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SPEZIAL
_OUTSOURCING
personalmagazin 11 / 14
Kosten langfristig zu optimieren. Die
Kosten für die Dienstleistungserbrin-
gung können sich an den vereinbarten
Service Level Agreements (SLA) orien-
tieren oder sie werden auf Basis des Do-
kumentenvolumens, welches verarbeitet
wird, kalkuliert. Aus Fixkosten werden
bedarfsorientierte, variable Kosten und
im Zuge der Spezialisierung des Dienst-
leisters sowie der Nutzung der exter-
nen genormten IT-Infrastruktur großer
Rechenzentren kann von den positiven
Skaleneffekten profitiert werden.
Der Fokus alleine auf der Kostenseite
wäre zu eng
Für den HR-Bereich sind Outsourcing-
modelle gefragt, die den alleinigen Fo-
kus nicht auf die Kostenseite legen.
Vielmehr ist es wichtig, im Rahmen
des Outsourcing-Projektes die beste-
henden Prozesse gemeinsam mit dem
Dienstleister zu analysieren und die
Prozesskomplexität an die tatsächlichen
Anforderungen des Unternehmens an-
zupassen. Jeder weiß, wie aufwendig
und manchmal auch schwierig es sein
kann, althergebrachte Prozesse zu ver-
einfachen. In Zusammenarbeit mit ei-
nem Outsourcing-Dienstleister müssen
diese infolge der vertraglichen Verein-
barungen umgesetzt werden. Der Out-
sourcing-Ansatz kann auf diesem Weg
die Prozessoptimierung/-standardisie-
rung aktiv fördern.
Auch die IT-Qualität externer Dienst-
leister ist auf einem sehr hohen Niveau.
Ängste hinsichtlich Datenschutz und
Datensicherheit sind verständlich, aber
letztlich unbegründet. Jeder seriöse
Dienstleister ist zertifiziert und lässt
sich bei Bedarf zusätzlich vom Kunden
auditieren. Zudem wird die Nutzung
moderner Hochleistungsrechenzentren
möglich. Diese verfügen über eine be-
sonders leistungsfähige und ausfallsi-
chere Infrastruktur sowie qualifiziertes
Fachpersonal. Sie sind mit allen erforder-
lichen Einrichtungen für IT-Security und
Gebäudesicherheit ausgestattet und wer-
den regelmäßig zertifiziert. Damit wird
ein Höchstmaß an Sicherheit geboten,
das sich viele Unternehmen eigenständig
nicht leisten können.
Beim Business Process Outsourcing
werden Kosten und Verantwortung für
den laufenden Betrieb der HR-Syste-
me durch den Dienstleister getragen.
Letztlich haftet der Dienstleister für die
Richtigkeit seines Handelns und nicht
zuletzt auch für Geheimhaltung und
Datensicherheit. Die Besichtigung von
Arbeitsplätzen sowie Technik und Sicher-
heitseinrichtungen vor Vertragsabschluss
ist empfehlenswert, um Datenschutz- und
Sicherheitsbedenken auszuräumen.
Erwartungshaltungen an den
Dienstleister genau definieren
Damit das Outsourcing gelingt, ist es
wichtig, dass die Erwartungshaltungen
an den Dienstleister genau definiert
werden. Eine gemeinsame Analyse der
Prozesse und Festlegung der Aufgaben
sind Voraussetzung dafür, dass später
ein klares und für beide Seiten umsetz-
bares Vertragswerk entsteht. Unsere
Erfahrungen zeigen, dass ungenaue
und zu knappe Standardwerke hier fehl
am Platz sind. Es reicht nicht aus, die
Rechte und Pflichten nur zu umreißen.
Das hinterlässt oftmals ein Gefühl der
Unsicherheit und erzeugt nicht die not-
wendige Prozesseffektivität.
Nicht zu umfangreiche aber präzise
Service Level Agreements (SLA) sind
gefragt. Klar und eindeutig formuliert,
nachvollziehbar gestaltet und übersicht-
lich aufgebaut, ist der Vertrag das erste
Sicherungsinstrument der Zusammen-
arbeit zwischen Dienstleister und Unter-
nehmen. Natürlich gibt es noch weitere
wichtige Punkte, die zum Gelingen des
Outsourcings beitragen. So ist es unab-
dingbar, beteiligte Fachbereiche in einer
Projektgruppe rechtzeitig ins Boot zu ho-
len und auf den Paradigmenwechsel vor-
zubereiten. Gerade im Hinblick auf die
Implementierung ist dieses Vorgehen
entscheidend, um Kosten und Aufwand
für Prozessanpassungen abzuschätzen.
Als Auftraggeber muss man sich zu-
dem bewusst machen, dass Know-how
verlagert wird und genau deshalb die
Fluktuationsquote beimDienstleister ge-
nauer betrachten. Es ist sicherzustellen,
dass der Outsourcing-Dienstleister über
ausreichend qualifiziertes Personal und
Ausfallstrategien, nicht nur auf der per-
sonellen Seite, verfügt. Am wichtigsten
aber ist Transparenz und Kommunikati-
on von beiden Seiten.
Fazit: Outsourcing als Konzept zum
Markterfolg
Indem der Geschäftsprozess der Lohn-
und Gehaltsabrechnung an einen Dienst-
leister ausgelagert wird, entstehen für
ein Unternehmen wesentliche Vorteile.
Neben der bereits erwähnten Prozess
effizienz gewinnen Firmen, die outsour-
cen, auch durch die Personaleffizienz der
Dienstleister. Abwesenheiten werden op-
timal abgefedert und es muss keine Per-
sonalreserve im eigenen Unternehmen
vorgehalten werden.
Eine ebenso große Bedeutung hat die
fachliche Qualität, welche sich laufend
den aktuellen Anforderungen anpasst.
Gesetzesänderungenwerden zeitnah um-
gesetzt und kostenintensive Schulungen
für eigene Fachbereiche entfallen. Damit
kann Outsourcing eine Lösung für den
Fachkräftemangel sein, als Konzept auf
dem Weg zum Markterfolg.
Bei Fragen wenden Sie sich bit te an
MICHAEL TEICH
ist
Geschäftsführer der ICS
Adminservice GmbH.
Beim Business Process
Outsourcing haftet letzt-
lich der Dienstleister für
die Richtigkeit seines
Handelns und auch für
Geheimhaltung und
Datensicherheit.