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Recht
_dienstreisen
personalmagazin 11 / 13
Das neue Spesenrecht ab 2014
Gesetzesänderung.
Das neue Reisekostenrecht kommt und bringt auch bei den
pauschalen Verpflegungsmehraufwendungen wichtige Neuerungen.
A
ußer Spesen nichts gewesen“,
mit diesem flapsigen Spruch
wird ein Begriff gekennzeich-
net, der zwar in der amtlichen
Sprache des neuen Reisekostenrechts
nicht wörtlich vorkommt, der aber
nach wie vor unter der Bezeichnung
„steuerfreie pauschale Verpflegungs-
mehraufwendungen“ seine offizielle
Entsprechung findet. Die „Spesenabrech-
nung“ ist mit dieser pauschalen Abwick-
lungsmöglichkeit damit gewissermaßen
das Massenverfahren für den Reise-
kostenabrechner. Für dieses ist kenn-
zeichnend, dass anstelle der konkreten
Vorlage und Abrechnung von Belegen
pauschale Spesensätze zum Zuge kom-
men. Wenn das neue Reisekostenrecht
zum 1. Januar 2014 in Kraft tritt, sollten
nicht nur die für die Reisekostenabrech-
nungen zuständigen Sachbearbeiter,
sondern auch die betroffenen Arbeitneh-
mer über die wichtigsten Änderungen
Kenntnis haben.
Jeden Tag wieder daheim –
die eintägigen Dienstreisen
Auf den ersten Blick klingt es wie ein
großzügiges Geschenk, denn im neuen
Reisekostengesetz wird für eintägige
Dienstreisen der bisherige Spesensatz
von sechs Euro für eine Abwesenheit
von acht Stunden auf zwölf Euro verdop-
pelt. Insbesondere Kundendienstmon-
teure, Handelsvertreter, Bau- und Mon-
tagearbeiter sowie Krankenpfleger im
häuslichen Pflegedienst profitieren von
der Anhebung der eintägigen Verpfle-
gungspauschale auf zwölf Euro. Diesen
Spesensatz kann ein Mitarbeiter nach
bisherigem Recht nur dann in Anspruch
nehmen, wenn er eine Abwesenheits-
dauer von 14 Stunden vorweisen kann.
Nach neuem Recht spielt die 14-Stun-
den-Grenze keinerlei Rolle mehr, der
doppelte Spesensatz gilt schon auf der
ersten Spesenstufe.
Allerdings gibt es ein kleines, aber
wichtiges Detail, das dazu führen kann,
dass Mitarbeiter, die freudig auf eine Ver-
doppelung ihrer Spesen setzen, im Ein-
zelfall nichts mehr, auch nicht mehr die
bisherigen sechs Euro bekommen, weil im
Gegensatz zum bisherigen Recht mögli-
cherweise gar keine Spesen mehr anfal-
len. Während bisher eine Abwesenheit
von genau acht Stunden bereits ausrei-
chte (§ 4 Abs. 5 Nr. 5c EStG), um die bis-
herige erste Spesenstufe von sechs Euro
zu erreichen, muss ab 2014 bei eintägigen
Dienstreisen eine Abwesenheit von mehr
als acht Stunden erreicht werden. Wer al-
so seine Abwesenheitszeiten bisher genau
auf acht Stunden „austariert“ hat und von
seiner Wohnung und der regelmäßigen
Arbeitsstätte punktgenau acht Stunden
entfernt tätig ist, hat ab 1. Januar 2014
gar keinen Anspruch auf steuerfreien Ver-
pflegungsmehraufwand mehr.
Wie bisher wird auf die Abwesenheit
von der Wohnung und der ersten Tätig-
keitsstätte (bisher regelmäßige Arbeits-
stätte) abgestellt.
Beispiel: Ein Mitarbeiter verlässt mor-
gens um 8 Uhr seine Wohnung, um di-
rekt zu einem Kunden zu fahren. Er hat
dort bis 16 Uhr zu tun. Er fährt zurück
ins Büro (erste Tätigkeitsstätte), wo er
um 16.30 Uhr ankommt, checkt seine
Mails, verlässt sein Büro um 17.30 Uhr
und ist um 18 Uhr zu Hause.
Die Abwesenheitsdauer beträgt 8,5
Stunden, sie wird berechnet ab Verlas-
sen der Wohnung (8 Uhr) bis zur Rück-
kehr an die erste Tätigkeitsstätte (16.30
Uhr). Die Abwesenheit beträgt mehr als
acht Stunden. Steuerlich können zwölf
Euro steuerfreie Verpflegungsmehrauf-
wendungen erstattet werden.
Der neue Arbeitsstättenbegriff wird
auch beim Spesenrecht relevant
Für die Frage, wann überhaupt von ei-
ner täglichen Abwesenheit im Sinne
des Reisekostenrechts auszugehen ist,
ist der vom Gesetzgeber neu definierte
Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ von
Von
Andreas Sprenger, Rainer Hartmann
und
Thomas Muschiol
(Red.)
Serie Reisekostenreform
•
Ausgabe 10/2013: Kurz verreist – lang verwaltet
•
Ausgabe 11/2013: Das neue Spesenrecht ab 2014 – Die Abrechnung mit
steuerfreien Verpflegungspauschalen
•
Ausgabe 12/2013: Die arbeitsrechtliche Verankerung der neuen Reisekosten ab 2014