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organisation
_Digitale Personalakte
personalmagazin 04 / 14
wird ein differenzierter Zugriffsschutz
gewährleistet, der nur berechtigte Per-
sonen befugt, auf die für sie zugelassenen
Dokumente und Akten zuzugreifen.
Grundsatz zwei: Die Einsichtsbe-
schränkung regelt definitiv, welche Per-
sonen oder Nutzergruppen bestimmte
Bereiche einer Akte einsehen dürfen.
Eine granulare Rechte- und Rollenvertei-
lung verhindert das Einsehen sensibler
Personaldaten unberechtigter Dritter.
Grundsatz drei: Eine genaue Protokol-
lierung stellt die Grundlage der Nach-
vollziehbarkeit aller Änderungen von
Metadaten (zum Beispiel Registerzuord-
nung) sowie des Dokumenten-Check-in
und -out (Einscannen, Löschen) inner-
halb der digitalen Personalakte dar.
Grundsatz vier: Speziell hinterlegte
Sicherheitsmechanismen stellen ein
Ineinandergreifen unter anderem von
Identifikation und Datenverschlüsse-
lung sicher.
Grundsatz fünf: Die rechts- und revisi-
onssichere Archivierung erfolgt mittels
unveränderbarem Format wie PDF/A
und sicherem Speichermedium, damit
die Unveränderbarkeit der Dokumente
garantiert ist.
Grundsatz sechs: Datenbank und Ar-
chivbereich sind getrennt. Administra-
toren können nur Textbereiche sehen.
Grundsatz sieben: Die Verfahrensdo-
kumentation umfasst die Prüfung des
internen Kontrollsystems und der sach-
logischen Lösung. Sie gilt als Garant für
Rechtssicherheit.
Schritt drei: Welcher Scan-Dienst
leister ist der richtige?
Die Wahl des Scan-Dienstleisters ist kei-
ne einfache Entscheidung. Liegen Zertifi-
zierungen vor? Welche Expertise hat er?
Einige Dienstleister bieten an, den Pro-
zess der Verscannung im Vorhinein zu
besichtigen. Auch der Ort der Verscan-
nung kann unternehmensspezifisch be-
stimmt werden. Soll dies vor Ort gesche-
hen, müssen Anwender die Zeitspanne
wie auch die benötigten Räumlichkeiten
bedenken. Bei der gängigeren Variante,
außer Haus zu verscannen, werden die
Akten in Teilchargen mit einem gesicher-
ten Transport zum Scan-Dienstleister ge-
bracht und digitalisiert (in Deutschland
oder im den deutschen Rechtsnormen
entsprechenden Ausland).
Was bleibt drin, was soll raus? Vor
der Verscannung sollte der Anwender
in Zusammenarbeit mit dem Scan-
Dienstleister und dem Softwareanbieter
eine „bereinigte Akte“ erstellen. Dabei
ist genau definiert, welche Dokumente
einer Papierakte gescannt werden. Mit
einer fachlich und sachlich bereinigten
Personalakte lassen sich Digitalisie-
rungskosten einsparen. Zertifizierte
Scan-Dienstleister prüfen jedes Akten-
dokument anhand des erstellten Krite-
rienkatalogs. Fallen Dokumente nicht in
das vordefinierte Raster „digitalisieren/
nicht digitalisieren/löschen“, wird das
Dokument aufbewahrt und zur Prüfung
vorgelegt. Natürlich kann der Prozess
der Aktenvorbereitung auch inhouse
vollzogen werden. Im Vorfeld es erfor-
derlich, Kosten und Personentage zu
evaluieren. Preislich liegt die Aktendi-
gitalisierung zwischen 2,7 und 20 Cent
pro Seite – da sind je nach Dienstleister
bei mehreren tausend Scans erhebliche
Einsparungen möglich.
Schritt vier: Was passiert mit den
Papierakten nach der Verscannung?
Viele zertifizierte Scan-Dienstleister
bieten die Möglichkeit an, zu geringen
Kosten die eingescannten Akten zwi-
schenzulagern. Es empfiehlt sich ein
Zeitraum von sechs Monaten. Nach
einer umfassenden Qualitätsprüfung
durch Testphasen und halbjähriger, ak-
tiver Softwarenutzung im Unternehmen
können die einstigen Akten unbedenk-
lich zu Papierstaub vernichtet werden.
Schritt fünf: Kick-off-Termin und
anschließende Testphase
Im Kick-off-Termin erarbeiten das Un-
ternehmen und das Projektteam des
Anbieters das weitere Vorgehen. In
der Spezifikationsphase werden zuerst
Stammdatenstruktur, Rollen- und Be-
rechtigungskonzepte sowie Register-
und Dokumentartstruktur festgelegt
und konfiguriert. Dann folgen Imple-
mentierung und Testphase. Via Web
greift der Anwender auf die für ihn
zugeschnittene digitale Personalakte
auf einem Testserver zu und überprüft
sie. Bei einem Inhousekauf wird die
Software in die bestehende IT-Unter-
nehmensstruktur implementiert. Im
gleichen Schritt erfolgt die Anbindung
an das bestehende ERP-System. Bei ei-
ner Cloudlösung findet die Implemen-
tierung im Rechenzentrum des Soft-
wareanbieters statt.
Schritt sechs: Intensive Schulung
aller Beteiligten
Eine intensive Schulung zum sicheren
und einfachen Arbeiten mit der digita-
len Personalakte ist für die Akzeptanz
das A und O. Kollegen zuzuhören, lohnt
sich. So lässt sich im Lauf der Zeit die di-
gitale Personalakte zu einem Werkzeug
für Effizienzsteigerung und Prozessopti-
mierung weiterentwickeln.
Schritt sieben: Erfolgreiche
Integration und Betriebsstart
Die neue digitale Personalwelt ist er-
schaffen. Mit der digitalen Personalak-
te beginnt eine effiziente und moderne
Personalarbeit sowie ein zukunftsorien-
tiertes HR-Dokumentenmanagement.
Dr. Martin Grentzer
ist
Vorstand der Aconso AG.
Checkliste
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