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Bei Fragen wenden Sie sich bit te an
Papierakten sind diese Anforderungen
kaum noch zu erfüllen. Über Sharepoint
werden alle Dokumente versioniert, mit
Metadaten wie Autor, Schlagworten, Er-
stellungs- und Veränderungsdatum ver-
sehen und gespeichert. Dabei schützen
automatisch erstellte Sicherungskopien
vor Verlust. Im Unterschied zur Ablage
in einer herkömmlichen Ordnerstruk-
tur werden alle digitalen Formate durch
den Suchindex erfasst, inklusive der
E-Mail-Korrespondenz. So befinden sich
sämtliche Daten eines Mitarbeiters vom
Bewerbungsanschreiben bis zum Ar-
beitszeugnis nach dem Ausscheiden in
einem einzigen integrierten System und
lassen sich schnell auffinden.
Individuelle Workflows sollten
gemeinsam definiert werden
Die digitale Personalakte allein schafft
noch keine optimale Effizienz. Denn
grundsätzlich gilt, dass sich die Prozes-
se in der Personalarbeit durch eine hohe
Dynamik auszeichnen – ein Merkmal,
welches die eingesetzte Software natür-
lich auch abbilden muss.
Ein Beispiel hierfür ist die Meldung
von Daten an Dritte, etwa an den Sozi-
alversicherungsträger. Weitere typische
Aktivitäten sind regelmäßig anfallende
Vorgänge wie Mitarbeitergespräch, Ziel-
vereinbarung, Leistungsbeurteilung
und entsprechende, daraus abgeleitete
Maßnahmen. In diesen üblicherweise
zyklisch organisierten Vorgängen müs-
sen Aktivitäten gestartet und in der Re-
gel auch Ergebnisse entgegengenommen
und dokumentiert werden. Das Gleiche
gilt für unregelmäßig vorkommende Er-
eignisse, etwa bei Elternzeit.
Ein erfahrener Dienstleister wird die
Workflows, die sich aus diesen Vorgän-
gen ergeben, gemeinsam mit dem An-
wender definieren und entsprechend im
System programmieren und hinterlegen.
So können bestimmte Prozesse – etwa
Benachrichtigungen an zuständige Ver-
antwortliche verschicken – automatisiert
ablaufen. Dadurch ist sichergestellt, dass
jeder Vorgang gemäß den gesetzlichen
Vorgaben abläuft und auch die internen
Compliance-Regelungen eingehalten
werden.
Darüber hinaus lassen sich mit Sha-
repoint auch persönliche Terminplaner
und Gruppenkalender in diese Pro-
zesse einbinden und Wiedervorlagen
verwalten, sodass Fristen verlässlicher
eingehalten werden. Ebenso wird ein
kompetenter Integrator Vertreterrege-
lungen und Eskalationsstufen einrich-
ten, um Verzögerungen im Workflow so
gering wie möglich zu halten.
Kooperative Zusammenarbeit und
Integration digitaler Kanäle
Sharepoint-basierte Lösungen bieten
eine weitere wertvolle Funktion, die zu-
nehmend die Geschwindigkeit und Qua-
lität von Geschäftsprozessen beeinflusst:
die Kollaboration. Für die Personalabtei-
lung bedeutet dies beispielsweise die
Zusammenarbeit mit dem Fachbereich,
der Personal- oder Fortbildungsbedarf
anmeldet; oder mit der Unternehmens-
führung, die eine Personalpolitik mit ab-
geleiteter Strategie vorgibt. Nicht zuletzt
zählt dazu auch das Bewerbermanage-
ment – Interessenten finden den Weg
zu einem Unternehmen immer häufiger
über digitale Anzeigen und Social-Me-
dia-Plattformen. Auch hier bietet Share-
point die notwendigen Features, um die-
se Kanäle zu integrieren.
Transparente Fortbildungsmaßnah-
men und -ergebnisse
Durch die Integration von MS Office und
anderen Elementen wie Wikis, Blogs
und Teamsites in Sharepoint, erreichen
Personalabteilungen ihre Zielgruppen
ohne hemmende Einstiegshürden. Das
macht sich in der Praxis insbesondere
im Bereich der Fort- und Weiterbildung
der Mitarbeiter positiv bemerkbar: In-
zwischen setzen viele Unternehmen
E-Learning-Modelle ein. Ein erfahrener
Dienstleister kann derartige E-Learning-
Angebote nahtlos in die Sharepoint-
basierte Personalakte integrieren. So
entsteht ein intelligentes, transparentes
und jederzeit nachvollziehbares Zusam-
menspiel zwischen der Veranlassung
von Fortbildungsmaßnahmen, der Mes-
sung der Ergebnisse und der abschlie-
ßenden Auswertung.
Dr. Michael Bark
ist
Geschäftsführer der Evodion
Information Technologies
GmbH.
Auf der Sharepoint-Plattform als Basis für die digitale Personalakte lassen sich auch
weitere, die HR-Prozesse unterstützenden, Funktionen abbilden.
Quelle: EVODION INformation TEchnologies GMBH
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