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Organisation
_Zeitwirtschaft
personalmagazin 07 / 13
Bei Fragen wenden Sie sich bit te an kathar ina.schmit t@personalmagazin.de
Z
ahlreiche Studien belegen: Die
Personalabteilungen setzen in
immer mehr Bereichen mobi-
le Lösungen ein, insbesonde-
re dort, wo Personaler oder Mitarbeiter
häufig ihren Einsatzort wechseln. Das
bestätigt sich auch in der Praxis: Die
nachfolgenden Beispiele zeigen, dass sich
gerade bei einem hohen Anteil an Außen-
dienstmitarbeitern Arbeitserleichterun-
gen für die Personalabteilung ergeben.
GA Energieanlagenbau Nord:
Zeiterfassung mit dem Handy
Für die 380 Monteure und Techniker
der GA Energieanlagenbau Nord GmbH
(GA-EAN) gehören lästige Stundenzettel
seit der Einführung des mobilen Zeit-
wirtschaftssystems Virtic der Vergan-
genheit an. Häufig wechseln sie gleich
mehrmals am Tag den Einsatzort oder
die Tarifzone. Sie überschreiten mitun-
ter auch Landesgrenzen, um Energiein-
frastrukturanlagen zu bauen oder den
reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
Man braucht nicht viel Fantasie, um
sich vorzustellen, dass eine einheitliche
und minutengenaue Erfassung sämtli-
cher Arbeitszeitdaten der Außendienst-
mitarbeiter eine echte Herausforderung
darstellte, als sie noch handschriftlich
auf klassischen Stundenzetteln ge-
schah. „Glücklicherweise ist die Zeit
der Zettelwirtschaft bei der GA-EAN
vorbei“, sagt IT-Leiter Jörg Hendschke.
„Die handschriftliche Dokumentation
der erbrachten Leistungen und die ma-
nuelle Übertragung in den Computer
Von
Daniela Furkel
(Red.)
verhinderten zuvor eine fehlerlose und
minutengenaue Erfassung der Arbeits-
zeiten. Außerdem erschwerte das alte
Verfahren eine schnelle Weiterverar-
beitung der Daten für eine effektive Be-
gleitkalkulation unserer Projekte.“
Seit dem 1. Januar 2012 läuft das mo-
bile Arbeitszeiterfassungs- und Control-
lingsystem Virtic bei der GA-EAN im
Regelbetrieb. Die Mitarbeiter im Außen-
dienst buchen mit einer Software auf
ihren Diensthandys Arbeitsbeginn, Pau-
sen, Fahrtzeiten, Feierabend oder Rüst-
zeiten durch Eingaben innerhalb einer
selbsterklärenden Menüführung. Die
dadurch erzeugten Daten laufen in Echt-
zeit auf Servern in einem hochsicheren
Rechenzentrum auf, die von den Anwen-
dern über das Internet genutzt werden
können. Das erspart den Kunden die
Installation und Wartung von Software.
Projektleiter können online die Stunden-
konten ihrer Baustellen einsehen und
bei Fehlentwicklungen sofort eingreifen.
Automatisch nimmt das System zudem
eine Vorkontierung und Berechnung von
Zulagen, Auslösen oder Reisekosten vor.
Im Falle der GA-EAN bedeutet vor allem
die automatische Anwendung lokaler
Tarifregelungen einen großen Zeitvorteil
für die Lohnbuchhaltung.
Damit die Implementierung der neuen
Erfassungsmethode von der Belegschaft
sofort konstruktiv aufgefasst wird, emp-
fiehlt Hendschke einen offenen Dialog.
„Wir haben die Mitarbeiter frühzeitig ins
Boot geholt und die Vorteile des Systems
für beide Seiten deutlich gemacht.“ Das
System lief zunächst in einer Testpha-
se. Eine Gruppe von sechs Mitarbeitern
Zeiterfassung – egal wo
Praxis.
Mobile Anwendungen werden immer öfter in der Zeitwirtschaft eingesetzt.
Zwei Beispiele zeigen, dass dies ganz unabhängig von der Firmengröße sinnvoll ist.
Ob Handy oder Smartphone – mobile
Lösungen erleichtern die Zeiterfassung
bei GA-EAN und der Stadtverwaltung.
© AToss
© Virtic