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personalmagazin 01 / 12
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ORGANISATION
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ADMIN-PROFIS
Außerdem ist zu bedenken, dass Ad-
min-Experten die Grundlage dafür schaf-
fen, dass andere HR-Bereiche überhaupt
erst mit ihrer Arbeit anfangen können.
Alle anderen Teilbereiche im Personal-
sektor sind auf die Daten aus dem HR-
Informationssystem (meist gleichzeitig
das Abrechnungsprogramm) angewie-
sen und benötigen entsprechende Aus-
wertungen. Ohne diese könnte keine
Personalkostenplanung erstellt werden.
Schnittstellen in die Organisation
Aber auch zu anderen Unternehmens-
bereichen bestehen Schnittstellen. Dies
betrifft etwa die Buchhaltung, welche die
Kosten aus dem monatlichen Buchungs-
beleg zum Gehaltsabrechnungslauf rich-
tig verbuchen muss oder Berechnungen
für Rückstellungen (Resturlaub, Berufs-
genossenschaft, Schwerbehinderten-
ausgleichsabgabe) und Abgrenzungen
(Gleitzeitkonten) erhält. Auch das Con-
trolling, das den Soll-Ist-Abgleich der
Personalkosten vornimmt, ist auf die
Arbeit der Admin-Experten angewiesen.
Die wertschöpfenden Effekte bestehen
dabei darin, dass Auswertungen klarer
strukturiert sind, Prozesse und Abläufe
vereinfacht werden und sich die Kom-
munikation verbessert. Das steigert Ef-
fizienz und Effektivität und erhöht die
Zufriedenheit bei den Kollegen.
Zuletzt sollten Admin-Experten auch
beraten. Unterbleibt dies, zeigen sich
die negativen Konsequenzen schnell bei
HR-Projekten. Hat sich ein Fachkollege
etwa ein neues Konzept ausgedacht und
dieses ohne Kenntnisse des HR-Infor-
mationssystems und der Prozesse ein-
geführt, funktioniert das Ganze oft nicht.
Noch Jahre nach der Einführung müssen
dann mit viel manuellem Aufwand der
Betrieb gesichert oder Korrekturen vor-
genommen werden. Dies wird an teils
kuriosen Arbeitszeitmodellen deutlich
oder manchmal auch bei der Abwicklung
von Zeitwertkonten. Auch Restrukturie-
rungen und Reorganisationen scheitern
oft daran, dass die Daten im Systemnicht
konsistent sind.
Hartes Ringen um Effizienz
Die Erfahrung aus der Praxis von Per-
sonalabteilungen zeigt, dass gerade im
Admin-Bereich hart um die Steigerung
der Effizienz und Verbesserung der Ser-
vicequalität gerungen wird. Ein nieder-
sächsisches Chemieunternehmen zum
Beispiel arbeitete kürzlich an einem sol-
chenProjekt. Dabeimuss sich der Admin-
Experte auch als Prozessoptimierer und
Change Agent bewähren. Im Beispielfall
wurden folgende Maßnahmen ergriffen
und dadurch Wert geschaffen:
Komplexere Abläufe wurden ein-
●
facher gestaltet: Dies gilt insbesondere
in Bezug auf die Abteilungen, die von
Datenlieferungen abhängig sind.
SERIE: HR-ROLLENPROFILE
Die Kommunikation wurde intensi-
●
viert: Die persönliche Präsenz sowohl
bei Kunden als auch bei den Abteilungen
wurde gesteigert – also weniger Telefon
und E-Mail und stattdessen mehr Kon-
takt Angesicht zu Angesicht.
Der Service wurde beschleunigt:
●
Durch die verbesserte Kommunikation
wurde es möglich, die Anforderungen
der anderen Abteilungen rascher und
zutreffender zu verstehen und somit
auch eilige Anfragen („Und das brau-
chen wir bis morgen!“) noch rechtzeitig
zu bedienen.
Die Nutzung des IT-Systems wurde
●
optimiert: Oft werden trotz eines beste-
henden IT-Systems immer noch manuell
Listen geführt und gepflegt. Das IT-Sy-
stem wird nun umfassender eingesetzt
und die gebotenen Möglichkeiten in grö-
ßerem Umfang genutzt.
Die Qualität der Datenlieferung wur-
●
de verbessert: Ein wichtiger Grundsatz
dabei war, dass es immer nur eine ein-
deutige Quelle für Daten und Informati-
onen geben darf und alle weiteren durch
Datentransfer gefüllt werden.
Auswertungen und Reporte wurden
●
überarbeitet: Anhand der neu durchge-
sehenen Anforderungen der Kunden, die
sich ja von Zeit zu Zeit ändern, können
Daten nun noch komprimierter bereitge-
stellt werden.
Admin-Experten tragen also erheblich
zur Wertschöpfung des Unternehmens
bei und liefern wichtige Grundlagen für
die Arbeit der anderen Personal- und
Unternehmensbereiche. Die Anforde-
rungen sind hoch, die Aufgabe ist viel-
seitiger, als viele annehmen. Dabei wird
demAdmin-Experten oft Zuverlässigkeit
bescheinigt. Sie oder er ist für den Mit-
arbeiter da und löst Probleme. Dies ist
nicht immer spektakulär, aber immer
solide. Genau das wird von vielen Mit-
arbeitern sehr geschätzt. Kein Wunder,
dass Dave Ulrich auf diese Rolle nicht
verzichten wollte.
SERIE
●
Ausgabe 11/2011:
Change Agents bei Daiichi Sankyo
●
Ausgabe 12/2011:
Employee Champions bei
Voss Automotive
●
Ausgabe 1/2012:
Admin-Experten bei KPI
●
Ausgabe 2/2012:
Strategic-Partner bei Sky
Deutschland
Robert Knemeyer
ist der Inhaber von KPI –
Knemeyer Projekt- und Interimsmanagement HR
Admin-Experten schaffen die Grundlage dafür,
dass andere Bereiche überhaupt anfangen können
zu arbeiten – innerhalb und außerhalb von HR.