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Sind Erweiterungen wie automatische
Dokumenterzeugung, digitale Signie-
rung und Outputmanagement möglich?
Lassen sich Workflows und Prozesse
problemlos einbinden?
Eine wichtige Entscheidung:
Cloud oder On-Premise?
Für den tatsächlichen Betrieb einer di-
gitalen Akte haben Unternehmen die
Wahl zwischen einer Cloud- oder einer
Inhouselösung. Beim Cloudverfahren
sollte die Verwaltung der Personalakten
und HR-Dokumente in professionellen
Datenbank- und Archivsystemen erfol-
gen, die den Datenschutz jederzeit ge-
währleisten. Dies wird deshalb oft als
„Controlled Cloud“ bezeichnet. Das Ver-
fahren sollte zudem eine rechts- und re-
visionssichere Langzeitspeicherung der
Dokumente garantieren, die Zugriffs-
rechte regeln und eine entsprechende
Verschlüsselung für die geschützte
Übertragung der Daten und Dokumente
sicherstellen.
Bei der Inhouselösung dagegen wird
die Software in die bestehende Unter-
nehmensinfrastruktur integriert und
von der hauseigenen IT gepflegt. Der
Individualisierungsgrad ist hierbei sehr
hoch und infolgedessen besonders für
größere Unternehmen geeignet.
Welche Lösung die richtige ist, hängt
damit von der Größe des Unternehmens
oder der Organisation ab, aber auch von
der Komplexität der IT-Infrastruktur und
den individuellen Anforderungen, die
das Unternehmen hat.
Schritt zwei: Transparente Kommuni-
kation mit allen Parteien
Transparente Kommunikation der Nut-
zenaspekte mit allen Anspruchsgrup-
pen sind sehr wichtig. Im Vorfeld ist
deshalb eindeutig zu definieren, welche
Vorteile dem Unternehmen den größten
Benefit verschaffen. Ein übergreifendes
Erarbeiten der Nutzenaspekte ist hier-
bei hochrelevant. So ist darauf zu ach-
ten, dass nicht nur Nutzenaspekte einer
potenziellen Usergruppe aufgezeigt
werden, sondern zusätzlich ein bis zwei
Aspekte für jede andere. Mithilfe von
Mitarbeitern und Kollegen lassen sich
kritische Punkte und mögliche Projekt-
risiken bereits im Vorfeld abschätzen
und minimieren.
Kritische Stimmen zu den Themen Da-
tenschutz und Datensicherheit begleiten
Unternehmen am häufigsten, wenn sie
eine digitale Personalakte einführen.
Von der Archivierung über das Beweis-
recht bis hin zum Datenschutz gilt:
Sämtliche Anforderungen sind zuverläs-
sig zu erfüllen. Um sich einen Überblick
über die wesentlichen Datenschutzbe-
dingungen zu verschaffen, müssen An-
wender sieben Grundsätze beachten.
Grundsatz eins: Benötigt wird ein de-
tailliertes Berechtigungskonzept. Hierbei
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Wer Aktenstapel für immer abbauen will, sollte deren Inhalte digitalisieren lassen.
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