ist hier ideal, denn 90 Prozent
des Workflows gehen nicht mehr über
die Personalabteilung, die damit entla-
stet wird. Auch bei der Urlaubsplanung
findet die Kommunikation mithilfe der
Software direkt zwischen Mitarbeiter
und Vorgesetztem statt. Besonders
effizient ist es, wenn Mitarbeiter auf
anstehende Aufgaben durchs System
hingewiesen werden. Da kann sich der
Personaler dann darauf verlassen, dass
alle Aufgaben erledigt werden.
ist Geschäftsführer
der HR Works GmbH,
eines Anbieters von
browserbasierter
Software in Freiburg.
Thomas Holzer
Wer mobil ist, managt
seine Reisen auch mobil
REISEKOSTEN. Papier und Excel-Sheets haben in der
Reisekostenabrechnung ausgedient. Browserbasierte
Lösungen setzen sich immer mehr durch.
R
eisekostenprozesse sind oft
antiquiert und zeitaufwendig.
Denn Personaler und Buch-
halter packen diesen Prozess
ungern an. Sie drückt der Schuh bei wich-
tigeren Themen, wie Jahresabschlüsse
und Prüfungen zum Beispiel. Aber auch
in den vielen Themen qualitativer Per-
sonalarbeit wie Talent- oder Change-
Management. So schleppen sie einen
umständlichen Reisekostenprozess wo-
möglich jahrelang mit sich herum, bis
sie merken, dass man mit relativ gerin-
gen Investitionen viel sparen kann.
Kurioserweise stoßen Firmen auf sol-
che Erkenntnis häufig eher nebenbei.
„Wir erleben Fälle, da merkt ein Unter-
nehmen plötzlich, dass die selbst gebaute
Excel-Datei zur Reisekostenabrechnung
seit Jahren falsche Summen berech-
net“, erzählt zum Beispiel Thomas Hol-
zer, Geschäftsführer des Anbieters von
browserbasierter Reisekostenverwaltung
HR Works in Freiburg (siehe auch ne-
benstehendes Kurzinterview). Impulse
kämen oft auch von neuen Mitarbeitern,
die in ihrem bisherigen Unternehmen
moderne Softwarelösungen zu Reisekos-
tenabrechnung, Abwesenheits- und Ar-
beitsmittelverwaltung erlebt haben und
sich dann wundern, warum ihr neuer
Arbeitgeber noch mit Papier arbeitet.
Doch Softwareanbieter versprechen
gerne viel, manchmal zu viel. Worauf
sollten Personaler daher achten, wenn
sie einen Anbieter auswählen?
Auswahlkriterien für Software
Die Antwort ist simpel, aber bedeutsam:
Sie sollten nicht allein den vollmundigen
Versprechungen der Anbieter vertrauen,
sondern sich selbst ein Urteil bilden.
Hier gilt es zu fragen:
Ist die Anwendung gut zu bedienen?
●
Ist sie schnell eingeführt?
●
Sind Anpassungen an unsere spezi-
●
ellen Bedürfnisse möglich?
Machen die Schnittstellen etwa zur
●
Finanzbuchhaltung hohen Program-
mieraufwand oder sind sie dynamisch
und können vom Administrator selbst
angepasst werden?
Müssen wir uns vertraglich lange an
●
den Anbieter binden?
Solche Flexibilität und Vorteile ermögli-
chen oft cloudbasierte Lösungen (auch
als Software-as-a-Service, kurz SaaS,
bezeichnet). Also Softwarelösungen, die
in einem separaten Rechenzentrum „ge-
hostet“ und über den Internetbrowser
genutzt werden. Doch lange hatten Per-
sonaler datenschutzrechtliche Beden-
ken. Ihre Skepsis allerdings schwindet.
Und auch Mitarbeiter fordern mobile
Lösungen, denn sie sind diese aus dem
privaten Bereich gewohnt. Nicht zuletzt
setzen immer mehr Hersteller auf dieses
Modell. Ohne Frage: „Die Cloud ist im
Kommen“ (siehe dazu gleichlautenden
Beitrag auf Seite 43).
Von
Katharina Schmitt
(Red.)