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Bei Fragen wenden Sie sich bit te an
in einem Personalmanagement-Tool, in
dem ich die Möglichkeit habe, notwen-
dige und aktenrelevante Dokumente
zu hinterlegen. Die Inhalte, die ich für
das interne Recruiting brauche – Kom-
petenzen und absolvierte Weiterbildun-
gen – ziehe ich eher aus Informationen,
die mir das HRM-System vorgibt, denn
dieses kann auch Historien abbilden.“
Für sein Unternehmen stellt die digi-
tale Personalakte in erster Linie einen
Weg dar, bestehendes Papier zu digita-
lisieren. Bernd Michaelis-Hauswaldt:
„Wenn ein Unternehmen einen Kunden-
auftrag bekommt, für den einMitarbeiter
Russisch und Englisch sprechen muss
sowie Kenntnisse in Java und einen
Pkw-Führerschein mitbringen soll, dann
muss es herausfinden können, welche
seiner 200 oder 2.000 Mitarbeiter diese
Anforderungen am besten erfüllen. Das
kann keine Akte, sondern diese Informa-
tionen sind im HRM-System zu finden.“
Aus seiner Sicht liegt der haupt-
sächliche Nutzen der digitalisierten
Personalakte darin, die Akten allen Be-
teiligten – ob Personaler, Führungskraft
oder Mitarbeiter – zur Verfügung zu
stellen. „Der Mitarbeiter hat das Recht,
jederzeit auf seine Akte zugreifen zu
dürfen. Die Führungskraft benötigt für
Jahresgespräche, Gehaltsverhandlungen
und andere Anlässe Akteneinsicht. Al-
lein durch die digitale Bereitstellung der
Akte im Unternehmen ergibt sich eine
gravierende Prozessoptimierung“, sagt
Michaelis-Hauswaldt. Wegen des Daten-
schutzes hätten insbesondere dezentral
organisierte Unternehmen Probleme, al-
len Beteiligten eine unkomplizierte Ein-
sicht in Papierakten zu gewähren.
Denn diese dürfen nicht mit Boten wei-
tergeleitet, sondern müssen persönlich
übergeben werden. „Wenn die Führungs-
kraft lediglich die Möglichkeit hat, unter
Aufsicht des Personalers in den Keller zu
gehen und in die Akte zu schauen, dann
wird sie das nur selten durchführen.
Daher werden zu viele Entscheidungen
aus dem Bauch heraus getroffen“, meint
Bernd Michaelis-Hauswaldt. Das stellt
für ihn das wichtigste Argument für
die Einführung einer digitalen Perso-
nalakte dar: „Die Unternehmen müssen
die Vorgesetzten besser einbinden und
die Prozesse dorthin verlagern, wo sie
hingehören. Nur so kann Personalma-
nagement auch Spaß machen – für alle
Beteiligten.“
ren Papiere verschwunden und Mitarbei-
ter wurden verdächtigt, diese entfernt zu
haben. Es gab eine riesige Untersuchung,
hinterher stellte sich heraus, dass der Vor-
gang „nur“ falsch abgelegt war. Das kann
übrigens auch in Unternehmen passieren,
die zwar digitalisiert haben, bei denen die
Technik aber noch aus der ersten Genera-
tion stammt, in der zum Beispiel Volltext-
recherchen unbekannt waren. Mit moder-
nen Systemen lässt sich das Ablegen viel
besser kontrollieren und Fehler lassen
sich frühzeitig vermeiden.
Edel:
Der Auslöser, die Digitalisierung
anzugehen, ist meist nicht nur der reine
Wunsch nach Effizienz oder Abbau von
Papierakten. Der Wunsch besteht meist
schon länger – die Vorteile elektronischer
Workflows aus anderen Bereichen wie
beispielsweise der Buchhaltung sprechen
sich ja auch bis zu HR herum. Nur gerade
hier werden oft andere Investitionen vor-
gezogen und das Projekt Digitalisierung
hinten angestellt, sei es aus Zeit-, sei es
aus Budgetgründen.
personalmagazin:
Und was ist dann der
letztliche Beweggrund?
Edel:
Ganz oben in der Liste der Gründe,
warum Akten digitalisiert werden, ist die
Nutzung einer zentralen Akte bei verteil-
ten Organisationen (beispielsweise bei
Einrichtung eines Shared Service Cen-
ters), schon allein, um Schattenakten ab-
zubauen. Hier herrscht der Servicegedan-
ke: Akten müssen schnell zur Verfügung
stehen, Daten sofort ausgewertet werden.
Wer das erfüllen will, kommt an der elek-
tronischen Akte nicht vorbei.
personalmagazin:
Und weitere Auslöser?
Edel:
Meist sind es akute Ereignisse, we-
gen denen es dann auch ganz schnell
gehen muss. Beispielsweise ein Umzug,
bei dem die Akten nicht mitgenommen
werden können. Oder eine Fusion, durch
die sich die Zahl der Mitarbeiter und da-
mit der Personalakten derart erweitert,
dass die Workflows mit Papierakten nicht
mehr zu bewältigen sind. Auch Katas
trophen spielen eine Rolle: Aktenarchive
sind oft im Keller – Sie können sich vor-
stellen, was das in Hochwassergebieten
bedeutet. Manchmal sind auch interne
Probleme der Auslöser. In einem Fall wa-
MATTHIAS EDEL
ist
Senior Consultant
ECM Products bei der
Forcont Business
Technology GmbH.
„Kein Unternehmen will neue Inseln der
Information schaffen, kein Unterneh-
men will redundante Daten erhalten.“
Hendrik Kellermeyer, Perbit Software GmbH
Das Interview führte
Katharina Schmitt.