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recht
_Dienstreisen
personalmagazin 12 / 13
Bei Fragen wenden Sie sich bit te an
am folgenden Montag mit der Arbeit be
ginnen zu können, kaum rechtssicher
zu beurteilen. Daher ist zu empfehlen,
in den Arbeitsvertrag eines Arbeitneh
mers mit häufigem Dienstreisebedarf
eine vergütungsbeschränkende Rege
lung in Bezug auf Reisezeiten außerhalb
der regulären Arbeitszeit aufzunehmen.
Alternativ besteht die Möglichkeit, der
artige Vergütungsansprüche in einer
Betriebsvereinbarung auszuschließen,
sofern dies nicht gemäß § 77 Abs. 3 Satz
1 BetrVG wegen einer üblicherweise be
stehenden, vorrangigen Tarifregelung
über diesen Regelungsgegenstand aus
geschlossen ist.
Der notwendige Aufwendungsersatz
Der Arbeitgeber ist gemäß § 670 BGB
verpflichtet, dem Arbeitnehmer die not
wendigen Aufwendungen im Rahmen
seiner Tätigkeit zu erstatten. Als solche
kommen bei Dienstreisen sämtliche
Aufwendungen in Betracht, die durch
die Dienstreise notwendigerweise ver
anlasst waren, also angefallene Fahrt
kosten (für Pkw oder öffentliche Ver
kehrsmittel) sowie Verpflegungs- und
Unterkunftskosten. Allerdings besteht
hier für den Arbeitnehmer nur dann
ein gewisser Entscheidungsspielraum,
wenn ihm dieser vom Arbeitgeber –
gegebenenfalls stillschweigend durch
beanstandungslose Erstattungen – zu
gestanden wurde. Ist dies nicht der Fall,
hätte der Arbeitnehmer die Notwen
digkeit der Aufwendungen im Prozess
im Einzelnen darzulegen und notfalls
zu beweisen. Dann sind allenfalls die
Kosten der Nutzung öffentlicher Ver
kehrsmittel, die für die Nutzung eines
eigenen Pkw aufgewandten Treibstoff
kosten sowie die im Einzelfall ange
messenen Übernachtungs- und Verpfle
gungsaufwendungen zu erstatten. Die
im Steuerrecht geregelten steuerfreien
Erstattungsmöglichkeiten, die darüber
hinausgehen können, sind als Maßstab
für die Notwendigkeit von Aufwendun
gen dagegen nicht ohne Weiteres he
ranzuziehen. Insbesondere ist der Ar
beitgeber grundsätzlich befugt, für jede
einzelne Aufwendung eine Berechnung
und einen Nachweis zu verlangen. In
der Praxis freilich erstatten Arbeitgeber
schon zur Vermeidung eines übermä
ßigen Verwaltungsaufwands und zahl
reicher Klageverfahren Reisekosten an
hand der steuerrechtlichen Regelungen.
Hierdurch entsteht dann regelmäßig
eine betriebliche Übung, auf deren Bei
behaltung der Arbeitnehmer grundsätz
lich einen Anspruch hat.
Neu: Erste Tätigkeitsstätte festlegen
Angesichts der Anlehnung von Reise
kostenerstattungen an steuerfreie Er
stattungsbeträge lohnt ein Blick auf die
ab 1. Januar 2014 geltenden steuerli
chen Reisekostenregelungen. Danach
kann der Arbeitgeber, der über mehrere
Standorte verfügt, mit der Festlegung
der „ersten Tätigkeitsstätte“ im Sinne
von § 9 Abs. 4 EStG neue Fassung un
mittelbaren Einfluß darauf nehmen, ob
ein Beschäftigungsort per Dienstreise
„angefahren“ wird oder ob es sich um
einen (steuerpflichtigen) Weg zur Ar
beit handelt. Zudem werden die steuer
frei erstattungsfähigen Aufwendungen
für Dienstreisen abgeändert. Auch die
sonstigen steuerlichen Änderungen im
Reisekostenrecht können mit der Mög
lichkeit des Arbeitgebers, den Begriff
der Dienstreise durch arbeitsrechtliche
Vereinbarung oder die Ausübung des
entsprechenden Weisungsrechts opti
mal genutzt werden. So liegen die steu
erfreien Verpflegungspauschalen bei
eintägigen Auswärtstätigkeiten (mehr
als acht Stunden) nun bei zwölf Euro
und bei mehrtägigen Auswärtstätig
keiten für den An- und Abreisetag bei
jeweils zwölf Euro und für die vollen
Zwischentage bei jeweils 24 Euro (§ 9
Abs. 4a EStG neue Fassung). Überdies
werden ab 1. Januar 2014 tatsächliche
Aufwendungen für Mahlzeiten mit dem
Sachbezugswert bis zu einem Preis von
60 Euro als Arbeitslohn angesetzt (§ 8
Abs 2 Satz 8 EStG neue Fassung). Dieser
Ansatz (und damit eine Besteuerung)
entfällt nur, wenn für den Arbeitnehmer
ein entsprechender Abzug aufgrund ei
ner Verpflegungspauschale in Betracht
käme. Schließlich sind (tatsächlich ent
standene) Unterkunftskosten künftig
nur für längstens 48 Monate und bis
maximal 1.000 Euro im Monat erstat
tungsfähig (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG
neue Fassung).
Betriebliche Regelungen checken
In der betrieblichen Praxis gibt es häu
fig allgemeingültige Regelungen über
die Durchführung von Dienstreisen
und die Erstattung von Dienstreisekos
ten. Derartige Reisekostenordnungen
oder -richtlinien regeln die zulässigen
Ausgaben der Dienstreisenden und ge
währleisten eine reibungslose Abwick
lung der Kostenerstattung. Die Rege
lungen sind insbesondere dann, wenn
sie auf die steuerrechtlichen Erstat
tungspauschalen Bezug nehmen, an
die ab 1. Januar 2014 geänderte Rechts
lage unbedingt anzupassen. Existiert
eine allgemeingültige Regelung nicht,
ist zu beachten, dass „gelebte“ Reise
kostenerstattungen zu einem Anspruch
aus betrieblicher Übung geführt haben
können, der allein durch eine einver
nehmliche Abänderung der Arbeitsver
träge oder durch den Ausspruch von
(kaum sozial gerechtfertigten) Ände
rungskündigungen, nicht aber durch
eine geänderte Handhabung beseitigt
werden kann.
Soweit keine nach § 77 Abs. 3 Satz
1 BetrVG vorrangige tarifliche Rege
lung üblicherweise besteht, bleibt die
Auswahl des Regelungsinstruments
(Einheitsregelung, Gesamtzusage, Be
triebsvereinbarung) grundsätzlich dem
Arbeitgeber überlassen. Insbesondere
steht dem Betriebsrat in Bezug auf eine
Dienstreiseregelung kein erzwingbares
Checkliste
In sechs Schritten zur Betriebs-
vereinbarung „Reisekosten“ (HI2522963)
Die Arbeitshilfe finden Sie im Haufe
Personal Office (HPO). Internetzugriff:
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