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Bei Fragen wenden Sie sich bit te an
er schränkt auch ein: „Wer sich intern
nach Talenten umsieht, fahndet nicht
nur in seinen Personalakten nach Quali-
fikationsnachweisen, sondern sieht sich
auch die Ergebnisse der Mitarbeiter- und
Beurteilungsgespräche an. Mit unserem
Modul HS Personalentwicklung erhalten
Unternehmen einen Überblick über die
Kompetenzbeurteilungen aus den Mitar-
beitergesprächen und erfahren, wer auf
seiner derzeitigen Position gute Leis-
tungen erbringt, wer sich durch welche
Kompetenzen auszeichnet und wer sich
weiterentwickeln möchte.“
Doppelte Daten vermeiden
„Nur relativ wenige Unternehmen setzen
bislang die digitale Personalakte für das
interne Recruiting ein“, sagt auch Tho-
mas Eggert, Geschäftsführer der Begis
GmbH. „Aber die digitale Personalakte
entwickelt sich immer weiter. Auch bei
uns sind Funktionen enthalten, mit de-
nen Unternehmen aus der Akte heraus
Dokumente erstellen können und mit
denen sie über eine intelligente Volltext-
suche in den Dokumenten nach Qualifi-
kationen suchen können“, so Eggert. Er
sieht das Problem weniger in der tech-
nischen Machbarkeit als vielmehr in der
ablehnenden Haltung der Betriebsräte.
Allerdings müssten sich die Unter-
nehmen überlegen, was ihr führendes
Personalinformationssystem sei und wo
welche Informationen gespeichert wer-
den, gibt Thomas Eggert zu bedenken:
„Wer im Vorfeld SAP, Loga oder ein an-
deres Human Resources Management-
System einsetzt, muss berücksichtigen,
dass dort die Mitarbeiterstammdaten
Die digitale Personalakte ermöglicht
es, die Dokumente aus der Papierakte
mithilfe von Software zu verwalten.
•
Einsparung von Papier und Archivplatz
•
ortsunabhängiger Zugriff auf Personal-
Dokumente
•
Auswertungen zur Personalstruktur
auf Basis der vorliegenden Personal-
stammdaten
•
die Möglichkeit, mitarbeiterbezoge-
ne Aufgaben zu einem bestimmten
Termin anzulegen (zum Beispiel eine
Erinnerung „Zeugnis schreiben zwei
Wochen vor dem Austritt“)
•
höherer Datenschutz im Vergleich
zur Papierakte dank differenzierbarer
Zugriffsrechte
•
Wegfall von Aktentransporten sowie
unkontrollierter Anfertigung von Kopi-
en (sogenannten Schattenakten)
•
Vollständigkeit der Akten, da keine
Dokumente mehr aus der Akte vorü-
bergehend oder dauerhaft entnom-
men werden können.
Die Vorteile der
digitalen Akte
INFO
QUELLE: HS – HAMBURGER SOFTWARE, 2014
Betriebsrat zusammen und definierte ge-
meinsam diejenigen Dokumententypen,
über die der Arbeitgeber eine Volltext-
suche – also eine OCR-Erkennung – lau-
fen lassen darf. „Das waren insgesamt
32 Dokumententypen, beispielsweise
der Lebenslauf oder Nachweise für exter-
ne Qualifikationen. Andere Dokumente
werden nicht über OCR erfasst und sind
nicht recherchierbar“, sagt Grentzer. Mit
diesemVorgehen werde verhindert, dass
der Arbeitgeber über die digitalen Per-
sonaldokumente recherchiere, wer wie
viele Abmahnungen erhalten habe. Sol-
che Auswertungen will ein Betriebsrat
natürlich unterbinden und steht deshalb
einer erweiterten Nutzung der digitalen
Personalakte generell kritisch gegen-
über. „Wenn sich das Unternehmen aber
mit dem Betriebsrat zusammensetzt und
ihm die positiven Aspekte für die Mitar-
beiter erläutert, weil diese genau ihren
Qualifikationen und Interessen entspre-
chend eingesetzt werden können, kann
man über solche Lösungen tatsächlich
etwas sehr Konstruktives zustande brin-
gen“, fasst der Aconso-Vorstand zusam-
men.
Bildungsbericht bietet Einblicke
Geteilt wird diese Auffassung von Chris-
tian Seifert, Produktmanager bei der HS
– Hamburger Software GmbH & Co. KG:
„Der Nutzen einer digitalen Personalakte
besteht neben der platzsparenden Auf-
bewahrung vor allem in einer stark be-
schleunigten Informationsbeschaffung.
Da liegt es auf der Hand, dass unsere
Kunden diese Vorteile auch im internen
Recruiting nutzen“, sagt er. Um die
sprichwörtliche Nadel im Heuhaufen zu
finden, komme es auf eine gute Struktu-
rierung der Personaldokumente an. Hier-
zu würden Qualifikationsnachweise wie
Zeugnisse und Zertifikate schon beim
Digitalisieren mit Schlagworten verse-
hen. „Will ein Unternehmen eine Stelle
besetzen, die bestimmte Sprachkenntnis-
se erfordert, kann es in den Akten gezielt
nach einem Sprachzertifikat suchen“,
nennt Christian Seifert ein Beispiel.
Sein Unternehmen bietet innerhalb
der digitalen Personalakte einen Pro-
grammassistenten an, mit dem sich
Dokumente verschlagworten und mit
sprechenden Dateinamen versehen
lassen. Zudem können in den Mitarbei-
terstammdaten der digitalen Personal-
akte die Aus- und Weiterbildungen der
Mitarbeiter hinterlegt werden. „Viele
unserer Kunden erstellen mit dieser An-
wendung auf Basis der Stammdaten ei-
nen ‚Bildungsbericht‘, um schnell einen
Überblick über die vorhandenen Quali-
fikationen zu gewinnen“, sagt er. Aber
„Der Nutzen besteht in Platzersparnis
und vor allem in einer stark beschleu-
nigten Informationsbeschaffung.“
Christian Seifert, HS – Hamburger Software GmbH & Co. KG
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