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ORGANISATION
_DIGITALE PERSONALAKTE
personalmagazin 11 / 14
E
ine digitale Personalakte kann
mehr als Papierakten elektro-
nisch abzubilden und somit Ak-
tenschränke einzusparen. Eine
potenzielle Möglichkeit ist, dass Unter-
nehmen die in den Akten enthaltenen
Informationen über Mitarbeiterqualifi-
kationen für das interne Recruiting und
Talent Management einsetzen. Wie stark
nutzen die Unternehmen in Deutschland
diese zumindest rein technisch vorhan-
dene Möglichkeit, wie setzen sie diese in
der Praxis um? Ist eine solche Nutzung
aus Sicht der Softwareanbieter über-
haupt sinnvoll?
Die Personalmagazin-Redaktion bat
fünf Anbieter von Human Resources Ma-
nagement-Software und digitalen Perso-
nalakten um ihre Einschätzung. Dabei
zeigte sich: Es gibt tatsächlich Unter-
nehmen, die ihre digitalisierten Perso-
nalakten nutzen, um die Kenntnisse und
Qualifikationen von Mitarbeitern mit
neuen Aufgaben abzugleichen und so-
mit eine möglichst passende Besetzung
zu sichern. Aber viele Softwarehersteller
raten zu einer anderen Vorgehensweise.
Aktuelle und valide Daten
Rund 20 bis 30 Prozent der mittelstän-
dischen Unternehmen in Deutschland
setzen mittlerweile eine digitale Perso-
nalakte ein. Diese bietet zahlreiche tech-
nische Möglichkeiten, die weit über das
reine Abbilden von Papierdokumenten
in elektronischer Form hinausgehen.
Über Verschlagwortungen oder eine
Volltextsuche könnten Arbeitgeber in-
Von
Daniela Furkel
(Red.)
nerhalb der Akten nach Qualifikationen
suchen, die sie für bestimmte Aufträge
oder Projekte benötigen. Doch die Zahl
derjenigen Unternehmen, die solche
Funktionalitäten in der Praxis einset-
zen, ist noch relativ gering.
Dass die Zahl der Anwender nicht
groß ist, bestätigt Dr. Martin Grentzer,
Vorstand und CFO der Aconso AG, die
seit über zehn Jahren integrierte HR-
Dokumentenmanagement-Tools anbie-
tet: „Auf der einen Seite haben wir einen
unglaublichen Schatz an Informationen,
auf der anderen Seite – der Nutzer-Seite
– relativ überschaubare Zahlen“, sagt
er. Er führt dies vor allem auf die deut-
sche Mitbestimmungsthematik zurück:
Der Betriebsrat habe Sorge, dass die
Personalakte ausgewertet wird. „Das ist
schade, denn es gibt keine valideren und
aktuelleren Daten als in der Personal-
akte. Wenn diese nicht genutzt werden,
verschenken die Unternehmen viele
Möglichkeiten“, so Grentzer.
32 Dokumententypen definiert
„In München haben wir einen Kunden,
der über kein separates Talent Manage-
ment-System verfügt. Als Personal-
dienstleister hatte er aber die Notwen-
digkeit, die Kenntnisse der einzelnen
Personen herauszufiltern, um passende
Stellenbesetzungen
durchzuführen“,
berichtet Grentzer von einem Unter-
nehmen, das die digitale Personalakte
für das Skill Management auswertbar
gemacht hat. „Wegen der hohen Fluktu-
ation war es notwendig, mit möglichst
wenig Aufwand an diese Informationen
zu kommen. Deshalb hat dieses Unter-
nehmen dafür die digitale Personalakte
genutzt“, ergänzt er.
Der von ihm genannte Personal-
dienstleister setzte sich explizit mit dem
Akten mit Mehrwert
EINBLICK.
In digitalen Personalakten liegen viele wertvolle Informationen. Diese
könnten auch für das interne Recruiting genutzt werden. Ist das sinnvoll?
„Es gibt keine valideren und aktuelleren
Daten als in der Personalakte. Wer diese
nicht nutzt, verschenkt Potenziale.“
Dr. Martin Grentzer, Aconso AG
„Es gibt bessere Möglichkeiten, Talent-
Management-Funktionen umzusetzen,
als rein über eine digitale Personalakte.“
Thomas Eggert, Begis GmbH
© ACONSO AG