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personalmagazin 01 / 15
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MANAGEMENT
_E-PROCUREMENT
geringere Aufwand wichtig, den eine E-
Procurement-Lösung bedeute, sondern
es sei die strategische Steuerung, die im
Fokus stehe. E-Procurement bedeute für
HR nicht, Kosten zu sparen, sondern vor
allem Informationen über den aktuellen
Weiterbildungsbedarf zu erhalten – die
man sonst nicht bekommen hätte. Die
Personalentwicklung erkenne meist
schnell, dass sie mithilfe der zentral aus-
wertbaren Daten die Qualität der Weiter-
bildung anhand von Kennzahlen steuern
kann und durch die Automatisierung im
elektronischen Einkaufsprozess mehr
Freiraum für sie entstehe.
Entlastung für Personaler
Das bestätigt Anja Märtens vom Per-
sonalbereich der MVV Energie AG aus
Mannheim. In der Vergangenheit habe
jede Abteilung die Seminare selbst ge-
bucht und über Dienstreisekosten abge-
rechnet. Das machte die budgetseitige
und thematische Erfassung aufwendig.
Heute arbeitet das Unternehmen mit
der Semigator Corporate-Lösung als
Beschaffungsplattform für Weiterbil-
dungsleistungen, was den HR-Bereich
entlaste. „Die Entlastung hilft, sich auf
unsere Kernaufgabe zu konzentrieren:
die strategische Gestaltung des Weiter-
bildungsangebots. Die Kennzahlen, die
Semigator über die Buchungen in unse-
rem Unternehmen liefern kann, sind ein
wichtiger Baustein dafür“, so Märtens.
Aus einem vordefinierten Seminarkata-
log mit präferierten Schulungsanbietern
wählen die Abteilungen ihre Seminare
aus und buchen über die Beschaffungs-
plattform. Die Aufgabe der Personalab-
teilung ist es dabei, die Mitarbeiter zu
beraten und nicht mehr aktiv in den
Buchungsprozess einzugreifen, da die
komplette Buchungsabwicklung beim
Seminaranbieter über Semigator als Be-
schaffungsplattform läuft.
Weil Personalbereich und Einkauf bei
der Konzeption und Einführung eng zu-
sammenarbeiten mussten, hat man bei
der MVV Energie AG die Aufgaben und
Zuständigkeiten von Anfang an klar de-
finiert. Der Einkauf übernahm die tech-
nische Betreuung und zeichnete für die
Schnittstelle zur IT verantwortlich, der
Personalbereich sorgte für die strate-
gische Gestaltung des Angebots, erfasst
die Kennzahlen und bereitet sie für das
Bildungscontrolling auf.
Weniger Kosten, mehr Transparenz
Das
Pharmaunternehmen
Sanofi-
Aventis, ein weiterer Semigator-Refe-
renzkunde, setzte ein gemeinsames
Projektteam aus Einkauf und Perso-
nalentwicklung ein. Beide Abteilungen
verfolgten mit dem Projekt klare Ziele.
Für den Einkauf war es in erster Linie
wichtig, in einem unternehmensweiten
Projekt zur Kosten- und Prozessopti-
mierung aus einem unübersichtlichen
Portfolio von rund 600 Weiterbildungs-
anbietern einen zentralen Einkaufska-
talog zu erstellen. Dieser sollte neben
schlanken Prozessen und Kostentrans-
parenz ermöglichen, mit den Weiterbil-
dungsanbietern attraktive Konditionen
auszuhandeln. Für die Personalabtei-
lung lag der Schwerpunkt in dem Pro-
jekt darin, das externe wie interne Schu-
lungsangebot optimal abzubilden und
eine inhaltliche Konsolidierung der An-
bieter vorzunehmen. Außerdem sollte
der Such- und Bestellprozess für die
Mitarbeiter einfacher werden.
„Vor der Einführung der Beschaffungs-
plattform bestand die Befürchtung, dass
durch einen zentralen und externen
Weiterbildungskatalog die internen
Angebote an Sichtbarkeit verlieren und
Mitarbeiter in externe Schulungen ab-
wandern“, beschreibt Rebekka von Zeh-
men von der Sanofi-Personalentwicklung
die internen Bedenken. Also wurden die
internen Seminarangebote in den Wei-
terbildungskatalog integriert und in
ein Ranking einbezogen, mit dem die
bevorzugten Angebote gezielt angezeigt
werden. Da die Daten über die gebuch-
ten Seminare wieder an Sanofi-Aventis
zurückfließen, erlebe das Unternehmen
eine neue Weiterbildungstransparenz.
„Die Reportings und die persönliche
Weiterbildungshistorie der Mitarbeiter,
die wir einmal im Monat erhalten, sor-
gen für eine hohe Transparenz, die wir
vorher so nicht hatten“, lautet das Fazit
von Rebekka von Zehmen.
GUDRUN PORATH
ist Jour-
nalistin und Fachautorin in
Uslar bei Göttingen.
In einem Projektteam sollten die Ziele für eine zentrale elektronische Beschaffungs-
plattform für Weiterbildungsleistungen klar definiert sein. Aus den Aufgaben, die sich
daraus ableiten, lassen sich die Kernkompetenzen von Einkauf und HR ablesen.
Naturgemäß ist der Einkauf vor allem an günstigen Einkaufskonditionen interessiert und
daran, den Einkaufsprozess möglichst automatisiert und ohne großen Aufwand abzuwi-
ckeln. Ist bereits ein zentrales, elektronisches Beschaffungssystem im Unternehmen eta-
bliert, bildet der Einkauf die Schnittstelle zur IT. Er verhandelt die Rahmenbedingungen
und Sonderkonditionen mit den im internen Seminarkatalog gelisteten Anbietern.
Die Personalentwicklung hat die strategische Ausrichtung des Weiterbildungsangebots
im Blick. Sie muss den individuellen Bedarf an Weiterbildungsdienstleistungen in einer
gleichbleibenden Qualität abdecken und den Mitarbeitern ein attraktives Angebot ma-
chen. Über vordefinierte Kriterien steuert sie das Angebot und die Auswahl der Seminare.
Auf diese Weise ist es zum Beispiel auch möglich, von den Fachabteilungen präferierte
Angebote in den Katalog aufzunehmen und nur für bestimmte Mitarbeiter freizuschal-
ten. Die Fachabteilungen bleiben damit autonom in der Auswahl ihrer Anbieter, sind mit
ihrem Weiterbildungsangebot aber dennoch Bestandteil des Seminarkatalogs.
Einkauf und HR an einem Tisch
ZUSAMMENARBEIT