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ORGANISATION
_DIGITALE PERSONALAKTE
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hinterlegt sind. Auch dort muss der Qua-
lifikationsstatus gespeichert werden.
Daher müssen die Unternehmen Rege-
lungen finden, um unterschiedliche oder
doppelte Daten zu vermeiden.“ Er rät
deshalb nur denjenigen Unternehmen,
die ein reines Payroll-Programm und
keine weitere HRM-Software einsetzen,
in Erwägung zu ziehen, ob eine erwei-
terte Nutzung der digitalen Personalakte
für sie sinnvoll sein könnte. „Doch auch
diese Unternehmen sollten es sich genau
überlegen, ob sie sich nicht lieber eine
Lösung suchen, die auch Personalma-
nagement versteht und an die digitale
Personalakte andockt. Ich glaube, es
gibt bessere Möglichkeiten, Talent-Ma-
nagement-Funktionen umzusetzen, als
rein über eine digitale Personalakte. Das
Hauptproblem ist, die Information über-
haupt vom Mitarbeiter zu bekommen,
und weniger, sie in irgendeinem System
auszuwerten“, so Eggert.
Digitale Akte nur als Ergänzung
Ähnlich differenziert ist die Ansicht
der Software-Anbieter, die die digita-
le Personalakte als einen Bestandteil
eines HRM-Systems anbieten: „Die ar-
chivierten Dokumente als alleinige Da-
tenquelle für Personalentscheidungen
zu nutzen, sehe ich als nicht sinnvoll
an. OCR und eine eigene Verschlagwor-
tung bergen zu viele Gefahren durch
nicht erkannte Informationen“, sagt
Hendrik Kellermeyer, Geschäftsführer
der Perbit Software GmbH. Er empfiehlt
den Einsatz der digitalen Personalakte
immer in Co-Existenz mit einem HRM-
System, da hier Informationen einfach
ausgewertet und zur Verfügung gestellt
werden können. „Auch der Datenschutz
wird so besser gewahrt, weil Zugriffser-
laubnisse bis auf Feldebene vergeben
werden können. Die digitale Archivie-
rung ist damit immer nur als Ergänzung
zu sehen und eignet sich hervorragend,
um Dokumente standortübergreifend
oder per Einzelzugriff zur Verfügung zu
stellen“, ergänzt er.
Zudem warnt er vor Datenkonflikten,
die sich durch die Nutzung der digitalen
Personalakte für Recruiting- oder Ta-
lent-Management-Funktionen ergeben
würden: „Kein Unternehmen will neue
Inseln der Information schaffen, kein
Unternehmen will redundante Daten er-
halten. Somit wird sich eine losgelöste
Personalakte nur kurzfristig etablieren.“
Denn die durch den Aktenzugriff gewon-
nenen Informationen müssten wieder
per Hand in andere Dokumente und Re-
ports eingepflegt werden. „Daher raten
wir eher vor einer Überfrachtung der Ak-
tenfunktionen ab. Eine andere Struktur
der digitalen Personalakte gegenüber
der Papierakte ist dennoch sinnvoll, weil
so natürlich bessere selektive Zugriffs-
rechte vergeben werden können und die
Übersicht für den Einblickenden erleich-
tert wird“, so Hendrik Kellermeyer.
Workflows stehen im Vordergrund
Das ist auch die Ansicht von Bernd Mi-
chaelis-Hauswaldt, Head of Sales bei der
Rexx Systems GmbH: „Die digitale Per-
sonalakte ist nur ein kleiner Bestandteil
personalmagazin:
Die Vorteile der digi-
talen Personalakte sind bekannt, doch
wie reagiert die Praxis? Sind die meisten
Personalbüros papierlos?
Matthias Edel:
Papierlos garantiert nicht,
doch es wurden sicherlich schon so ei-
nige Aktenschränke abgebaut. Umfra-
gen zeigen, dass etwa zwanzig Prozent
der Top-500-Unternehmen im deutsch-
sprachigen Raum elektronische Perso-
nalakten bereits einsetzen, noch mal so
viele planen das für die Zukunft. Doch
die Nachfrage steigt. Digitalisierung
der Personalakten ist ja kein neues
Thema, oder ein Thema, das wie Talent
Management, strategische Personal-
planung oder Employer Branding als
Zukunftstrend gepredigt wird. Aber es
stößt dennoch immer mehr auf offene
Ohren. Vor zwölf Jahren waren das eher
Prestigeprojekte großer Konzerne, die
ihre Akten digital ablegen wollten, um
sie standort- und länderübergreifend
nutzen zu können. Heute fragen schon
Firmenmit zehn oder zwanzig Mitarbei-
tern nach einer elektronischen Lösung.
personalmagazin:
Trotzdem scheint es
noch eine Hürde zu geben zwischen der
Erkenntnis, dass die Digitalisierung Vor-
teile schaffen könnte und dem tatsächli-
chen Schritt ins papierlose Büro.
Längst sind noch nicht alle Personalbüros digitalisiert. Matthias Edel erklärt, warum das
so ist und welche Gründe letztlich für eine Digitalisierung der Akten entscheidend sind.
INTERVIEW
„Meist muss es ganz schnell gehen“
„Die Inhalte, die ich für das interne
Recruiting brauche, ziehe ich eher aus
dem Personalmanagement-System.“
Bernd Michaelis-Hauswaldt, Rexx Systems GmbH