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Titel
_Projektmanagement
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personalmagazin 11 / 13
Prävention. Vorsorgemaßnahmen sollen
den Risiken entgegenwirken. Ähnlich
der Projektabbruch: Aus den Szenari
en werden Kriterien abgeleitet, die auf
einen Abbruch hindeuten. Welches Sze
nario muss eintreten, dass als sinnvoller
Ausweg nur noch der Abbruch bleibt?
Aus diesen Szenarien leitet der Pro
jektmanager Maßnahmen ab. Welche
Führungskräfte des Auftraggebers
muss er noch ins Boot holen, damit eine
Machtverschiebung möglichst geringe
Auswirkungen hat? Kann er beim Kun
den vielleicht einen Lenkungsausschuss
bilden, also ein Gremium, bei dem sich
die Macht verteilt und das Projekt nicht
vom Gutdünken einer Einzelperson ab
hängt? Oder: Wie kann er einen wich
tigen Förderer in das Projekt einbinden,
damit sich sein Interesse erhält? Wird er
besser durch Berichte mit Kennzahlen
und Fakten informiert – oder etwa durch
persönliche Gespräche, grafisch aufbe
reitete Präsentationen und Modelle zum
In-die-Hand-Nehmen? Oder: Wie muss
er die Schnittstellen zu Partnern etwa
in Übersee gestalten? Ergänzen regel
mäßige Videokonferenzen den üblichen
E-Mail-Verkehr? Sind Sprachschulungen
erforderlich? Wie kann der gemeinsame
Workshop zu Beginn des Projekts ge
staltet sein, an dem sich alle Beteiligten
kennenlernen?
Modell mit wichtigen Rollen bilden
Mit solchen Maßnahmen „modelliert“
der Projektmanager sein Projekt, wie
Fachleute sagen. Wichtig bei dieser Mo
dellierung: Die Rollen der Beteiligten
müssen klar definiert sein. Deshalb er
arbeiten Projektprofis auf Basis dieser
Szenarien sorgfältig die Projektorga
nisation und ermitteln, welche Rollen
mit welchen Zuständigkeiten und Kom
petenzen definiert werden müssen. Bei
der Besetzung achten sie nicht nur auf
das Fachwissen der Mitarbeiter, son
dern auch auf ihre Kompetenzen wie
Kommunikationsfähigkeit,
Verhand
lungsgeschick, Teamfähigkeit sowie auf
persönlichen Biss.
Relevante Abbruchkriterien mithilfe
der Szenarien vorab festlegen
Projektmanager können sich nicht ge
gen alle Risiken wappnen. Manche Ent
wicklungen lassen sich weder durch
Prävention noch durch Notfallmaßnah
men und Feuerwehraktionen in den
Griff bekommen. Ein Beispiel: Bei einem
IT-Projekt in einem großen deutschen
Geldinstitut war der Projektleiter an
gewiesen, das Vorhaben mit einem be
stimmten Vorgehensmodell durchzufüh
ren. Nach drei Monaten Planung stand
fest: Das Vorgehensmodell war für das
Projekt nicht geeignet. Der Projektma-
nager empfahl seinem Auftraggeber den
Abbruch des Vorhabens. Er hatte das
Szenario durchgespielt und festgelegt,
dass er nach drei Monaten ergebnislo
ser Arbeit das Signal für ein schnelles
Ende geben musste. Je konkreter solche
Abbruchkriterien formuliert sind, des
to besser lässt sich der Zeitpunkt für
den Absprung bestimmen. Versäumte
Termine wie Meilensteine, überzogene
Budgetzahlen oder nicht erreichte Zwi
schenziele können als solche Kriterien
dienen.
Das Risikomanagement fortschreiben
Während des Projekts hält der Projekt
manager seine Was-wäre-wenn-Szena
rien ständig im Blick. Denn die Umge
bung verändert sich. Plötzlich können
neue, einflussreiche Interessengruppen
auftauchen. Projektpartner können
wechseln, der Markt verändert sich oder
im eigenen Unternehmen werden ande
re Projekte als wichtiger eingeschätzt
und bevorzugt. Der Projektmanager
beobachtet diese Veränderungen, passt
seine Szenarien an und trifft Gegen
maßnahmen – ein ständig fortlaufen
Die Anforderungen an Projektmanager steigen. Allein die Kenntnis der gängigen
Methoden reicht für Projektleiter nicht mehr aus. Neben Softskills wie Kommunika
tionsfähigkeit oder Führungsgeschick brauchen sie auch Fachwissen und Erfahrung.
Die Personalabteilung kann Projektmanager darin unterstützen.
Fachwissen: Erfahrungen aus anderen Projekten sind Gold wert. Unternehmen richten
deshalb „Communities“ für Projektmanager ein, also Plattformen für den Wissenstrans-
fer. Entscheidend ist, dass diese Initiativen gepflegt und moderiert werden. Anderenfalls
schlafen diese Programme wieder ein.
Erfahrung: In Mentorenprogrammen können erfahrene Projektmanager ihren jüngeren
Kollegen helfen, beispielsweise Risiken zu entdecken, einzuschätzen und sich zu wapp-
nen. Hilfreich ist auch die klassische Supervision von Projektmanagern.
Motivation: Unternehmen, die ihren Projektmanagern Karrierechancen anbieten, sind
klar im Vorteil. Dafür empfehlen sich eigene Laufbahnen für Projektmanager als dritte
Säule neben den klassischen Laufbahnen als Führungs- und Fachkraft.
Intuition: Auf ihren sprichwörtlichen siebten Sinn wollen erfolgreiche Projektmanager
nicht verzichten. Fachleute ermutigen sie sogar, noch mehr auf ihren Bauch zu hören.
Trainings zur Persönlichkeitsentwicklung können das Gespür für Intuition schärfen und
helfen, auch einer Einschätzung aus dem Bauch heraus bei Verhandlungen Geltung zu
verschaffen.
Die wichtigsten Kompetenzen schulen
Praxisbeispiel
Tipps für hr