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Jetzt informieren:
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Übersichtliche Zeit- und Projekterfassung
Lückenlose Arbeitszeitnachweise
Flexible Personal- und Projektplanung
Urlaubs-, Schicht- und Abwesenheitsplanung
Umfangreiche Statistiken
Der Arbeitgeber
ist verpflichtet,
die über die werktägliche
Arbeitszeit [...] hinausgehende
Arbeitszeit der Arbeitnehmer
aufzuzeichnen...
§16 Abs. 2 ArbZG,
Aushang und Arbeitszeitnachsweise
wurde geschult und während der
Einführungsphase zu ihren Eindrü-
cken befragt. Der Betriebsrat beglei-
tete die Implementierung.
Die Software erleichtert heute
nicht nur die Erfassung von Arbeits-
zeiten bei der GA-EAN, sondern auch
die Disposition von Mitarbeitern. So
hat die Zentrale immer den Über-
blick, welcher Mitarbeiter gerade auf
welcher Baustelle tätig ist, wer krank
ist oder wer Urlaub hat. Hier lassen
sich auch die Termine der Monteure
verwalten. Im Online-Kalender sind
diese permanent einsehbar, was die
Kommunikation zwischen Zentrale
und Außendienst erheblich erleich-
tert. IT-Leiter Jörg Hendschke lobt
die ganzheitliche Optimierung der
Prozesse: „Während viele Systeme
auf einzelne Glieder der Prozesskette
spezialisiert sind, begleitet Virtic die
Arbeitszeiterfassung sowie das Con-
trolling von der Auftragsannahme
bis zur Lohnabrechnung und Nach-
kalkulation von Kostenstellen.“
Stadtverwaltung: Arbeitszeit-
management von unterwegs
Auch für den öffentlichen Dienst bie-
tet sich eine mobile Zeitwirtschaft
an. Stadtverwaltungen sind meist
für eine enorm große Fläche zustän-
dig. In einigen Bereichen, etwa im
Bau-, Garten- oder Sportamt, sind
auch viele städtische Mitarbeiter im
Außendienst tätig. Für sie besteht
selten Anbindung an das Arbeits-
zeitmanagementsystem. Eine große
Herausforderung für Kommunen ist
es, alle städtischen Mitarbeiter in
eine einheitliche Zeitwirtschaftslö-
sung einzubinden.
Viele der mobilen Teams, ob Ra-
senmäherkolonnen oder Stadtreini-
gung, wechseln mehrmals täglich
ihren Einsatzort. Sie kommen zwar
meist morgens oder abends am Be-
triebshof vorbei und können dort
ihre Arbeitszeiten erfassen. Untertä-
gige Kontierungen auf die jeweiligen
Kostenstellen gestalten sich jedoch
als schwierig. Hier schafft mobiles
Arbeitszeitmanagement über das
Smartphone Abhilfe. Über eine leicht
zu bedienende App können die Mit-
arbeiter ihre Arbeitszeiten jederzeit
und von jedem Ort aus buchen und
kontieren. Bisher mussten sie manu-
ell festhalten, für welche Dienst- oder
Kostenstelle sie gerade tätig sind.
Eine wichtige Unterstützung ist die
Anwendung auch für Bauhöfe und
Straßenbauarbeiter, deren Anlauf-
stelle häufig die Bauwagen sind. Die
Vorarbeiter können über eine „Grup-
penbuchung“ die Arbeitszeiten ihres
kompletten Teams per Knopfdruck
erfassen sowie Urlaubsanträge ein-
fach per Smartphone absetzen. Das
entlastet die Personalabteilung, die
sonst Tausende von Belegen manuell
eingeben muss.
Damit diese Szenarien in der Re-
alität funktionieren, ist es im ersten
Schritt notwendig, Akzeptanz zu
schaffen und den Nutzen einer sol-
chen Lösung transparent zu machen.
Das geschieht am besten durch in-
tensive Aufklärung aller Betrof-
fenen. Hier hilft häufig der Live-Test
am Smartphone. Nicht zuletzt wegen
der intuitiven Bedienbarkeit ist die-
ses Vorgehen meist überzeugend.
In einem ausführlichen Pilotprojekt
müssen Technik und Umsetzung in
die Praxis intensiv getestet werden.
Ein weiterer zentraler Bestandteil ist
die Datensicherheit. „Es muss sicher-
gestellt sein, dass kein Missbrauch
möglich ist. Dafür gilt es, IT- und
Organisationsprozesse zu definie-
ren, zum Beispiel eine automatische
Fernlöschung, die bei Verlust eines
mobilen Geräts einsetzt“, erklärt
Patrick Flaig, Produktmanager bei
Atoss. „Damit nur autorisierte Per-
sonen auf die Lösung zugreifen,
sind Unternehmens-ID und entspre-
chende Benutzerkennungen samt
Passwort sowie ein klares Rechtesys
tem zwingend erforderlich.“