37 Controller Magazin | Special | 2026 Eigene KPIs entwickeln: Ein strukturierter Ansatz Manchmal existiert der KPI, den Sie brauchen, noch nicht. Dann müssen Sie ihn selbst entwickeln. Hier ist ein Framework: Schritt 1: ZIEL DEFINIEREN Was wollen Sie messen? Warum? Ist es überhaupt messbar? Setzen Sie klare Parameter. Das Ziel muss numerisch definierbar sein – qualitativ funktioniert nicht. Schritt 2: GANZHEITLICH DENKEN Welche Auswirkungen hat dieser KPI auf das Unternehmen? Schafft er Synergien zwischen Abteilungen? Oder führt er zu interner Konkurrenz? Ein guter KPI hilft dem gesamten Unternehmen, nicht nur einer Abteilung. Schritt 3: AN PROZESSE ANPASSEN Integrieren Sie den KPI in bestehende Strukturen. Wenn Datenerfassung einen komplett neuen Prozess erfordert, wird der KPI scheitern. Minimieren Sie den Grenzaufwand für die Datensammlung. Schritt 4: UNTERNEHMENSKULTUR BEACHTEN KPIs beeinflussen Verhalten. Welches Verhalten wollen Sie fördern? Achten Sie darauf, dass der KPI positive Dynamiken schafft und nicht toxische Anreizsysteme. Schritt 5: DATENERFASSUNG UND REPORTING Das ist der kritischste Schritt. Können Sie die Daten überhaupt erfassen? Wie aufwendig ist das? Wie werden die Daten ausgewertet? Ohne tragfähiges Reporting-System ist ein KPI wertlos. Schritt 6: ENTSCHEIDUNGEN ERMÖGLICHEN Hilft der KPI, bessere Entscheidungen zu treffen? Kann er mit anderen KPIs kombiniert werden, um ein vollständigeres Bild zu zeichnen? Das ist der eigentliche Zweck. Dashboard und Reporting: KPIs nutzbar machen KPIs sind nur so gut wie ihre Verfügbarkeit. Wenn Daten in Excel-Dateien versteckt oder in separaten Systemen verstreut sind, verlieren sie ihren Wert. Automatisierte Datenerfassung: Manuelle Exporte aus ERP-Systemen sind Zeitverschwendung und fehleranfällig. Moderne Reporting-Lösungen ziehen Daten automatisch aus Quellsystemen – in Echtzeit. Zentrale Datenhaltung: Alle KPIs an einem Ort. Eine Single Source of Truth. Keine verteilten Versionen, keine Inkonsistenzen. Vorgefertigte Templates: Die Entwicklung eigener KPI-Dashboards ist aufwendig. Nutzen Sie vorgefertigte Templates, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Echtzeit-Updates: Niemand sollte wochenlang auf aktuelle Zahlen warten müssen. Mit zentralen Datenbanken können Reports auf Knopfdruck generiert werden – immer aktuell. Integration mit bestehenden Systemen: Ihre Reporting-Lösung muss mit Ihrem ERP kommunizieren können. Kein Unternehmen kann es sich leisten, wegen neuer Software wochenlang stillzustehen. Häufige Fehler bei der KPI-Steuerung Zu viele KPIs: Mehr ist nicht besser. Fokussieren Sie sich auf die 5-10 Kennzahlen, die wirklich zählen. Der Rest ist Rauschen. Fehlende Verantwortlichkeiten: Wer ist für welchen KPI verantwortlich? Wenn niemand zuständig ist, kümmert sich niemand darum. Keine Konsequenzen: Ein KPI ohne Konsequenz ist sinnlos. Was passiert, wenn ein KPI rot wird? Wenn die Antwort „nichts“ ist, können Sie ihn streichen. Statische KPIs: Unternehmen entwickeln sich. KPIs müssen mitwachsen. Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre KPIs noch relevant sind. Vanity Metrics: Kennzahlen, die gut aussehen, aber keine Entscheidungen beeinflussen, sind Zeitverschwendung. Fragen Sie sich immer: „So what?“ Von Daten zu Entscheidungen KPIs sind kein Selbstzweck. Sie existieren, um Entscheidungen zu ermöglichen. Die beste KPI-Landschaft der Welt ist nutzlos, wenn niemand auf Basis der Daten handelt. Controller müssen nicht nur die richtigen KPIs auswählen, sondern auch sicherstellen, dass diese KPIs in Handlungen münden. Das erfordert klare Verantwortlichkeiten, regelmäßige Reviews und die Bereitschaft, Konsequenzen zu ziehen. Am Ende zählt nicht, wie viele Kennzahlen Sie tracken. Sondern wie viele davon tatsächlich bessere Entscheidungen ermöglichen.
RkJQdWJsaXNoZXIy Mjc4MQ==