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Bei Fragen wenden Sie sich bit te an
Caritas-Kliniken in Planung war. Für die
Einführung der digitalen Personalakte
wurde die Neustrukturierung dann ein-
fach vorgezogen, und allen Beteiligten
war gedient“, freut sich Bach.
Was tun mit den Bestandsakten?
Für den Weg ins papierlose Büro er-
geben sich je nach Aktenumfang und
Arbeitsweise der Personalabteilung
unterschiedliche Vorgehensweisen. Im
rudimentärsten Fall behält man die Be-
standsakten einfach bei und archiviert
nur die neu hinzukommenden Doku-
mente digital. Dann wird jahrelang wei-
ter auf das Papierarchiv zurückgegriffen
– allerdings immer seltener, denn in der
Regel beziehen sich nicht mehr als zehn
Prozent der Aktenzugriffe auf Doku-
mente, die älter als sechs Monate sind.
Bei der bedarfsweisen Digitalisierung
wird die klassische Aktenablage in Pa-
pierform so lange beibehalten, bis eine
Akte erstmals benötigt wird. Dann aber
scannt man sie komplett ein und kann
fortan digital darauf zugreifen. Die drit-
te, am weitesten verbreitete Möglichkeit
besteht darin, den Aktenbestand von
Anfang an in vollem Umfang zu digita-
lisieren. Doch auch das muss sorgfältig
geplant sein: „Hierfür das eigene Perso-
nal einzusetzen, kann schnell zu großen
Frustrationen führen“, warnt Roland
Schäfer, Projektleiter Personal bei der
Agravis Raiffeisen AG. „Statt unsere
Mitarbeiter zusätzlich zur Einarbeitung
in die neue Software auch noch mit dem
Einscannen zu belasten, haben wir uns
für einen externen Scandienstleister
entschieden.“ Wichtig ist es dann nur,
ein Unternehmen zu wählen, das be-
reits über einschlägige Erfahrung mit
Personalunterlagen verfügt. Schließlich
sind die Dokumente einer Personalakte
sehr heterogen und aufgrund der langen
Aufbewahrungsfristen nicht selten von
zweifelhafter Beschaffenheit.
Revisionssicher oder nicht?
In der neuen Lösung müssen die einge-
scannten Akten revisionssicher archi
viert sein. Um gegenüber Behörden und
vor Gericht als rechtskräftige Belege
zu gelten, muss die Lösung den Anfor-
derungen des Handelsgesetzbuchs (§§
239, 257 HGB) und allen weiteren steu-
errechtlichen und handelsrechtlichen
Vorgaben entsprechen. Um hier auf
Nummer sicher zu gehen, sollte die ein-
gesetzte digitale Personalakte über ein
entsprechendes Zertifikat verfügen, das
die Einhaltung etwa der Prüfkriterien
für Dokumentenmanagementlösungen
(PK-DML) des Verbands für Organisa-
tions- und Informationssysteme (VOI)
bescheinigt. Zusätzlich muss eine Ver-
fahrensdokumentation den Rahmen
für die ordnungsgemäße Nutzung und
den sicheren Betrieb beim Kunden de-
finieren – die Revisionssicherheit im
Zusammenhang mit der elektronischen
Archivierung nicht nur auf technische
Komponenten, sondern auf die gesamte
Lösung einschließlich der Organisation
im Unternehmen. Idealerweise stellt der
Anbieter der digitalen Personalakte ei-
ne passende Musterdokumentation zur
Verfügung, die sich in vergleichbaren
Zertifizierungen bereits bewährt hat und
an die individuelle Kundensituation an-
gepasst werden kann. „Die revisionssi-
chere Archivierung ist ein wesentlicher
Bestandteil der Compliance von Infor-
mationssystemen“, sagt Dr. Silke Keller,
Auditorin der Tüv Informationstechnik
GmbH, Unternehmensgruppe Tüv Nord.
„Nur wer die dahinterstehenden Pro-
zesse durch eine anerkannte externe
Institution auf die Übereinstimmung mit
den Vorgaben überprüfen lässt, ist spä-
ter vor bösen Überraschungen sicher.“
Alles bedacht bei der Projektplanung?
Schon die wenigen diskutierten Stolper-
steine haben klargemacht: Eine Lösung
für die digitale Personalakte einzufüh-
ren, ist kein triviales Unterfangen. Das
Projekt besteht aus unzähligen Teil-
projekten mit internen wie externen
Projektpartnern, deren Fäden in der Per-
sonalabteilung zusammenlaufen. Damit
liegt dort auch die fachliche wie organi-
satorische Verantwortung für den Erfolg
des Projekts. Hier kommt es darauf an,
die einzelnen Aktivitäten von Anfang an
in einem übersichtlichen Projektplan zu-
sammenzufassen und trotz aller Details
nicht die Zusammenhänge aus den Au-
gen zu verlieren.
„Nach meiner Erfahrung verläuft ein
Einführungsprojekt umso reibungs-
loser, je flexibler und pragmatischer es
die Verantwortlichen verstehen, mit der
komplexen Situation umzugehen“, be-
tont Christian Rabiega, der als System-
ingenieur bei IQDoQ ein gutes Dutzend
Personalaktenprojekte begleitet hat.
„Wenn der Projektleiter den Menschen
in den Vordergrund stellt und auch
mit möglichen Projektgegnern ganz of-
fen kommuniziert, lassen sich für alle
Stolpersteine kreative Lösungen entwi-
ckeln.“ Und wo sollte diese Kompetenz
im Unternehmen eher zu finden sein als
in der Personalabteilung?
„Steht der Mensch im Vordergrund, finden
sich für alle Probleme kreative Lösungen.“
Christian Rabiega, Systemingenieur bei IQDoQ
„Das eigene Personal zum Scannen einzu-
setzen, kann schnell zu Frustration führen.“
Roland Schäfer, Projektleiter Personal bei der Agravis Raiffeisen AG