Basic HTML-Version
fachbeiträge
34
wirtschaft + weiterbildung
11/12_2011
wortlich die Projektassistenz, damit ist
aktives Projektmanagement schon heute
gelebter Assistentinnenalltag.
„Der Beruf der Assistentin oder des As-
sistenten ist abwechslungsreich und
fordernd. Er wird von Außenstehenden
meist ganz falsch gesehen – wir sind sehr
viel mehr als nur Dienstleister, die dem
Chef zuarbeiten“, sagt Ulrike Weiß, die
den Großteil ihres Erwerbslebens als As-
sistentin bei Merck verbracht hat. Die ge-
lernte Stenokontoristin, die sich im Laufe
der Jahre stetig weiterqualifiziert hat,
ist überzeugt, dass eine Assistentin nur
genau so gut sein kann, wie ihr Chef es
zulässt: „Je mehr Verantwortung er dele-
giert, desto eher kann sich seine Mitarbei-
terin in ihrem Job verwirklichen.“
Die steigende Internationalität in Unter-
nehmen erfordert gute Sprachkenntnisse,
interkulturelle Kompetenzen und welt-
weite Organisations-Skills. Auch das Ver-
anstaltungs- und Event-Management lan-
det immer häufiger bei der Assistentin.
Neben klassischen Bürokommunikations-
fähigkeiten brauchen diese heute solide
BWL-Kenntnisse: Budgetplanung und die
Erarbeitung von Kennzahlen sind längst
zu alltäglichen Aufgaben geworden.
Durch sinkende Präsenzzeiten des Chefs
und die steigenden Informationsmen-
gen werden ein noch systematischeres
Aufnehmen, Filtern, Aufbereiten sowie
Strukturieren von Informationen für das
Funktionieren des Vorzimmers essenziell.
Fazit: Das Office wird immer mehr zur
Schnittstelle zahlreicher Prozesse – und
eine Fokussierung der Mitarbeiter auf die
jeweilige Aufgabe damit unverzichtbar.
„Die Auswahl meiner Assistentin ist für
mich ebenso wichtig wie die jedes lei-
tenden Angestellten“, betont Dr. Michael
Wilk, Leiter der globalen organischen Syn-
theseproduktion bei Merck in Darmstadt.
Von seinem Vorzimmer aus wird ein welt-
weites Netzwerk von Produktionsstand-
orten koordiniert. Ohne die ausgeprägte
Kommunikationsfähigkeit und die inter-
kulturelle Kompetenz seiner Office-Mana-
gerin wäre dies kaum denkbar, davon ist
der Verfahrensingenieur überzeugt. „Die
Qualifizierung meiner Assistentin ist für
mich essenziell – es geht schließlich um
meine persönliche Entlastung und im Ex-
tremfall um meine eigene Performance,
wenn Reisen platzen würden, Präsenta-
tionen nicht funktionieren oder Daten
und Fakten fehlten.“ Im jährlichen Mit-
arbeitergespräch vereinbart Wilk deshalb
mit seiner Assistentin passend zu deren
erweitertem Aufgabenrahmen ein persön-
liches Entwicklungsziel.
Weg zur „Professionellen
Merck Assistenz“
„Heute ist die Assistenz mehr denn je die
rechte Hand des Chefs, die ihren Vorge-
setzten steuert und eigenverantwortlich
für ihn plant“, bestätigt Dr. Waltraud
Hellmann, Leiterin der Personal- und Or-
ganisationsentwicklung des Pharma- und
Chemieunternehmens. Das zugrunde lie-
gende Potenzial für Sachbearbeiteraufga-
ben müsse man künftig noch besser nut-
zen. Doch die Bandbreite der Office-Ba-
sisqualifikationen bei Merck ist groß. Sie
reicht von der klassischen Sekretärin über
Quereinsteiger ohne kaufmännische Aus-
bildung bis zur heutigen Kauffrau für Bü-
rokommunikation. „Hier braucht es sys-
tematische Angebote, um innerhalb des
Unternehmens Durchlässigkeit und Flexi-
bilität zu schaffen und ein durchgängiges
Globalisierung und Internationalisierung,
Arbeitsverdichtung und Tempozuwachs,
Aufgabendichte und Themenkomplexität,
Team- und Projektarbeit, neue Kommuni-
kationstechnologien – die Zukunft der Ar-
beit macht auch vor den Vorzimmern und
Back-Offices von Führungskräften nicht
halt. Egal, ob Daten- und Informations-
schutz, Trainingsmaßnahmen für Mitar-
beiter oder Arbeitssicherheit – zahlreiche
neue Aufgaben im Verwaltungsbereich
müssen mittlerweile in Unternehmen
zentral koordiniert und gesteuert werden.
„Themenbreite und Selbstständigkeit un-
serer Office-Mitarbeiterinnen sind in den
letzten Jahren stark gestiegen – heute
werden ganze Arbeitspakete von Assis-
tentinnen betreut“, sagt dazu Dr. Andreas
Pies, damals Leiter der Pharmaproduk-
tion. Er hat die Arbeitssicherheit im admi-
nistrativen Bereich seines Betriebs schon
vor einiger Zeit in die Hände seiner As-
sistentin gelegt und ist überzeugt: „Vie-
lerorts schlummern im Office wertvolle
Potenziale, die ungenutzt bleiben.“
Anforderungen haben sich
deutlich verändert
Die häufige Abwesenheit des Chefs stei-
gert die Koordinationsaufgaben der Assis-
tentinnen. Aufgrund von Reisen oder
verschiedenen Standorten ersetzen virtu-
elle Teams Präsenzkontakte und fordern
moderne Office-Arbeiterinnen besonders.
Die steigende Aufgabendichte ihrer Vor-
gesetzten erhöht die Delegation von Lei-
tungsaufgaben an die Assistenz. Durch
die Intensivierung von Projektarbeit des
Chefs sind Assistentinnen heute mehr
denn je in Projekte involviert. Häufig
übernimmt das Vorzimmer eigenverant-
Schaltstelle im
Führungsgetriebe
BACK-OFFICE.
Im reibungslosen Führungsgeschehen leisten Assistentinnen und Office-
Manager einen wichtigen Beitrag. Mit strategischen Qualifizierungsmaßnahmen sorgt
die Merck KGaA in Darmstadt dafür, dass ihr Office-Bereich optimal aufgestellt ist.