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Recht
_dienstreisen
personalmagazin 11 / 13
rainer hartmann
ist
Oberamtsrat, Fachautor und
Referent bei der Haufe-
Akademie.
andreas sprenger
ist
Steuerberater und Spezialist
für Entgeltabrechnung.
Wird der Arbeitnehmer auf der Dienstreise vom Arbeitgeber verpflegt, ist
diesem geldwerten Vorteil durch Kürzung der Spesensätze Rechnung zu
tragen. Diese erfolgt in Höhe von 20 Prozent der vollen Tagespauschale
(Frühstück) oder 40 Prozent (Mittag- oder Abendessen). Für die Arbeitge-
berbewirtung im Inland ergibt sich somit ein Kürzungsbetrag von 4,80 Euro oder 9,60
Euro, je nachdem, ob ein Frühstück, ein Mittag- oder ein Abendessen spendiert wird.
Berechtigte Zweifel bestehen, ob die vom Gesetzgeber verfolgte Vereinfachung und
Arbeitsentlastung aufseiten des Arbeitgebers erreicht werden können, da die Spesen-
kürzung mit weiteren komplizierten Arbeitgeberpflichten verbunden sind, etwa einer
neuen Bescheinigungspflicht des Großbuchstabens „M“ bei der Lohnabrechnung.
Ab 2014 berechnen sich die Auslandsreisekosten für Verpflegung mit dem
vollen Auslandstagegeld für Tage mit 24-stündiger Abwesenheit und mit
zwei Dritteln des Auslandstagegeldes bei einer Abwesenheit von mehr
als acht Stunden. Wie bei Inlandsreisen gilt die Auslandspauschale für
achtstündige Abwesenheit auch für An- und Abreistage von Auslandsreisen. Ab 1. Januar
2014 entfällt auch hier die zeitliche Prüfung, wie lange der Arbeitnehmer an ausländi-
schen An- und Abreisetagen unterwegs ist. Die bislang für Flug- oder Schiffsreisen ins
Ausland festgelegten Sonderregelungen bleiben unverändert. Wegen der Umstellung
zur zweistufigen Staffelung sowie der Sonderstellung von An- und Abreisetagen bei
mehrtägigen Reisen sind ab 2014 auch neue Auslandsreisekostensätze zu erwarten.
Geht die Reise ins Ausland, sind wie bisher die vom BMF festgesetzten Auslandstage-
gelder maßgebend. Die neuen Regeln zu Ab- und Anreisetagen gelten aber auch hier.
Auch im Ausland gilt die Zweistufigkeit
Praxisbeispiel
Spesencheck
wendung kommt, wenn der Arbeitneh-
mer an seiner jeweiligen Tätigkeitsstätte
mindestens an drei Tagen wöchentlich
tätig werden soll. Umgekehrt heißt das:
Die Dreimonatsfrist gilt dann nicht,
„wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte
nur an zwei Tagen wöchentlich aufge-
sucht werden soll oder aufgesucht wird.“
In diesen Fällen liegen praktisch immer
neue Dienstreisen vor.
Beispiel: Ein Systembetreuer beginnt
ab 2. Januar 2014 mit der Umstellung der
Software für die Produktionssteuerung
bei einem Kunden. Vereinbart ist eine
Projektdauer von einem Jahr. Der Mit-
arbeiter ist pro Woche zwei bis zweiein-
halb Tage direkt beim Kunden tätig. Die
restliche Zeit ist er im Büro seines Ar-
beitgebers tätig, um dort entsprechend
den Vorgaben des Kunden die Software
zu programmieren.
Ergebnis: Der Einsatz beim Kunden
führt zu keiner ersten Tätigkeitsstätte,
weil die Tätigkeit von vornherein auf
weniger als 48 Monate angelegt war.
Die Dreimonatsfrist greift nicht, weil die
wöchentliche Einsatzzeit beim Kunden
nicht über drei Tage hinausgeht. Das
bedeutet, dass der Systembetreuer wäh-
rend des gesamten Kundeneinsatzes Ta-
gesspesen (Verpflegungsmehraufwand)
steuerfrei erhalten kann.
Die Regelmäßigkeit, nicht die Durch-
schnittsbetrachtung ist entscheidend
In der Praxis sind derart gleichmäßige
Einsätze eher selten. Häufig schwankt
die wöchentliche Einsatzzeit beim Kun-
den. Laut aktueller Auffassung des
BMF kommt es in diesen Fällen auf die
durchschnittliche Anwesenheitszeiten
innerhalb der Woche an. Beträgt die Ein-
satzzeit an einzelnen Wochen nur zwei
Tage, kommt die Dreimonatsfrist nicht
zum Ansatz.
Beispiel: Ein Mitarbeiter betreut ab 5.
Mai 2014 für zwei Jahre ein Projekt beim
Kunden. In der Anfangsphase für circa
vier Monate bis August 2014 wird er an
mindestens drei Tagen pro Woche beim
Kunden tätig sein. Danach reduziert sich
die Einsatzzeit beim Kunden auf ein bis
zwei Tage pro Woche, wobei es immer
wieder Wochen geben kann, in denen
der Mitarbeiter drei oder vier Tage beim
Kunden tätig ist.
Nach Auffassung des BMF gilt die
Dreimonatsfrist nur so lange, wie der Ar-
beitnehmer Woche für Woche drei Tage
und mehr beim Kunden tätig ist. Das ist
im Beispiel der Zeitraum von Mai 2014
bis August 2014. Für diesen Zeitraum
muss die Dreimonatsfrist beachtet wer-
den. Diese Dreimonatsfrist endet am 5.
August 2014. Ab dem 6. August 2014
können keine steuerfreien Tagesspesen
gezahlt werden. Sobald die Einsatzzeit
beim Kunden auf drei Tage und weniger
zurückgeht, gilt keine Dreimonatsfrist
mehr; für die Einsatztage kann der Ar-
beitnehmer dann steuerfrei Tagesspesen
erhalten.
Wer auf Firmenkosten isst, den bestraft die Spesenrechnung. Es ensteht ein geldwer-
ter Vorteil, um den die pauschalen Spesensätze zu kürzen sind.
Beim Essen muss gerechnet werden
Praxisbeispiel
Spesencheck