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organisation
_Digitale Personalakte
personalmagazin 04 / 14
F
ür Unternehmen, die eine
schnell einsatzfähige digitale
Personalaktenverwaltung mit
im Voraus klar und transparent
kalkulierbaren monatlichen Kosten
einführen möchten, ist die Abgabe der
Mitarbeiterdatenverwaltung an einen
Outsourcinganbieter eine gute und si-
chere Alternative. Das Unternehmen
profitiert davon, dass sich der Anbieter
des Rechenzentrums um den Betrieb der
Software, umUpdates und die technische
Administration kümmert – das Unter-
nehmen kann sich in Folge ganz auf die
strategische und operative Personalar-
beit konzentrieren. Für Datenschutz und
Datensicherheit sorgen VPN (Virtual
Private Network)-Verbindungen und Ver-
schlüsselung der Daten auf dem Server.
Will ein Unternehmen jedoch seine
Personalakten abgeben, müssen diese
Von
Martin Grentzer
Daten digitalisiert sein – je nach Ver-
einbarung können Unternehmen die
Digitalisierung direkt dem Outsourcing
anbieter mit übertragen oder diese
im Vorfeld schon durch externe Dritte
vornehmen lassen und das komplette
Outsourcing erst zu einem späteren Zeit-
punkt umsetzen.
Schritt eins: Auswahl des Anbieters
für das Outsourcing
Wie finden Unternehmen den passen-
den Anbieter für die Einführung einer
digitalen Personalakte? Grundsätzlich
ist zu bedenken, dass Anbieter von Out-
sourcinglösungen im Regelfall Mindest-
laufzeiten von 36 bis 60 Monaten ver-
einbaren. Die Wahl des Anbieters muss
also sehr sorgfältig erfolgen – hierfür
sollte durchaus etwas Zeit eingeplant
werden. Es lohnt sich auf jeden Fall, ein
Beratungsgespräch mit einem Anbieter
sowohl für Inhouse- als auch für Cloud-
lösungen zu führen; dieser kann den
Anwender gut bei der Entscheidungsfin-
dung unterstützen.
Die endgültige Auswahl sollte dann
anhand folgender Qualitätskriterien
stattfinden:
•
Wie viel Erfahrung hat das Dienstleis-
tungsunternehmen in der Digitalisie-
rung von Personalakten?
•
Wie viele branchen- und unterneh-
mensnahe Referenzkunden kann der
Dienstleister national und international
vorweisen?
•
Ist die Software nahtlos in das bestehen-
de ERP-System integrierbar?
•
Verfügt die Software über eine intuitive,
visuell ansprechende Oberfläche?
•
Kann der Anbieter ein ausgereiftes und
fundiertes Sicherheitskonzept vorwei-
sen, das Ihre Ansprüche erfüllt?
•
In welchem Verhältnis stehen Kosten
und Leistungsumfang des Dienstleis-
ters?
Fertig zur Abgabe
LEITFADEN.
Vor der Freiheit kommt die Arbeit: Wer die Personalverwaltung auslagert,
muss alle Daten digitalisieren. Wir zeigen den Weg zur elektronischen Personalakte.
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Schritt 6
Schritt 7
Auswahl des pas-
senden Anbieters
und Softwarelösung
Festlegen der
Kommunikati-
onsstrategie,
Berücksichtigung
von Datenschutz
und Betriebsrat
Eruierung des
Scan-Dienstleisters
und die „bereinigte
Akte“
Definition der
Dokumente, die
in Papierform
weitergeführt wer-
den. Klärung: Was
passiert mit den
Papierakten?
Kick-off und Test-
phase. Integration
der Software
Schulung der Mit-
arbeiter
Erfolgreiche
Integration und
Betriebsstart der
digitalen Perso-
nalakte
Von der Auswahl des passenden Dienstleisters bis zum Betriebsstart
der digitalen Personalakte sind es sieben Schritte. Jeder Schritt er-
fordert höchste Sorgfalt. Denn nur bei korrekter Grundlage kann der
weitere Ablauf später reibungslos funktionieren.
Sieben Schritte zur digitalen Personalakte
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