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Organisation
_Dokumentenmanagement
personalmagazin 06 / 14
A
dministrative
Aufgaben,
Personalentwicklung durch
bedarfsgerechte Fort- und Wei-
terbildungen sowie nachhalti-
ges Wissensmanagement: Angesichts
immer komplexerer Aufgaben stehen
heute auch die Personalabteilungen vor
der Herausforderung, ihre Arbeitsabläu-
fe möglichst effizient zu gestalten. Die
Einführung digitaler Personalakten auf
Basis vonMicrosoft Sharepoint kann Per-
sonalabteilungen, insbesondere kleiner
und mittelständischer Unternehmen, die
kein umfassendes Softwareprogramm
benötigen, bei dieserArbeit unterstützen.
Je nach Bedarf ist die Plattform in drei
Von
Michael Bark
Varianten erhältlich, wobei die Ein-
stiegsversion „Sharepoint Foundation“
kostenlos zur Verfügung steht und für
die Einführung der digitalen Personal-
akte bereits ausreicht. Daher eignet sich
Sharepoint besonders für kleinere und
mittelständische Unternehmen, die kei-
ne so umfassende Software wie zum Bei-
spiel „SAP HR“ benötigen.
Ein elektronischer Aktenschrank für
Office-Dokumente und Scans
Im Zentrum der digitalen Personalakte
auf Sharepoint-Basis steht der elektro-
nische Aktenschrank mit den papierlo-
sen Akten inklusive virtuellem Akten-
deckel. Hierin befinden sich sämtliche
Office-Dokumente und gescannte Doku-
mente, zum Beispiel Zeugnisse, Ergeb-
nisse von Weiterbildungslehrgängen,
Protokolle von Mitarbeitergesprächen,
Verträge sowie eingehende beziehungs-
weise ausgehende Korrespondenz zu ei-
nem Vorgang. Die digitale Personalakte
lässt sich bei Bedarf auch parallel von
mehreren Mitarbeitern bearbeiten – das
spart Kopierkosten und Verzögerungen
bei der Bearbeitung werden vermieden.
Da Medienbrüche entfallen, werden
Bearbeitungsprozesse deutlich effizi-
enter. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquo-
te, weil weniger Daten manuell erfasst
werden müssen. Nicht zuletzt ist die
digitale Personalakte zukunftssicher:
sie kann auf allen Windows-Server-Be-
triebssystemen laufen, auch in einer vir-
tualisierten Umgebung, ist Cloud-ready,
lässt sich von allen gängigen Browsern
aus bedienen und ermöglicht auch den
Zugriff per Tablet.
Datenschutzanforderungen und
Compliance-Vorgaben einhalten
Die Einhaltung von Datenschutzgeset-
zen, regulatorischen Anforderungen
und unternehmensinternen Compli-
ance-Vorgaben, die Vertraulichkeit hin-
sichtlich Gehaltsvereinbarungen oder
Abmahnungen sowie der angemessene
Umgang mit Bewerbungskorrespondenz
lassen sich im Grunde nur noch mit ei-
nem IT-gestützten System meistern.
Weil die Personalakte personenbe-
zogene und teils hoch sensible Daten
enthält, muss sie unter Verschluss
gehalten werden und darf nur einem
entsprechend autorisierten Personen-
kreis zugänglich sein. Mit klassischen
Kleine Lösung für kleine Firmen
ALTERNATIVE.
Gerade der Mittelstand braucht nicht immer die ganz große Lösung – er
kann Personalakten auch mit Sharepoint verwalten. Wir zeigen Vorteile und Grenzen.
Die Frage, ob ein großes Dokumentenmanagementsystem benötigt wird oder ob
bereits die kostenlose Version „Sharepoint Foundation“ ausreicht, muss individuell
entsprechend der Anforderungen im Unternehmen entschieden werden.
Sharepoint erhebt nicht den Anspruch, den Leistungsumfang eines dedizierten Enter-
prise Content Management Systems (ECM), eines Ressourcenplanungssystems (ERP)
oder Dokumentenmanagementsystems (DMS) zu erreichen. Unternehmen, die hohe
Anforderungen an das umfassende Management aller elektronischen Inhalte im ganzen
Unternehmen haben, müssen ein entsprechend leistungsstarkes ECM beziehungsweise
DMS einsetzen. In diesem Fall würde man Sharepoint dann nur noch punktuell gebrau-
chen, zum Beispiel speziell für den Bereich Intranet oder für die Zusammenarbeit bei
der Projektarbeit. Hier sollte dann kritisch geprüft werden, ob die zusätzliche Komple-
xität gerechtfertigt ist. Zu bedenken sind dabei Schulungsaufwände, Einarbeitung, Be-
trieb, das Vorhalten von Know-how und Ähnliches. Gegebenenfalls gibt es unter solchen
Umständen für ein Intranet auch pragmatischere, kleinere Lösungen.
Anforderungsumfang beachten
Praxisbeispiel
Praxistipp