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personalmagazin 05 / 14
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Spezial
_personalmessen
Bei Fragen wenden Sie sich bit te an
S
chokolade von Ritter Sport wird
unter dem Motto „Quadratisch,
praktisch, gut“ täglich in ver-
schiedenen Sorten produziert.
Das noch immer familiengeführte Un-
ternehmen Alfred Ritter GmbH & Co.
KG mit Sitz in Waldenbuch vertreibt in
rund 90 Länder Schokolade und blickt
auf eine 100-jährige Geschichte zurück.
Rund 1.000 Mitarbeiter sind derzeit für
das Unternehmen tätig.
Um die Wettbewerbsfähigkeit langfris-
tig zu sichern, war eine Reform des Pla-
nungswesens zwingend erforderlich. Ziel
war es, flexibler und schneller auf Be-
darfe und Märkte reagieren zu können.
Eine wichtige Rolle spielen dabei die
Personalprozesse: Bedarfe und Qualifi-
kationen sollten schrittweise in die Pla-
nung einfließen. Gleichzeitig standen die
Themen höhere Transparenz, ein straffes
Kostenstellenmanagement sowie mehr
Planungsqualität und Flexibilität auf der
Agenda. Eine umfassende Potenzial- und
Prozessanalyse überzeugte das Unter-
nehmen vom Nutzen eines bedarfs- und
kostenoptimierten Personaleinsatzes.
Man entschied sich für eine modulare
Workforce-Management-Lösung des
Softwareanbieters Atoss.
Effizientes Arbeitszeitmanagement
Nach einer zweimonatigen Pilotphase
wurde die bestehende Zeitwirtschaft ab-
gelöst. Die zentrale Zeiterfassung mit auf-
wendigen Prozessen für Datenpflege und
Personalverwaltung wurde ersetzt durch
Arbeitszeitmanagement, Workflow-Ma-
Von
Elke Jäger
nagement sowie „Employee and Manager
Self Service“ von Atoss. Dank intuitiver
Bedienung war kaum Schulungsaufwand
notwendig, sodass bereits nach sechs
Monaten der Echtbetrieb startete. Die
Lösung ist so nutzerfreundlich, dass die
Mitarbeiter sie rasch akzeptierten.
Die Ziele Dezentralisierung der Zeit-
erfassung und Einführung eines integ-
rierten Arbeitszeitmanagements waren
schnell erreicht. Die messbaren Effekte:
80 Prozent weniger Rückfragen in der
Personalabteilungs sowie 70 Prozent
weniger Aufwand für das Antragswesen
durch die durchgängige Abbildung un-
terschiedlicher Workflows. Heute kön-
nen die Mitarbeiter imMitarbeiterportal
bequem Zeit- und Abwesenheitsdaten
einsehen und Workflows wie Urlaubs-
anträge anstoßen. Die Zeitwirtschafts-
daten werden jetzt auch automatisch an
das Lohn- und Gehaltssystem von SAP
übertragen.
Planungsqualität im Fokus
Nachdem das Arbeitszeitmanagement
implementiert war, kamen die bis dato
manuellen Planungsprozesse auf den
Prüfstand. Mangels verfügbarer Daten
konnten Personaleinsatz und Auftrags-
volumen nur unbefriedigend aufeinan-
der abgestimmt werden. Dies hatte häu-
fig teure Unter- und Überdeckungen zur
Folge. Bisher konnte das Unternehmen
nicht flexibel und schnell auf Schwan-
kungen der Auftragslage reagieren. Au-
ßerdem war der manuelle Planungspro-
zess fehleranfällig und zeitaufwendig.
Die IT-gestützte Personaleinsatzpla-
nung schaffte Abhilfe. Dass diese voll-
ständig in das Arbeitszeitmanagement
integriert ist, sind jetzt alle Informatio-
nen in Echtzeit verfügbar. Anwesenheits-
daten auf Knopfdruck erleichtern die
Disposition. Anpassungen des aktuellen
Personalbedarfs erfolgen nicht mehr auf-
grund von subjektiven Beweggründen
und Erfahrungswerten. Heute erstellt
das Unternehmen die Personaleinsa-
tzpläne kostenoptimiert und berück-
sichtigt saisonale und sortenbezogene
Bedarfsschwankungen. Personalbedarf,
Qualifikationen, individuelle Regelungen
und aktuelle Saldenstände der Mitarbei-
ter fließen automatisch in die Planung
ein. Darüber hinaus liefert liefert ein
Business-Intelligence-Tool aussagekräf-
tige Managementanalysen.
Die Schokoladenseite der Arbeit
Praxis.
Mit einer IT-gestützten Personaleinsatzplanung und flexiblen Arbeitszeiten
berücksichtigt Ritter Sport sortenbezogene und saisonale Schwankungen.
„Unsere Ziele waren mehr Transparenz, weniger
administrativer Aufwand und mehr Planungsqualität.
Heute sind wir nicht nur flexibler und schneller in
den Planungsprozessen, sondern auch genauer.“
Frank Rambow, Leiter Personalbetreuung, Alfred Ritter GmbH & Co. KG