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Organisation
_Workforce Management
personalmagazin 06 / 14
D
ie Medical Contact AG mit Sitz
in Essen wurde 2002 gegrün
det und ist ein auf die telefo
nische Gesundheitsberatung
spezialisierter Dienstleister für Kran
kenversicherungen und Unternehmen.
Durch schriftliche Informationen, tele
fonische Beratung und bei Bedarf auch
durch persönliche Hausbesuche erhalten
die von der MedicalContact AG betreu
ten Versicherten oder Mitarbeiter von
Unternehmen direkte Unterstützung,
um ihre individuellen gesundheitlichen
Belastungen zu bewältigen. Das Ziel ist
eine deutliche Steigerung der gesund
heitsbezogenen Lebensqualität.
Schluss mit der manuellen Planung
Mit mehr als zehn Jahren Erfahrung
in der Gesundheitsberatung kennt die
Medical Contact AG die gesundheitsbe
zogenen Bedürfnisse der Menschen und
hat wirksame Strategien entwickelt, wie
die Betroffenen befähigt und motiviert
werden, ihr persönliches Gesundheits
verhalten an ihre jeweiligen Beschwer
den anzupassen. Über 1,5 Millionen Be
ratungskontakte pro Jahr sind die Basis
des Unternehmenserfolgs als einer der
Von
Gunda Cassens-Röhrig
führenden Anbieter in der professionel
len Gesundheitsberatung.
Der Erfolg des Unternehmens und die
große Anzahl von telefonischen Kontak
ten führten dazu, dass die Personalein
satzplanung nicht wie bisher manuell in
Excel durchgeführt werden konnte. Vero
nika Frinken, Leiterin des Fachbereichs
Personal, und Mirca Habel, Leiterin des
Fachbereichs Service Center, waren sich
daher schnell einig, dass das bisherige
Zeitwirtschaftssystem abgelöst werden
sollte, um ein neues System einzufüh
ren, das den gesamten Ansprüchen des
Unternehmens gerecht wird.
Workforce Management aus
einer Hand
Heute setzt das auf Gesundheitsbera
tung spezialisierte Unternehmen auf
das Workforce Management der GFOS
mbH aus Essen. „Wir sind durch Arti
kel in Fachmagazinen und Anbieter
übersichten auf die GFOS aufmerksam
geworden. Einen ersten Kontakt gab es
dann auf der Call-Center-World in Ber
lin“, erzählt Mirca Habel. „Überzeugt
hat uns die zukunftsorientierte und
nachhaltige Lösung durch die hohe Fle
xibilität und Parametrierbarkeit. Wir
konnten die Softwarelösung komplett
auf die Besonderheiten und Bedürfnisse
unseres Unternehmens anpassen. Ein
weiterer sehr wichtiger Faktor war, dass
wir bei GFOS die Zeitwirtschaft, die Per
sonaleinsatzplanung, das Wunschbuch,
den Workflow und die Zutrittskontrolle
aus einer Hand erhalten. Das bietet in
diesem Umfang fast niemand an“, nennt
sie den Grund, weshalb sich das Unter
nehmen für das Workforce Management
von GFOS entschieden hat.
Schrittweise Einführung
Die Einführung des neuen Systems er
folgte Schritt für Schritt. „Da wir uns
intensiv mit allen Anforderungen und
Daten auseinandersetzen mussten, hat
die Systemeinführung schon einen gro
ßen Aufwand bedeutet“, ergänzt Veroni
ka Frinken und fährt fort: „Daher haben
wir uns entschieden, erst die Zeitwirt
schaft einzuführen. Schließlich stellen
die dort hinterlegten Arbeitszeitmodelle
auch die Grundlage für die Personalein
satzplanung dar.“ Nachdem die Zeitwirt
schaft erfolgreich in den Echtbetrieb ge
gangen war, begann das Unternehmen
damit, die Personaleinsatzplanung auf
zubauen.
Mitarbeiter, die bei der Medical
Contact AG nicht in der Telefonberatung
tätig sind, arbeiten in Gleitzeit. „Durch
den Einsatz des Zeitwirtschaftssystems
der GFOS werden Zeit und Kosten ge
spart, da Korrekturen, die Beantragung
von Urlaub et cetera automatisch über
den Workflow erfolgen. Des Weiteren ist
die Transparenz gestiegen und alles geht
ein wenig schneller und einfacher, was
dazu führt, dass das System gut von den
Transparent, flexibel, gerecht
Serie.
Die Medical Contact AG hat sich beim Workforce Management von Excel verab
schiedet. Nun steuert die Firma die gesamten Prozesse mit einer Softwarelösung.
Serie
• Ausgabe 05/2014: HR-Megatrends fordern Personal
abteilungen heraus
• Ausgabe 06/2014: Workforce Management in der Praxis
• Ausgabe 07/2014: Aussagekräftige HR-Kennzahlen
In Zusammenarbeit mit