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spezial
_Zeit, Zutritt, PEP
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Viele ungenutzte Potenziale
STUDIE.
Personaleinsatzplanung als Instrument zur effizienten Aussteuerung der
Ressourcen Personal und Arbeitszeit ist vielfach noch nicht nachhaltig umgesetzt.
Abläufe anzupassenden Softwareunter-
stützung für zwingend erforderlich.
In den vergangenen zehn Jahren haben
die Lösungen zur Personaleinsatzpla-
nung (PEP-Tools) erheblich an Funktio-
nalität, Qualität und Stabilität gewonnen.
Der Markt wird im Wesentlichen von
fünf Softwarehäusern bestimmt, die den
Großteil an Installationen vorweisen.
Zudem gibt es zahlreiche Anbieter, die
Lösungen für Spezialgebiete bereitstel-
len. Kernbaustein vollwertiger PEP-Tools
ist die Integration von Personaleinsatz-
planung und Zeitwirtschaft. Auffällig
ist, dass trotz der Fülle an Funktionen
der erste Prozessschritt systematischer
Einsatzplanung – die Personalbedarfs
ermittlung – nur selten Bestandteil der
gängigen PEP-Tools ist.
Auch die Nutzer der Softwarelösungen
klagen über zahlreiche Mängel. Die IT-
Systeme orientierten sich nicht ausrei-
chend an den Anforderungen und es
fehle an einer konsequenten Prozesso-
rientierung. Die Zufriedenheit mit den
Lösungen bleibt gering. Nur 18 Prozent
der Befragten äußern sich positiv über
Funktionalität und Anwenderfreundlich-
keit, 14 Prozent sind explizit unzufrieden
und die überwiegende Mehrheit von 68
Prozent stuft die eingesetzte Software als
verbesserungswürdig ein. Woher rührt
diese geringe Zustimmungsquote?
Schwierige Anbieterauswahl
Grundsätzlich lässt sich beobachten,
dass die Leistungsfähigkeit der führen-
den PEP-Tools gestiegen ist. Aber noch
immer fehlt die Möglichkeit, diese an die
individuellen betrieblichen Prozesse an-
zupassen (Skalierbarkeit). Softwareher-
steller sind oft in der Zwickmühle und
versuchen, jede betriebliche Fragestel-
lung mit noch komplexerer Funktionen
zu beantworten. Das Prinzip „weniger ist
mehr“ ist vielfach zweckmäßiger, kann
aber meist nur dort greifen, wo vor oder
während der Implementierung eine Ar-
beitszeitmanagement- und Prozessbera-
tung stattfindet.
Für die Unternehmen ist bereits das
Auswahlverfahren eine Herausforde-
rung. Erstens muss viel Zeit für An-
forderungskataloge oder Lasten- und
Pflichtenheftdokumentationen aufge-
wandt werden. Zweitens gilt es, aus der
unüberschaubaren Anzahl von Anbie-
tern die Spreu vom Weizen zu trennen.
Im Auswahlprozess selbst überfordern
Von
Jürgen Wintzen
und
Heinzpeter Lindroth
D
er Personaleinsatzplanung
wird zwar große Bedeutung
beigemessen. Die meisten
Firmen sehen jedoch erheb-
lichen Nachholbedarf darin, den Prozess
konkret auszugestalten. Das belegt die
Studie „Wertschöpfungsfaktor Mitar-
beitereinsatz – Arbeitszeitmanagement
und Personaleinsatzplanung“. Hierfür
hatte die „Working Time Alliance“ – eine
Kooperation der deutschen Beratungs-
häuser BM-Orga und Fokus Zeit sowie
der österreichischen Ximes – mehr als
200 Unternehmen zu zahlreichen Pra-
xisfragen des Personaleinsatzes befragt.
Ein Ergebnis: 71 Prozent halten den Ein-
satz einer soliden, an die betrieblichen
PEP-Systeme in deutschen Firmen
Tabellenkalkulation
PEP-Spezial-Software
Unterschiedliche Systeme im Einsatz
Erfahrungswerte (Zettel, Listen, Tafeln)
AZM/PEP-Systeme
Planung des Chefs
Keine Planung
Quelle: Studie Working Time Alliance, 2011
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Viele Unternehmen setzen immer noch auf Tabellenkalkulation und die individuellen
Fähigkeiten der Planer. Der Planungsprozess ist häufig noch stark manuell geprägt, was
zur Folge haben kann, dass die Ressource Personal nicht optimal eingesetzt wird.
Angaben in Prozent. Mehrfachnennungen möglich.