8 Kanzleien im Arbeitsrecht personalmagazin Kanzleien 2026 Was eine unbesetzte Stelle wirklich kostet Von Lutz Altmann HR-Verantwortliche kennen das Gefühl: Die Vakanz ist da, der Druck wächst, aber das Gespräch mit der Geschäftsführung dreht sich im Kreis. Wer Vakanzkosten sichtbar machen kann, verändert diese Diskussion – weil Zahlen die Sprache sprechen, die Entscheider verstehen. Es ist eine Fehleinschätzung, die sich hartnäckig hält: Eine offene Position gilt als Ersparnis. In vielen Unternehmen gehören solche Situationen zum Alltag: Der Project Manager für die geplante HR-Digitalisierung fällt kurzfristig auf unbestimmte Zeit aus. Die laufenden Projekte müssen jedoch fortgeführt werden. Die Geschäftsführung wartet noch ab. HR weiß direkt: Das wird nicht lange gut gehen. Was HR meist nicht in der Hand hat, sind Zahlen, die belegen, wie teuer dieser Stillstand gerade wird – und wie schnell er eskaliert. Warum Vakanzkosten ein starkes Argument sind, das HR einsetzen muss und welche Möglichkeiten es gibt, sie messbar zu machen, soll im Folgenden beleuchtet werden. Für HR-Verantwortliche ist eine Vakanz selten nur eine offene Position, die schnell besetzt werden muss. Sie ist – bis die Zeit für eine geordnete Nachfolge längst verstrichen ist. Laut Gallup Engagement Index 2025 entgingen der deutschen Wirtschaft circa 119 Milliarden Euro durch innere Kündigungen und die damit verbundenen Produktivitätseinbußen. HR erkennt diese Risiken oft früher als andere – aber ohne belastbare Zahlen bleibt das Gespräch über Risiken und mögliche Maßnahmen schwierig. Der entscheidende Hebel ist dabei oft unsichtbar: der wirtschaftliche Schaden, den eine unbesetzte Schlüsselposition jeden Tag “anrichtet”. Wer dieses Schadenspotenzial sichtbar machen kann, führt die Diskussion über Vakanzen auf einer anderen Ebene. Eine unbesetzte Schlüsselposition schadet in zwei Phasen. Die erste ist die Kompensationsfalle: Das Team zieht noch oft auch der sichtbare Ausdruck eines Problems, das tiefer liegt: ein Team, das schnell überlastet ist. Eine Geschäftsführung, die Geduld fordert. Ein Prozess, der stockt. Und der Druck, das alles gleichzeitig zu managen, ohne die richtigen Hebel selbst in der Hand zu haben. Vakanz ist mehr als eine offene Stelle Dabei gibt es eine weitere Perspektive, die im Alltag leicht übersehen wird: die latenten Vakanzen. Der Vertriebsleiter, der innerlich schon längst gekündigt hat. Die High Performerin, die gerade ein externes Angebot prüft. Der Produktionsleiter, dessen Renteneintritt näher rückt und dessen Wissen nirgendwo dokumentiert ist. Diese Risiken wirken im Hintergrund
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