9 Stellenbesetzung an einem Strang, macht Überstunden, trägt die Last. Was mit Motivation beginnt, endet nach Wochen in Erschöpfung, nach Monaten in Frustration, am Ende in weiteren Kündigungen. Aus einer offenen Stelle können plötzlich zwei oder drei offene Stellen werden. Die zweite Phase ist leiser, aber noch gefährlicher: Ohne Besetzung der Rolle werden Entscheidungen vertagt, Projekte verlieren an Tempo, die Innovationskraft erlahmt. Das Unternehmen verliert seinen Vorsprung nicht durch einen Schlag, sondern durch hundert kleine Verzögerungen, die niemand einzeln sofort bemerkt. Dabei entsteht zusätzlich eine Fehleinschätzung, die sich hartnäckig hält: nämlich, dass eine offene Position dem Unternehmen Kosten spart. Diese Rechnung übersieht, was eine Rolle eigentlich leistet. Fällt ihre Wirkung aus, entsteht ein negativer Deckungsbeitrag – auch wenn die Gehaltszeile leer bleibt. Der eigentliche Schaden bleibt lange unsichtbar Vakanzkosten bestehen aus zwei Blöcken. Der erste ist oft sicht- und buchbar: Überstundenvergütung, Kosten für Krankheitsausfälle, erhöhter RecruitingAufwand. Diese direkten Kosten sind messbar – bilden aber nur rund 30 Prozent des Gesamtschadenspotenzials ab. Der zweite Block bleibt gefühlt unsichtbar: entgangene Wertschöpfung durch ausgebliebene Entscheidungen, verspätete Markteinführungen, verlangsamte Projekte oder nicht gewonnene Aufträge. Eine im Fachjournal Review of Accounting Studies veröffentlichte Untersuchung zeigt, dass die Dauer offener Positionen statistisch signifikant mit sinkender Unternehmensrentabilität korreliert. Bei Schlüsselpositionen machen diese Opportunitätskosten rund 70 Prozent der Gesamtvakanzkosten aus – und sie eskalieren mit jeder weiteren Woche. Zurück zum Project Manager HR-Digitalisierung: Die Projekte laufen weiter – aber ohne Steuerung. Abstimmungen dauern immer länger, Entscheidungen werden vertagt, externe Dienstleister arbeiten oft ins Leere. Was oberflächlich noch wie Stabilität aussieht, ist ein schleichender Wertverlust, der die eingesparten Personalkosten schon längst bei Weitem übersteigt. Zahlen statt Gefühl Neuere Online-Tools setzen an diesem Punkt an. Mit ihnen können auf Basis der monatlichen Personalkosten und individueller Kostenfaktoren die tatsächlichen Vakanzkosten einer Position – aus direkten Zusatzkosten und Opportunitätskosten, in wenigen Minuten errechnet werden. Das Ergebnis überrascht regelmäßig: Die Gesamtkosten einer Vakanz liegen oftmals beim Zwei- bis Vierfachen der reinen Personalkosten. Bei einer mehrmonatigen Vakanz einer Führungsposition werden dies schnell sechsstellige Beträge – Zahlen, die nirgendwo stehen, aber real auf das Unternehmensergebnis wirken. HR kann mit dieser Grundlage diese wichtige Diskussion plötzlich mit Zahlen statt nur “mit Gefühl” belegen – und verändert damit, wie Besetzungsentscheidungen intern bewertet und priorisiert werden. Vakanzen im Vorfeld vermeiden Für Unternehmen kann auch eine Vakanzberatung sinnvoll sein, denn viele lange Vakanzzeiten sind hausgemacht. Das Anforderungsprofil ist beispielsweise unrealistisch formuliert, interne Stakeholder haben widersprüchliche Vorstellungen oder die Position wird schon zum Wer immer nur die leere Stelle sieht, therapiert letztlich nur das Symptom. Vakanzberatung behandelt dagegen die Ursache. dritten Mal besetzt, weil die wahren Kündigungsgründe nie analysiert wurden. Zu oft können diese Fragen im klassischen Recruiting aufgrund fehlender Informationen nicht gestellt werden. Vakanzberatung beginnt daher einen Schritt früher: mit der Analyse, was hinter der Vakanz steckt, bevor die nächste Suche auf der gleichen Basis startet. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Bauunternehmen sucht bereits über sechs Monate erfolglos nach einer Leitung für sein Reorganisationsprojekt. Die Vakanzberatung hinterfragt das Anforderungsprofil und teilt die Rolle auf: ein Fractional CTO für Technologiestrategie und -entscheidungen, ein interner Digital Process Manager für Umsetzung und Tagessteuerung. Beide Rollen sind innerhalb weniger Tage besetzt, das Projekt läuft planmäßig, die Kosten liegen 40 Prozent unter Budget. Ein anderes Muster kennt HR nur zu gut: Fünf Besetzungen auf einer Rolle in den letzten drei Jahren. Eine Ursachenanalyse deckt Mikromanagement bei der Führungsperson als eigentlichen Abgangsgrund auf. Coaching des Vorgesetzten und ein überarbeitetes Rollenprofil sichern den Verbleib der nächsten Besetzung und ersparen dem Unternehmen die nächste kostspielige Recruitmentrunde. Eine strukturierte Vakanzberatung, die Anforderungsprofile an die Marktrealität anpasst, Abbruchpunkte im Besetzungsprozess identifiziert und alternative Modelle wie Interim oder Fractional bewertet, geht in die Tiefe. Das Ergebnis ist dann eine fundierte Entscheidungsgrundlage: was die Vakanz wirklich kostet, welche Lösung am schnellsten wirkt und was sich strukturell ändern muss, damit die nächste Besetzung hält. LUTZ ALTMANN ist einer der Gründer der Karriereweg GmbH. Er begleitet HRVerantwortliche und Geschäftsführungen dabei, Schlüsselpositionen schneller und kostenbewusster zu besetzen.
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